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Making a sale

Hacer una venta

A sale has four moments: load the products, identify the customer if needed, take the payment, and confirm so the invoice is issued. This chapter covers loading the products; the next ones cover the rest.

Una venta tiene cuatro momentos: cargar los productos, identificar al cliente si hace falta, cobrar, y confirmar para que salga la factura. Este capítulo cubre la carga de productos; los siguientes, el resto.

👤 Who: Cashier📍 Where: Mostrador → Caja → Nueva venta

👤 Quién: Cajero📍 Dónde: Mostrador → Caja → Nueva venta

Start the sale

Empezar la venta

With the till open, go to Caja and press Nueva venta. The sale screen opens with the cursor already in the product search. On the left you load products and see the totals; on the right you have the customer, the payments and the button that issues the invoice.

Con la caja abierta, entrá a Caja y tocá Nueva venta. Se abre la pantalla de venta con el cursor ya puesto en el buscador de productos. A la izquierda cargás productos y ves los totales; a la derecha tenés el cliente, los pagos y el botón que emite la factura.

Add products

Agregar productos

There are three ways to add a product. With the reader or by typing, the product is added with the number in Cantidad, next to the search; after each product that number goes back to 1. The camera has its own quantity counter in its panel, which also returns to 1 after every scan.

Hay tres maneras de agregar un producto. Con el lector o escribiendo, el producto entra con el número que haya en Cantidad, al lado del buscador; después de cada producto ese número vuelve a 1. La cámara tiene su propio contador de cantidad en el panel, que también vuelve a 1 después de cada escaneo.

Way	How
Barcode reader	With the cursor in Producto, scan the code. The product is added at once.
Typing	Type at least two characters of the code, name or barcode in Producto. Up to five matches appear: move with ↑ ↓ and press Enter, or click the one you want. A match marked Sin stock has no units left in your branch.
Camera	Press Escanear con cámara (F1) and point the camera at the barcode. The panel stays open so you can scan several products in a row; set the quantity with − and + before each scan.

Manera	Cómo
Lector de códigos	Con el cursor en Producto, escaneá el código. El producto se agrega en el momento.
Escribiendo	Escribí al menos dos caracteres del código, del nombre o del código de barras en Producto. Aparecen hasta cinco coincidencias: movete con ↑ ↓ y tocá Enter, o hacé clic en la que querés. Una coincidencia marcada Sin stock no tiene unidades en tu sucursal.
Cámara	Tocá Escanear con cámara (F1) y apuntá la cámara al código de barras. El panel queda abierto para escanear varios productos seguidos; poné la cantidad con − y + antes de cada escaneo.

💡

Press F2 to jump back to the product search. Shortcuts do not work while a window is open, including the camera panel: close it first.Tocá F2 para volver al buscador de productos. Los atajos no funcionan mientras haya una ventana abierta, incluido el panel de la cámara: cerrala antes.

Change quantities and remove products

Cambiar cantidades y quitar productos

More or fewer units: use − and + on the line. Adding the same product again also raises the quantity of its line.
Remove a product: press the × at the end of the line and confirm with Quitar. Taking the quantity down to zero with − asks the same question.
With the keyboard: when the cursor is not in a text field, ↑ ↓ choose a line and Backspace (⌫, not Delete) asks to remove it.

Más o menos unidades: usá − y + en la línea. Agregar otra vez el mismo producto también sube la cantidad de su línea.
Quitar un producto: tocá la × al final de la línea y confirmá con Quitar. Bajar la cantidad a cero con − hace la misma pregunta.
Con el teclado: cuando el cursor no está en un campo de texto, ↑ ↓ eligen una línea y Retroceso (⌫, no Supr) pregunta si la quitás.

Each line shows the product and its code, the VAT rate, the quantity, the unit price and the line total. Under the cart you see Subtotal s/IVA, IVA, Descuento, Otros tributos (IIBB…) and the Total.

Cada línea muestra el producto y su código, la alícuota de IVA, la cantidad, el precio unitario y el total de la línea. Debajo del carrito ves Subtotal s/IVA, IVA, Descuento, Otros tributos (IIBB…) y el Total.

