Opening the till
Abrir la caja
You cannot sell until you open your till. Opening it starts your shift: you record the cash that is in the drawer and the fiscal point of sale you will invoice with.
No se puede vender sin abrir la caja. Abrirla da comienzo a tu turno: dejás asentado el efectivo que hay en el cajón y el punto de venta fiscal con el que vas a facturar.
Open the till
Abrir la caja
Go to Caja. If you have no till open in this branch, the screen shows the Abrir caja form.
Entrá a Caja. Si no tenés una caja abierta en esta sucursal, la pantalla muestra el formulario Abrir caja.
- Count the cash in the drawer and type the total in Saldo inicial del cajón. Zero is accepted if the drawer starts empty.
- Leave Moneda in pesos. The system does not let you open a till in another currency, because invoices can only be issued in pesos.
- Choose the fiscal point of sale in Punto de venta fiscal. With a single point of sale in the branch it is already filled in. With several, one may come already selected (the branch's main one says (default)): check that it is yours and change it if not. The ones marked en uso belong to a till that is open right now and cannot be chosen. Only the points of sale that invoice with CAE are listed; the contingency one is not chosen here (see below).
- Choose the type of drawer in Caja física. Leave Mi propia caja unless several cashiers share one physical drawer (see below).
- Add a note in Notas if something is worth recording, for example who handed the drawer over to you. The note is saved with the till but is not printed on the Z report, and the closing note replaces it.
- Press Abrir caja. The screen changes to Caja abierta and you can start selling.
- Contá el efectivo del cajón y escribí el total en Saldo inicial del cajón. Se acepta cero si el cajón arranca vacío.
- Dejá Moneda en pesos. El sistema no deja abrir una caja en otra moneda, porque los comprobantes solo se pueden emitir en pesos.
- Elegí el punto de venta fiscal en Punto de venta fiscal. Si la sucursal tiene uno solo, ya viene cargado. Si tiene varios, puede venir uno ya elegido (el principal de la sucursal dice (default)): fijate que sea el tuyo y cambialo si no. Los que dicen en uso son de una caja que está abierta en este momento y no se pueden elegir. Solo aparecen los puntos de venta que facturan con CAE; el de contingencia no se elige acá (ver más abajo).
- Elegí el tipo de cajón en Caja física. Dejá Mi propia caja salvo que varios cajeros compartan un mismo cajón físico (ver más abajo).
- Agregá una nota en Notas si hay algo que valga la pena dejar asentado, por ejemplo quién te entregó el cajón. La nota queda guardada con la caja pero no sale en el reporte Z, y la nota del cierre la reemplaza.
- Tocá Abrir caja. La pantalla pasa a Caja abierta y ya podés vender.
The contingency point of sale
El punto de venta de contingencia
When you open the till, the system also ties it to the branch's contingency point of sale (CAEA), if the branch has one active and verified with ARCA in the environment the company is invoicing in. It is the one the till uses to keep invoicing if ARCA stops answering; see Contingency. You do not choose it: the open till shows which one it got, or why it has none.
Al abrir la caja, el sistema también le asigna el punto de venta de contingencia (CAEA) de la sucursal, si la sucursal tiene uno activo y verificado ante ARCA en el ambiente en el que factura la empresa. Es el que usa la caja para seguir facturando si ARCA deja de responder; mirá Contingencia. No lo elegís vos: la caja abierta muestra cuál le tocó, o por qué no tiene.
Sharing one physical drawer
Compartir un cajón físico
When several cashiers take turns on the same physical drawer, each one opens a till choosing Compartir cajón físico and types the same drawer code in the field that appears. It is a long code (the field says ID de caja física (UUID)): copy it exactly as your manager gave it to you. At the end of the day the manager adds up everyone's tills on that drawer from Gestión → Reportes → Conciliación de caja física.
