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Returns

Devoluciones

A return takes back products from a sale that was already invoiced. It issues a credit note for what comes back and records how the customer got their money.

Una devolución recibe productos de una venta que ya se facturó. Emite una nota de crédito por lo que vuelve y deja asentado cómo recuperó la plata el cliente.

👤 Who: Manager📍 Where: Gestión → Devoluciones
👤 Quién: Encargado📍 Dónde: Gestión → Devoluciones

The screen has four numbered steps on one page. Only sales with an issued invoice can be returned; a sale that was never invoiced is cancelled instead.

La pantalla tiene cuatro pasos numerados en una sola página. Solo se pueden devolver ventas con comprobante emitido; una venta que nunca se facturó se anula.

⚠️
Today a return can only be made while the till of the original sale is still open, and by the user who made that sale. The credit note is issued on that till, and cash you refund comes out of it and shows in its cash close. If that till is already closed, or someone else made the sale, Confirmar devolución · emitir NC fails with La caja no está abierta. No se pueden registrar operaciones or No es el cajero asignado a esta caja, and no credit note is issued. In that case contact support.Hoy una devolución solo se puede hacer mientras la caja de la venta original sigue abierta, y con el mismo usuario que hizo esa venta. La nota de crédito sale por esa caja, y el efectivo que reintegres sale de ella y figura en su cierre. Si esa caja ya se cerró, o la venta la hizo otra persona, Confirmar devolución · emitir NC falla con La caja no está abierta. No se pueden registrar operaciones o No es el cajero asignado a esta caja, y no se emite ninguna nota de crédito. En ese caso contactá a soporte.

Step 1 — Find the sale

Paso 1 — Buscar la venta

  1. Type the ticket number in N° de venta and press Buscar venta. The search covers the last 14 days of the branch you are working in.
  2. Pick the right one if several sales share that number: the screen lists them with a till code and their total; use the total to tell them apart.
  1. Escribí el número de ticket en N° de venta y tocá Buscar venta. La búsqueda abarca los últimos 14 días de la sucursal en la que estás trabajando.
  2. Elegí la correcta si varias ventas comparten ese número: la pantalla las lista con un código de caja y su total; guiate por el total para distinguirlas.

For an older sale, use the Por UUID tab with the full identifier of the sale. The history shows only its first eight characters: open the sale there, press Ver comprobante and copy the long code from the address bar of the browser, between /sale/ and /voucher.

Para una venta más vieja, usá la pestaña Por UUID con el identificador completo de la venta. El historial muestra solo los primeros ocho caracteres: abrí la venta ahí, tocá Ver comprobante y copiá el código largo de la barra de direcciones del navegador, entre /sale/ y /voucher.

Step 2 — Choose what comes back

Paso 2 — Elegir qué vuelve

  1. Tick each product the customer returns. The quantity to return is filled in with everything that can still be returned.
  2. Lower the quantity in Devolver for a partial return. You cannot return more than was sold, counting earlier returns: the line tells you Ya se devolvieron … when there were any.
  3. Tick Producto con envase abierto if any of the products comes back opened. Some products then need a manager to authorise the return; the authorisation is asked for in step 3.
  1. Marcá cada producto que devuelve el cliente. La cantidad a devolver viene cargada con todo lo que todavía se puede devolver.
  2. Bajá la cantidad en Devolver para una devolución parcial. No se puede devolver más de lo vendido, contando las devoluciones anteriores: la línea te avisa Ya se devolvieron … cuando las hubo.
  3. Marcá Producto con envase abierto si alguno de los productos vuelve abierto. Algunos productos piden entonces que un encargado autorice la devolución; la autorización se pide en el paso 3.

The totals below show the net amount and VAT of the credit note. If you see Total a reintegrar, that is the amount to refund. If you see Subtotal de los artículos instead (a partial return of a sale with a discount or other taxes), the exact amount appears in step 4, after the credit note is issued.

Los totales de abajo muestran el neto y el IVA de la nota de crédito. Si ves Total a reintegrar, ese es el importe a devolver. Si en cambio ves Subtotal de los artículos (devolución parcial de una venta con descuento u otros tributos), el importe exacto aparece en el paso 4, después de emitir la nota de crédito.

Step 3 — Issue the credit note

Paso 3 — Emitir la nota de crédito

  1. Choose the reason in Motivo: defective product, wrong product, customer changed their mind, warranty or other.
  2. Add notes if they should appear with the credit note.
  3. Press Confirmar devolución · emitir NC. There is no second confirmation: the credit note is sent to the tax authority at once.
  1. Elegí el motivo en Motivo: producto defectuoso, producto incorrecto, el cliente cambió de opinión, garantía u otro.
  2. Agregá notas si tienen que acompañar la nota de crédito.
  3. Tocá Confirmar devolución · emitir NC. No hay una segunda confirmación: la nota de crédito se manda al organismo fiscal en el momento.

If a product came back opened and its policy requires it, at this point two pop-ups ask for a manager's e-mail and password. The password is visible while it is typed. If you cancel them, no credit note is issued.

Si un producto volvió abierto y su política lo exige, en este momento dos ventanas piden el e-mail y la contraseña de un encargado. La contraseña se ve mientras se escribe. Si las cancelás, no se emite la nota de crédito.

When it is authorised you see Devolución completada with the number of the credit note, and step 4 appears.

Cuando queda autorizada ves Devolución completada con el número de la nota de crédito, y aparece el paso 4.