You can still change products, quantities, the discount and other taxes after the sale is fully paid, as long as the invoice has not been issued. If the total goes up, Restante shows what is missing and you charge it. If it goes down and the difference was paid in cash, it becomes change. If it goes down below what was charged by card, transfer, Mercado Pago or customer account, the system refuses the change: remove that payment first.

Podés seguir cambiando productos, cantidades, el descuento y los otros tributos aunque la venta ya esté toda cobrada, mientras no se haya emitido la factura. Si el total sube, el Restante muestra lo que falta y lo cobrás. Si baja y la diferencia se había pagado en efectivo, pasa a ser vuelto. Si baja por debajo de lo cobrado con tarjeta, transferencia, Mercado Pago o cuenta corriente, el sistema no acepta el cambio: quitá antes ese pago.

Products without stock

Productos sin stock

When you add a product or raise its quantity, the system compares the cart with the units your branch has. What happens when there are not enough depends on how your company has set up negative stock:

Cuando agregás un producto o le subís la cantidad, el sistema compara el carrito con las unidades que tiene tu sucursal. Qué pasa cuando no alcanzan depende de cómo tenga configurado tu empresa el stock negativo:

Your company…	What you see
Allows selling without stock	The product is added. A notice under the search says Se agregó … sin stock suficiente en la sucursal. and the line is marked Sin stock.
Does not allow it	The product is not added, or the quantity does not go up. A red notice under the search, or under the line, says how many units are left: for example No hay stock suficiente de …: quedan … en la sucursal. or …podés sumar … más.

Tu empresa…	Qué ves
Permite vender sin stock	El producto se agrega. Un aviso debajo del buscador dice Se agregó … sin stock suficiente en la sucursal. y la línea queda marcada Sin stock.
No lo permite	El producto no se agrega, o la cantidad no sube. Un aviso en rojo debajo del buscador, o debajo de la línea, dice cuántas unidades quedan: por ejemplo No hay stock suficiente de …: quedan … en la sucursal. o …podés sumar … más.

Stock can run out while you are loading the sale. If your company does not allow selling without stock, the system checks again when you register the first payment: if some product is short, nothing is charged and the payment box shows No se cobró nada with the products and the units left. Lower or remove those lines and charge again. Products that do not move stock, such as services, are not checked.

El stock se puede agotar mientras cargás la venta. Si tu empresa no permite vender sin stock, el sistema vuelve a revisar cuando registrás el primer pago: si falta algún producto, no se cobra nada y el recuadro de pagos muestra No se cobró nada con los productos y las unidades que quedan. Bajá o quitá esas líneas y volvé a cobrar. Los productos que no mueven stock, como los servicios, no se revisan.

Check stock in other branches

Consultar stock en otras sucursales

Press Consultar stock (F10), search for the product and select it. The list shows how many units each branch has, with yours first and marked (actual). This window only informs: it does not add anything to the sale.

Tocá Consultar stock (F10), buscá el producto y elegilo. La lista muestra cuántas unidades tiene cada sucursal, con la tuya primero y marcada (actual). Esta ventana solo informa: no agrega nada a la venta.

Apply a discount

Aplicar un descuento

Press Descuento in the payment box.
Choose the type: Porcentaje or Monto fijo, and type the value.
Choose the reason in Motivo. The window shows the estimated discount over the subtotal.
Press Aplicar descuento.

Tocá Descuento en el recuadro de pagos.
Elegí el tipo: Porcentaje o Monto fijo, y escribí el valor.
Elegí el motivo en Motivo. La ventana muestra el descuento estimado sobre el subtotal.
Tocá Aplicar descuento.

The discount applies to the whole sale, not to one product. Above the limit a cashier is allowed (more than 15 %, or a fixed amount above five thousand) the window shows Requiere autorización gerencial: a manager types their e-mail and password there and presses Autorizar, and then you apply the discount.