Cuando varios cajeros se turnan sobre el mismo cajón físico, cada uno abre su caja eligiendo Compartir cajón físico y escribe el mismo código de cajón en el campo que aparece. Es un código largo (el campo dice ID de caja física (UUID)): copialo tal cual te lo pasó tu encargado. Al final del día el encargado suma las cajas de todos sobre ese cajón desde Gestión → Reportes → Conciliación de caja física.
If the company is in test mode
Si la empresa está en modo de prueba
When the company is invoicing in test mode (homologación), pressing Abrir caja first shows a warning: La empresa está facturando en homologación — Comprobantes de prueba, sin validez fiscal. Press Cancelar if you meant to sell for real and tell your manager. Press Abrir caja igual only if you are testing or training.
Cuando la empresa factura en modo de prueba (homologación), al tocar Abrir caja primero aparece un aviso: La empresa está facturando en homologación — Comprobantes de prueba, sin validez fiscal. Tocá Cancelar si tu intención era vender de verdad y avisale a tu encargado. Tocá Abrir caja igual solo si estás probando o capacitando.
The open till
La caja abierta
With the till open, Caja shows the shift summary: the opening balance, the date and time you opened, and whether the drawer is your own or shared. From here you start each sale with the Nueva venta button; the F2 shortcut shown next to it does not work on this screen. Actualizar reloads the till status.
Con la caja abierta, Caja muestra el resumen del turno: el saldo inicial, la fecha y hora de apertura, y si el cajón es propio o compartido. Desde acá empezás cada venta con el botón Nueva venta; el atajo F2 que figura al lado no funciona en esta pantalla. Actualizar vuelve a consultar el estado de la caja.
Below the summary you see the two points of sale of the till: Punto de venta, the number it invoices with CAE, and Contingencia (CAEA), the number it would use in contingency. When the till got no contingency point of sale, that box says Sin contingencia and, after Al abrir la caja:, the reason. Tills opened before this existed do not show these boxes.
Debajo del resumen ves los dos puntos de venta de la caja: Punto de venta, el número con el que factura con CAE, y Contingencia (CAEA), el número que usaría en contingencia. Cuando la caja no recibió punto de venta de contingencia, ese recuadro dice Sin contingencia y, después de Al abrir la caja:, el motivo. Las cajas abiertas antes de que esto existiera no muestran estos recuadros.
| Reason under Sin contingencia | What to do |
|---|---|
| La sucursal no tiene un punto de venta CAEA activo. | An administrator has to create the branch's contingency point of sale. |
| El punto de venta CAEA de la sucursal no está verificado ante ARCA. | An administrator has to verify it with ARCA. |
| ARCA no confirma el punto de venta CAEA de la sucursal. | ARCA does not recognise it as declared: an administrator has to review it. |
| Motivo bajo Sin contingencia | Qué hacer |
|---|---|
| La sucursal no tiene un punto de venta CAEA activo. | Un administrador tiene que crear el punto de venta de contingencia de la sucursal. |
| El punto de venta CAEA de la sucursal no está verificado ante ARCA. | Un administrador tiene que verificarlo ante ARCA. |
| ARCA no confirma el punto de venta CAEA de la sucursal. | ARCA no lo reconoce tal como está declarado: lo tiene que revisar un administrador. |
In every case you can sell normally while ARCA answers. Once it is fixed, close the till and open it again so it takes the contingency point of sale.
En todos los casos podés vender normalmente mientras ARCA responda. Una vez corregido, cerrá la caja y volvé a abrirla para que tome el punto de venta de contingencia.
If the till cannot start sales
Si la caja no puede empezar ventas
When ARCA stops answering and the till cannot invoice in contingency (it has no contingency point of sale, or there is no valid CAEA), the screen is covered by Esta caja no puede empezar ventas, with the reason. Nueva venta does not work while it is shown.
Cuando ARCA deja de responder y la caja no puede facturar en contingencia (no tiene punto de venta de contingencia, o no hay un CAEA vigente), la pantalla queda tapada por Esta caja no puede empezar ventas, con el motivo. Mientras se ve, Nueva venta no funciona.
