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Identifying the customer

Identificar al cliente

Every sale starts as a sale to a final consumer. You identify the customer by their tax number (CUIT) when they need an invoice in their name.

Toda venta empieza como venta a consumidor final. Identificás al cliente por su CUIT cuando necesita la factura a su nombre.

👤 Who: Cashier📍 Where: Sale screen · customer card

👤 Quién: Cajero📍 Dónde: Pantalla de venta · tarjeta del cliente

Final consumer

Consumidor final

If you do nothing, the customer card at the top right reads Consumidor Final — sin identificación · Factura B/C and the sale is invoiced that way. Most counter sales need nothing else.

Si no hacés nada, la tarjeta del cliente arriba a la derecha dice Consumidor Final — sin identificación · Factura B/C y la venta se factura así. La mayoría de las ventas de mostrador no necesita nada más.

⚠️

Very large sales must identify the buyer. A sale to a final consumer of ten million pesos or more cannot be charged until the customer is identified (tax rule RG 5616). Assign the customer first, then take the payment.Las ventas muy grandes tienen que identificar al comprador. Una venta a consumidor final de diez millones de pesos o más no se puede cobrar hasta identificar al cliente (RG 5616). Asigná primero el cliente y después cobrá.

Assign a customer by CUIT

Asignar un cliente por CUIT

Press Asignar on the customer card, or F3.
Type the CUIT in the CUIT / DNI tab. A red × shows while you type; with the eleven digits in and the number well formed it turns into a green ✓. If the × is still there with eleven digits, one of them is wrong.
Press Buscar en Padrón ARCA. Despite the name of the button, the search is made in your company's own list of customers, and it only finds active customers already loaded there.
Check the result (name, CUIT, tax condition and address) and press Usar este cliente. The card now shows the customer and the notice Cliente asignado appears.

Tocá Asignar en la tarjeta del cliente, o F3.
Escribí el CUIT en la pestaña CUIT / DNI. Mientras escribís se ve una × roja; con los once dígitos cargados y el número bien formado cambia a una ✓ verde. Si con los once dígitos sigue la ×, hay un dígito mal.
Tocá Buscar en Padrón ARCA. Aunque el botón diga eso, la búsqueda se hace en la lista de clientes de tu propia empresa, y solo encuentra clientes activos ya cargados ahí.
Revisá el resultado (nombre, CUIT, condición fiscal y domicilio) y tocá Usar este cliente. La tarjeta pasa a mostrar al cliente y aparece el aviso Cliente asignado.

ℹ️

The search button turns on only with a complete, valid CUIT. A DNI alone is not enough to look a customer up.El botón de búsqueda se habilita solo con un CUIT completo y válido. Un DNI solo no alcanza para buscar un cliente.

Change or remove the customer

Cambiar o quitar el cliente

Press Cambiar (F3) to choose another customer. To go back to final consumer, press the × on the customer card, or open the window and press the Consumidor final tab.

Tocá Cambiar (F3) para elegir otro cliente. Para volver a consumidor final, tocá la × de la tarjeta del cliente, o abrí la ventana y tocá la pestaña Consumidor final.

⚠️

Assign the customer before you take the last payment. Once the sale is fully paid the customer cannot be changed: remove a payment first. Changing the customer recalculates the prices for that customer, so the total can change; it is refused while a Mercado Pago charge is waiting.Asigná el cliente antes de registrar el último pago. Con la venta toda cobrada ya no se puede cambiar el cliente: quitá un pago primero. Al cambiar el cliente se recalculan los precios para ese cliente, así que el total puede cambiar; el sistema no lo permite mientras haya un cobro de Mercado Pago esperando.

You can still change the customer after the tax authority rejected the invoice: correct it and issue again.

Podés cambiar el cliente incluso después de que el organismo fiscal rechazó la factura: corregilo y volvé a emitir.

Common issues

Problemas habituales

"Sin coincidencias en Padrón ARCA": No customer of your company has that CUIT. Check the number with the customer and try again. The window suggests the Cargar nuevo tab, but that tab and Buscar cliente are not enabled yet: a manager has to load the customer in the ERP first. If it happens with customers that you know are loaded, tell support.
The search button stays greyed out: The CUIT is incomplete or its check digit does not match. Retype the eleven digits.
After reloading, the card says "Cliente registrado" without the name: The sale keeps its customer; the card just does not show the name again. You can continue.
The customer asks for an invoice A: Assign them by CUIT before confirming. The card shows FACT. A for any assigned customer; that is only a label. The real type of invoice is decided by the system from the customer and your company's tax condition, and you see it when the invoice is issued.

«Sin coincidencias en Padrón ARCA»: Ningún cliente de tu empresa tiene ese CUIT. Revisá el número con el cliente y probá de nuevo. La ventana sugiere la pestaña Cargar nuevo, pero esa pestaña y Buscar cliente todavía no están habilitadas: un encargado tiene que cargar antes al cliente en el ERP. Si te pasa con clientes que sabés que están cargados, avisá a soporte.
El botón de búsqueda sigue en gris: El CUIT está incompleto o no coincide su dígito verificador. Volvé a escribir los once dígitos.
Después de recargar, la tarjeta dice «Cliente registrado» sin el nombre: La venta conserva su cliente; la tarjeta simplemente no vuelve a mostrar el nombre. Podés seguir.
El cliente pide factura A: Asignalo por CUIT antes de confirmar. La tarjeta muestra FACT. A con cualquier cliente asignado; es solo un rótulo. El tipo real de factura lo decide el sistema según el cliente y la condición fiscal de tu empresa, y lo ves cuando sale la factura.