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Identifying the customer

Identificar al cliente

Every sale starts as a sale to a final consumer. When the customer needs the invoice in their name, you look them up in the company's customers (CRM) or create them from the counter, and the sale is priced and invoiced for them.

Toda venta empieza como venta a consumidor final. Cuando el cliente necesita la factura a su nombre, lo buscás entre los clientes de la empresa (CRM) o lo creás desde el mostrador, y la venta se cotiza y se factura para él.

👤 Who: Cashier · Manager📍 Where: Sale screen · customer card

👤 Quién: Cajero · Encargado📍 Dónde: Pantalla de venta · tarjeta del cliente

The customer card

La tarjeta del cliente

If you do nothing, the card at the top right reads Consumidor Final and sin identificación, followed by the letter of the invoice the sale will get (for example Factura B). Most counter sales need nothing else.

Si no hacés nada, la tarjeta de arriba a la derecha dice Consumidor Final y sin identificación, seguido de la letra de la factura que va a llevar la venta (por ejemplo Factura B). La mayoría de las ventas de mostrador no necesita nada más.

With a customer assigned, the card shows their name, their identification (for example CUIT 30-…), their VAT condition and a FACT. label with the letter of the invoice. That letter is the one the system will request, worked out from the customer's condition and your company's.

Con un cliente asignado, la tarjeta muestra su nombre, su identificación (por ejemplo CUIT 30-…), su condición frente al IVA y un rótulo FACT. con la letra de la factura. Esa letra es la que el sistema va a pedir, calculada con la condición del cliente y la de tu empresa.

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Very large sales must identify the buyer. A sale to a final consumer from ten million upwards (the default amount of tax rule RG 5616) cannot be charged until the buyer is identified with a CUIT, CUIL or DNI. When you try to charge, the payment box shows the notice with an Asignar cliente button: assign a customer who has that number loaded, then charge.Las ventas muy grandes tienen que identificar al comprador. Una venta a consumidor final desde diez millones en adelante (el importe por defecto de la RG 5616) no se puede cobrar hasta identificar al comprador con CUIT, CUIL o DNI. Cuando intentás cobrar, el recuadro de pagos muestra el aviso con un botón Asignar cliente: asigná un cliente que tenga ese número cargado y después cobrá.

Look up a customer

Buscar un cliente

Press Asignar on the customer card, or F3. The Asignar cliente window asks ¿Qué dato tenés del cliente?
Choose what you have under Buscar en CRM (or press its number): CUIT, CUIL o DNI (1), Nombre u otro dato (2) or N.º de cuenta (3).
Type it and press Buscar (or Enter).
Press Usar on the right customer. The window closes and the card shows the customer.

Tocá Asignar en la tarjeta del cliente, o F3. La ventana Asignar cliente pregunta ¿Qué dato tenés del cliente?
Elegí qué dato tenés en Buscar en CRM (o tocá su número): CUIT, CUIL o DNI (1), Nombre u otro dato (2) o N.º de cuenta (3).
Escribilo y tocá Buscar (o Enter).
Tocá Usar en el cliente que corresponde. La ventana se cierra y la tarjeta muestra al cliente.

Search	What to type
CUIT, CUIL o DNI	The complete number, with or without dashes and dots. The system checks that it is valid before searching.
Nombre u otro dato	A part is enough: the name or company name, the account number or part of the CUIT/DNI. When there are many results, Más resultados brings the next ones.
N.º de cuenta	The exact account number, as it appears in CRM.

Búsqueda	Qué escribir
CUIT, CUIL o DNI	El número completo, con o sin guiones y puntos. El sistema revisa que sea válido antes de buscar.
Nombre u otro dato	Alcanza con una parte: el nombre o la razón social, el número de cuenta o parte del CUIT/DNI. Cuando hay muchos resultados, Más resultados trae los siguientes.
N.º de cuenta	El número de cuenta exacto, como figura en CRM.