El descuento se aplica a toda la venta, no a un producto. Por encima del límite que puede dar un cajero (más del 15 %, o un monto fijo de más de cinco mil) la ventana avisa Requiere autorización gerencial: un encargado escribe ahí su e-mail y su contraseña y toca Autorizar, y recién entonces aplicás el descuento.

⚠️

Check the value before applying. The sale screen has no button to take a discount or a tax off once it is applied, and each time you press Aplicar descuento a new discount is added on top of the previous ones. If you applied a wrong one, cancel the sale and load it again.Revisá el valor antes de aplicar. La pantalla de venta no tiene un botón para sacar un descuento o un tributo una vez aplicado, y cada vez que tocás Aplicar descuento se suma un descuento nuevo a los anteriores. Si aplicaste uno mal, anulá la venta y cargala de nuevo.

Add other taxes

Agregar otros tributos

When a perception applies to the sale (gross income, municipal, VAT perception), press Otros trib., choose the Tipo de tributo and rewrite the Descripción that will be printed on the invoice: it always starts as Percepción IIBB CABA and does not change by itself when you pick another type. Fill Base imponible and Alícuota %: the amount is calculated for you and has to be the base multiplied by the rate. Then press Agregar tributo.

Cuando a la venta le corresponde una percepción (ingresos brutos, municipal, percepción de IVA), tocá Otros trib., elegí el Tipo de tributo y reescribí la Descripción que va a salir en la factura: siempre arranca como Percepción IIBB CABA y no cambia sola cuando elegís otro tipo. Completá Base imponible y Alícuota %: el monto se calcula solo y tiene que ser la base por la alícuota. Después tocá Agregar tributo.

ℹ️

Other taxes are added by a manager. The system accepts them only from a user with the manager role; with a cashier's user it answers No tiene permiso para esta operación, whatever the amount. Ask a manager to sign in and add them.Los otros tributos los agrega un encargado. El sistema los acepta solo de un usuario con rol de encargado; con el usuario de un cajero contesta No tiene permiso para esta operación, sea cual sea el monto. Pedile a un encargado que ingrese y los agregue.

Changes proposed by the assistant

Cambios que propone el asistente

When the assistant (Ctrl+K) proposes changing the cart, the cart shows them as a preview before anything changes: new rows marked se agrega, rows marked se quita, quantities as before → after, and a Total con cambios under the Total. The cart changes only when you press Aplicar in the assistant; Descartar leaves it as it was.

Cuando el asistente (Ctrl+K) propone cambiar el carrito, el carrito los muestra como vista previa antes de cambiar nada: filas nuevas marcadas se agrega, filas marcadas se quita, cantidades como antes → después, y un Total con cambios debajo del Total. El carrito cambia recién cuando tocás Aplicar en el asistente; Descartar lo deja como estaba.

Pause a sale

Pausar una venta

Pausar (F8) saves the sale as paused and takes you back to Caja. It works only before the sale is fully paid.

Pausar (F8) deja la venta guardada como pausada y te lleva a Caja. Funciona solo antes de que la venta esté toda cobrada.

⚠️

A paused sale cannot be reopened from the counter today. The notice mentions Ventas pausadas, but there is no screen to resume it. A paused sale waits four hours and is then cancelled by the system; if a payment had already been taken on it, that money appears in Gestión → Recuperación, under Reembolsos pendientes. If the customer comes back, load the sale again with Nueva venta.Hoy una venta pausada no se puede retomar desde el mostrador. El aviso nombra Ventas pausadas, pero no hay una pantalla para retomarla. Una venta pausada espera cuatro horas y después el sistema la anula; si ya tenía un pago cobrado, esa plata aparece en Gestión → Recuperación, en Reembolsos pendientes. Si el cliente vuelve, cargá la venta de nuevo con Nueva venta.

Volver leaves the screen and the sale stays open as it was, but Caja has no button to get back into it: Nueva venta starts a different sale. If you are not going to continue a sale, cancel it instead of leaving it.

Volver sale de la pantalla y la venta queda abierta como estaba, pero en Caja no hay un botón para volver a entrar: Nueva venta empieza otra venta distinta. Si no vas a seguir una venta, anulala en vez de dejarla.