Step 4 — Record the refund

Paso 4 — Registrar el reintegro

  1. Choose how the customer is refunded in Medio de reintegro: cash from the till (the one already selected), reversal on the credit or debit card, transfer, QR / wallet, the customer's account, an exchange voucher, or Mercado Pago.
  2. Type the amount in Monto. For Mercado Pago, leaving it empty refunds the whole payment.
  3. Press Registrar reintegro. The refund is added to Reintegros registrados.
  4. Repeat if the refund is split, until Total reintegrado, at the foot of Reintegros registrados, equals the amount of the credit note shown beside it. The empty Monto box shows how much is still left.
  5. Fix a mistake with Quitar on the row of the refund, and register it again. A refund still shown as PENDING has Conf. (the money was confirmed) and ✗ (it failed, and then stops counting).
  1. Elegí cómo se le devuelve al cliente en Medio de reintegro: efectivo de la caja (es el que viene elegido), reverso en la tarjeta de crédito o débito, transferencia, QR / billetera, cuenta corriente del cliente, vale de cambio o Mercado Pago.
  2. Escribí el importe en Monto. Para Mercado Pago, dejarlo vacío reembolsa el pago completo.
  3. Tocá Registrar reintegro. El reintegro se suma a Reintegros registrados.
  4. Repetí si el reintegro va repartido, hasta que Total reintegrado, al pie de Reintegros registrados, sea igual al importe de la nota de crédito que figura al lado. El casillero Monto vacío te muestra cuánto falta.
  5. Corregí un error con Quitar en la fila del reintegro, y registralo de nuevo. Un reintegro que sigue en PENDING tiene Conf. (la plata se confirmó) y ✗ (falló, y ahí deja de sumar).
ℹ️
Mercado Pago (medio original) asks Mercado Pago to return the money to the same card or wallet the customer paid with. It works only if the sale was paid through Mercado Pago and the refund period has not passed: 180 days for card payments, 90 days for wallet payments.Mercado Pago (medio original) le pide a Mercado Pago que devuelva la plata a la misma tarjeta o billetera con la que pagó el cliente. Funciona solo si la venta se pagó por Mercado Pago y no venció el plazo de reembolso: 180 días para pagos con tarjeta, 90 días para pagos con billetera.
⚠️
Refunding by a different method needs a manager. The box Mismo medio que la venta original comes ticked, and the screen does not show how the sale was paid: check it on the receipt. If the refund goes by a different method, untick the box; a manager then has to type their e-mail and password and press Autorizar before the refund can be recorded. The box does not appear for Mercado Pago.Reintegrar por otro medio necesita un encargado. La casilla Mismo medio que la venta original viene marcada, y la pantalla no muestra cómo se pagó la venta: miralo en el comprobante. Si el reintegro va por otro medio, desmarcá la casilla; ahí un encargado tiene que escribir su e-mail y su contraseña y tocar Autorizar antes de poder registrar el reintegro. La casilla no aparece para Mercado Pago.
⚠️
Finish the refund before leaving the page. The screen does not offer a way to come back later to a credit note with an unfinished refund.Terminá el reintegro antes de salir de la página. La pantalla no ofrece una forma de volver más tarde a una nota de crédito con el reintegro a medio hacer.

Common issues

Problemas habituales

"No se encontró ninguna venta completada con número …"
The number is wrong, the sale is older than 14 days, or it belongs to another branch. Look it up in Sales history.
"No se encontró la venta. Verifique el UUID."
The identifier is incomplete or was copied wrong. Copy it again.
"Devolución de envase abierto cancelada — sin autorización gerencial."
The manager's pop-up was cancelled. Press Confirmar devolución · emitir NC again with the manager present.
"Solo se pueden devolver ventas con comprobante emitido."
That sale was not invoiced. There is nothing to return: it is cancelled or resolved in Recovery.
"El SKU no admite devoluciones"
The product's policy does not allow returns. The return cannot continue with that product.
"NC rechazada por el proveedor fiscal"
The tax authority rejected the credit note. Read the detail, correct what it points to and issue it again.
"Estado actual: … Recuperación automática en curso."
The credit note has no final answer yet. The system keeps retrying; check it in Recovery.
"La venta original no se pagó con MP."
Choose another refund method, such as cash or a voucher.
"Plazo de reembolso MP vencido."
Mercado Pago no longer accepts the refund. Use cash or a voucher.
"El monto supera el saldo refundible del pago original."
You are trying to return more than what was paid with that method. Lower the amount.
"Credenciales inválidas."
The manager's e-mail or password is wrong. Type them again.
«No se encontró ninguna venta completada con número …»
El número está mal, la venta tiene más de 14 días o es de otra sucursal. Buscala en el Historial de ventas.
«No se encontró la venta. Verifique el UUID.»
El identificador está incompleto o mal copiado. Copialo de nuevo.
«Devolución de envase abierto cancelada — sin autorización gerencial.»
Se canceló la ventana del encargado. Tocá de nuevo Confirmar devolución · emitir NC con el encargado presente.
«Solo se pueden devolver ventas con comprobante emitido.»
Esa venta no se facturó. No hay nada que devolver: se anula o se resuelve en Recuperación.
«El SKU no admite devoluciones»
La política del producto no permite devoluciones. La devolución no puede seguir con ese producto.
«NC rechazada por el proveedor fiscal»
El organismo fiscal rechazó la nota de crédito. Leé el detalle, corregí lo que señala y emitila de nuevo.
«Estado actual: … Recuperación automática en curso.»
La nota de crédito todavía no tiene respuesta definitiva. El sistema sigue reintentando; revisala en Recuperación.
«La venta original no se pagó con MP.»
Elegí otro medio de reintegro, como efectivo o vale.
«Plazo de reembolso MP vencido.»
Mercado Pago ya no acepta el reembolso. Usá efectivo o vale.
«El monto supera el saldo refundible del pago original.»
Estás queriendo devolver más de lo que se pagó con ese medio. Bajá el importe.
«Credenciales inválidas.»
El e-mail o la contraseña del encargado están mal. Escribilos de nuevo.

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