Each result shows the identification, the VAT condition, the type of person and the account number. A customer whose account is not active shows its status instead of Usar and cannot be assigned. Cambiar takes you back to choose another kind of search, and Esc too.

Cada resultado muestra la identificación, la condición frente al IVA, el tipo de persona y el número de cuenta. Un cliente con la cuenta no activa muestra su estado en lugar de Usar y no se puede asignar. Cambiar te devuelve a elegir otra búsqueda, y Esc también.

Create a new customer

Cargar un cliente nuevo

If the customer is not in CRM, create them from the same window. Cargar nuevo (5) appears under Si no está, and also next to No se encontró ningún cliente para … after a search that found nothing; if you searched by CUIT, CUIL or DNI, the form comes with that number already filled in.

Si el cliente no está en CRM, crealo desde la misma ventana. Cargar nuevo (5) aparece en Si no está, y también al lado de No se encontró ningún cliente para … después de una búsqueda sin resultados; si buscaste por CUIT, CUIL o DNI, el formulario viene con ese número ya cargado.

Choose who is buying under ¿Quién compra?: each option says which document identifies them.
Fill in the name (Razón social or Nombre y apellido), the identification number and the Condición fiscal. E-mail is optional.
Press Crear y asignar. The customer is created in CRM and assigned to the sale. The rest of their details are completed later from the ERP.

Elegí quién compra en ¿Quién compra?: cada opción dice con qué documento se identifica.
Completá el nombre (Razón social o Nombre y apellido), el número de identificación y la Condición fiscal. El E-mail es opcional.
Tocá Crear y asignar. El cliente se crea en CRM y queda asignado a la venta. El resto de sus datos se completa después desde el ERP.

If someone in CRM already has that number, no new customer is created: the window lists the existing ones so you press Usar on the right one. Cashiers and managers can create customers; if your company took that permission away from your role, Cargar nuevo does not appear.

Si en CRM ya hay alguien con ese número, no se crea otro cliente: la ventana lista los que ya existen para que toques Usar en el que corresponde. Pueden crear clientes los cajeros y los encargados; si tu empresa le sacó ese permiso a tu rol, Cargar nuevo no aparece.

Prices for the customer

Precios del cliente

Changing the customer recalculates the prices of the cart with that customer's price list, so the total can change. The card then shows a notice, for example Precios actualizados a la lista …, with each product and its price before and after, and the cart crosses out the previous total of each line that changed, with the percentage. A line marked precio manual kept a price typed by hand; one marked sin precio del cliente kept its price because the customer has none for that product. Press Cerrar to hide the notice.

Cambiar el cliente recalcula los precios del carrito con la lista de precios de ese cliente, así que el total puede cambiar. La tarjeta muestra entonces un aviso, por ejemplo Precios actualizados a la lista …, con cada producto y su precio antes y después, y el carrito tacha el total anterior de cada línea que cambió, con el porcentaje. Una línea marcada precio manual conservó un precio cargado a mano; una marcada sin precio del cliente conservó su precio porque el cliente no tiene uno para ese producto. Tocá Cerrar para ocultar el aviso.

Change or remove the customer

Cambiar o quitar el cliente

Press Cambiar (F3) to choose another customer. To go back to final consumer, press the × on the customer card, or open the window and choose Consumidor final (4).

Tocá Cambiar (F3) para elegir otro cliente. Para volver a consumidor final, tocá la × de la tarjeta del cliente, o abrí la ventana y elegí Consumidor final (4).

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Assign the customer before you take the last payment. Once the sale is fully paid the window does not let you change the customer: remove a payment first. The change is also refused while a Mercado Pago charge is waiting, and when the new prices would leave the total below what was already charged by card, transfer, Mercado Pago or customer account.Asigná el cliente antes de registrar el último pago. Con la venta toda cobrada la ventana no deja cambiar el cliente: quitá un pago primero. El cambio tampoco se acepta mientras haya un cobro de Mercado Pago esperando, ni cuando con los precios nuevos el total quedaría por debajo de lo ya cobrado con tarjeta, transferencia, Mercado Pago o cuenta corriente.