Common issues

Problemas habituales

"Sin coincidencias para …": No product of your branch matches what you typed. Try the code or fewer letters of the name. A product that exists only in another branch also gives this message: look it up with Consultar stock (F10).
"No se puede quitar el producto: ya se cobró más que el nuevo total. Quitá el pago primero.": The new total would be below what was already charged by a method that gives no change (card, transfer, Mercado Pago, customer account). The same happens when lowering a quantity or applying a discount. Remove that payment with its ×, make the change and charge again.
"No hay stock de … en la sucursal." or "No hay stock suficiente de …": Your company does not allow selling without stock and the branch has no units, or not enough. Lower the quantity, or check other branches with Consultar stock (F10).
"✗ Sin stock suficiente (…). No se agregó." in the camera panel: The same, scanning with the camera: the product was not added.
"No se encontró un producto con el código …": The scanned barcode is not registered. Search the product by name, and tell your manager so the code gets loaded.
"Este producto no está disponible en …": The product is not sold in your branch. Use Consultar stock to see which branch has it.
"No se encontró precio para el producto.": The product has no price in the list your branch uses. A manager has to set it before it can be sold.
"La caja no está abierta. No se pueden registrar operaciones.": Your till was closed. Go to Caja and open it again.
"✗ Producto no encontrado (…)" in the camera panel: The code is not registered, or it did not read well. Scan again or search by name.
"No se puede pausar la venta en el estado actual.": The sale is already fully paid. Confirm it, or remove a payment first.
The camera does not start: Allow the browser to use the camera and press Reintentar. If the device has no camera support, use the reader or type the code.
The number keys type in the search box instead of choosing a payment: Single-key shortcuts work only when the cursor is outside a text field. Click on an empty part of the screen first.

«Sin coincidencias para …»: Ningún producto de tu sucursal coincide con lo que escribiste. Probá con el código o con menos letras del nombre. Un producto que está solo en otra sucursal también da este mensaje: buscalo con Consultar stock (F10).
«No se puede quitar el producto: ya se cobró más que el nuevo total. Quitá el pago primero.»: El nuevo total quedaría por debajo de lo ya cobrado con un medio que no da vuelto (tarjeta, transferencia, Mercado Pago, cuenta corriente). Pasa lo mismo al bajar una cantidad o aplicar un descuento. Quitá ese pago con su ×, hacé el cambio y volvé a cobrar.
«No hay stock de … en la sucursal.» o «No hay stock suficiente de …»: Tu empresa no permite vender sin stock y la sucursal no tiene unidades, o no alcanzan. Bajá la cantidad, o buscá en otras sucursales con Consultar stock (F10).
«✗ Sin stock suficiente (…). No se agregó.» en el panel de la cámara: Lo mismo, escaneando con la cámara: el producto no se agregó.
«No se encontró un producto con el código …»: El código de barras escaneado no está cargado. Buscá el producto por nombre y avisale a tu encargado para que carguen el código.
«Este producto no está disponible en …»: El producto no se vende en tu sucursal. Usá Consultar stock para ver qué sucursal lo tiene.
«No se encontró precio para el producto.»: El producto no tiene precio en la lista que usa tu sucursal. Un encargado tiene que cargarlo antes de poder venderlo.
«La caja no está abierta. No se pueden registrar operaciones.»: Tu caja se cerró. Entrá a Caja y abrila de nuevo.
«✗ Producto no encontrado (…)» en el panel de la cámara: El código no está cargado, o se leyó mal. Escaneá de nuevo o buscá por nombre.
«No se puede pausar la venta en el estado actual.»: La venta ya está toda cobrada. Confirmala, o quitá antes un pago.
La cámara no arranca: Permitile al navegador usar la cámara y tocá Reintentar. Si el equipo no admite escaneo por cámara, usá el lector o escribí el código.
Los números se escriben en el buscador en vez de elegir un medio de pago: Los atajos de una sola tecla funcionan solo cuando el cursor está fuera de un campo de texto. Hacé clic antes en una parte vacía de la pantalla.