- Volver a consultar asks again whether the till can sell. The block lifts by itself when ARCA answers again; if the outage goes on, tell support.
- Ir al cierre de caja takes you to close the till, which you can still do.
- Volver a consultar vuelve a preguntar si la caja puede vender. El bloqueo se levanta solo cuando ARCA vuelve a responder; si el corte sigue, avisá a soporte.
- Ir al cierre de caja te lleva a cerrar la caja, que sí podés hacer.
Common issues
Problemas habituales
- "No hay puntos de venta activos en esta sucursal."
- The branch has no active point of sale that invoices with CAE (a contingency one alone does not count). A manager has to add one in Gestión → Admin → Fiscal · ARCA.
- "El punto de venta … está en uso por …"
- Another till is open on that point of sale. That cashier has to close their till first; then press Reintentar.
- "Todos los puntos de venta de la sucursal están en uso."
- Every point of sale has an open till. One of them has to be closed before you can open yours.
- "Ese punto de venta lo tomó … mientras completabas el formulario. Elegí otro."
- Someone opened a till on that point of sale just before you. Choose another one from the refreshed list.
- "Ese punto de venta ya no está disponible para abrir la caja…"
- The point of sale was deactivated or changed while you were filling in the form. Choose another one from the refreshed list.
- "Ya tiene una caja abierta en esta sucursal."
- You already opened a till here. The screen shows it: keep working with it.
- "Ingrese un saldo inicial válido (ej. 1500,00)."
- The opening balance is empty, negative or not a number. Type the amount with a comma for the cents.
- "No se pudieron cargar los puntos de venta"
- Press Reintentar. It is a loading failure, not a missing setup.
- The Abrir caja button is greyed out
- Choose a point of sale that is not en uso.
- "No se pudo consultar el estado de la caja"
- The screen could not ask the system. Check the network. If you see Caja abierta, press Actualizar: what is on screen is from the last time it worked. If you see the Abrir caja form under the notice, do not assume you have no till open: reload the page before opening one.
- «No hay puntos de venta activos en esta sucursal.»
- La sucursal no tiene un punto de venta activo que facture con CAE (uno de contingencia solo no alcanza). Lo tiene que agregar un encargado en Gestión → Admin → Fiscal · ARCA.
- «El punto de venta … está en uso por …»
- Hay otra caja abierta con ese punto de venta. Ese cajero tiene que cerrar su caja primero; después tocá Reintentar.
- «Todos los puntos de venta de la sucursal están en uso.»
- Todos los puntos de venta tienen una caja abierta. Hay que cerrar una para poder abrir la tuya.
- «Ese punto de venta lo tomó … mientras completabas el formulario. Elegí otro.»
- Alguien abrió una caja con ese punto de venta justo antes que vos. Elegí otro de la lista, que ya se actualizó.
- «Ese punto de venta ya no está disponible para abrir la caja…»
- El punto de venta se desactivó o cambió mientras completabas el formulario. Elegí otro de la lista, que ya se actualizó.
- «Ya tiene una caja abierta en esta sucursal.»
- Ya abriste una caja acá. La pantalla te la muestra: seguí trabajando con esa.
- «Ingrese un saldo inicial válido (ej. 1500,00).»
- El saldo inicial está vacío, es negativo o no es un número. Escribí el importe con coma para los centavos.
- «No se pudieron cargar los puntos de venta»
- Tocá Reintentar. Es una falla de carga, no falta configurar nada.
- El botón Abrir caja está en gris
- Elegí un punto de venta que no esté en uso.
- «No se pudo consultar el estado de la caja»
- La pantalla no pudo consultarle al sistema. Revisá la red. Si ves Caja abierta, tocá Actualizar: lo que ves es de la última consulta que funcionó. Si debajo del aviso ves el formulario Abrir caja, no des por hecho que no tenés caja abierta: recargá la página antes de abrir una.