If the tax authority rejected the invoice, the window does not let you choose another customer, but the × on the card does take the sale back to final consumer; then issue again.

Si el organismo fiscal rechazó la factura, la ventana no deja elegir otro cliente, pero la × de la tarjeta sí pasa la venta a consumidor final; después volvé a emitir.

Correct the VAT condition

Corregir la condición fiscal

When the customer's VAT condition in CRM is wrong (and so is the letter of the invoice), a manager can correct it without leaving the sale. The card shows Corregir condición only to managers and administrators, and only while the sale is not fully paid.

Cuando la condición frente al IVA del cliente está mal en CRM (y con ella la letra de la factura), un encargado la puede corregir sin salir de la venta. La tarjeta muestra Corregir condición solo a encargados y administradores, y solo mientras la venta no esté toda cobrada.

Press Corregir condición on the card.
Choose the right one in Condición fiscal.
Press Guardar. The condition is corrected in the customer's CRM account, and the card shows the new condition and letter.

Tocá Corregir condición en la tarjeta.
Elegí la correcta en Condición fiscal.
Tocá Guardar. La condición se corrige en la cuenta del cliente en CRM, y la tarjeta muestra la condición y la letra nuevas.

Common issues

Problemas habituales

"No se encontró ningún cliente para …": Nobody in CRM matches what you typed. Check it with the customer, try another kind of search, or create the customer with Cargar nuevo.
"… no es un CUIT válido: el dígito verificador no coincide. Revisá el número.": The number is mistyped. Ask the customer for it again.
"No se pudo consultar a los clientes porque CRM no responde.": Press Reintentar in a few seconds, or go on with the sale as final consumer.
"La cuenta de este cliente no está activa en CRM…": That account cannot be assigned. It has to be reactivated in CRM; meanwhile, sell as final consumer.
"Ya hay un cliente con ese número en CRM, así que no se creó otro.": Use the existing customer the window lists under the form.
"Este punto de venta no tiene habilitada la Factura …": The letter this customer needs is not enabled for your point of sale. Ask a manager to have it enabled before issuing.
"El … que tiene CRM para este cliente no es válido…": The customer's number in CRM is wrong, and the tax authority would reject the invoice. It has to be corrected in CRM; meanwhile, sell as final consumer.
"Hay un cobro de Mercado Pago sin acreditar en esta venta, y cambiar el cliente cambiaría los precios del carrito.": Wait for the charge to be credited, or cancel it, and then change the customer.

«No se encontró ningún cliente para …»: Nadie en CRM coincide con lo que escribiste. Revisalo con el cliente, probá otra búsqueda, o crealo con Cargar nuevo.
«… no es un CUIT válido: el dígito verificador no coincide. Revisá el número.»: El número está mal escrito. Pedíselo de nuevo al cliente.
«No se pudo consultar a los clientes porque CRM no responde.»: Tocá Reintentar en unos segundos, o seguí la venta como consumidor final.
«La cuenta de este cliente no está activa en CRM…»: Esa cuenta no se puede asignar. Hay que reactivarla en CRM; mientras tanto, vendé como consumidor final.
«Ya hay un cliente con ese número en CRM, así que no se creó otro.»: Usá el cliente que ya existe, que la ventana lista debajo del formulario.
«Este punto de venta no tiene habilitada la Factura …»: La letra que necesita este cliente no está habilitada en tu punto de venta. Pedile a un encargado que la habiliten antes de emitir.
«El … que tiene CRM para este cliente no es válido…»: El número del cliente en CRM está mal, y el organismo fiscal rechazaría la factura. Hay que corregirlo en CRM; mientras tanto, vendé como consumidor final.
«Hay un cobro de Mercado Pago sin acreditar en esta venta, y cambiar el cliente cambiaría los precios del carrito.»: Esperá a que el cobro se acredite, o cancelalo, y después cambiá el cliente.