Selling when ARCA does not answer (contingency)
Vender cuando ARCA no responde (contingencia)
When ARCA stops answering for a while, Kubrik POS moves your till to contingency: you keep selling, and each invoice is issued at once under the company's CAEA, to be reported to ARCA later. If the till has nothing to issue in contingency with, it cannot start new sales until ARCA answers again.
Cuando ARCA deja de responder durante un rato, Kubrik POS pasa tu caja a contingencia: seguís vendiendo y cada comprobante sale en el momento bajo el CAEA de la empresa, para informarlo a ARCA más tarde. Si la caja no tiene con qué emitir en contingencia, no puede empezar ventas nuevas hasta que ARCA vuelva a responder.
What contingency is
Qué es la contingencia
Normally every invoice is sent to ARCA, which answers with its CAE before the customer leaves. If ARCA does not answer, the sale cannot be authorised. To keep the counter working, ARCA grants each company a code in advance for every fortnight, the CAEA, and the store has a separate point of sale for it, the contingency point of sale. In contingency, Kubrik POS numbers the invoice on that point of sale, authorises it with the CAEA without asking ARCA, and reports it to ARCA afterwards.
Normalmente cada comprobante se envía a ARCA, que contesta con su CAE antes de que el cliente se vaya. Si ARCA no responde, la venta no se puede autorizar. Para que el mostrador siga andando, ARCA le da a cada empresa por adelantado un código para cada quincena, el CAEA, y el local tiene un punto de venta aparte para usarlo, el punto de venta de contingencia. En contingencia, Kubrik POS numera el comprobante en ese punto de venta, lo autoriza con el CAEA sin consultar a ARCA y se lo informa a ARCA después.
Nobody turns contingency on or off by hand at the counter. The system moves the till by itself, and only the till's point of sale is affected.
Nadie prende ni apaga la contingencia a mano desde el mostrador. El sistema mueve la caja solo, y solo afecta al punto de venta de esa caja.
When the till goes into contingency
Cuándo la caja entra en contingencia
- The system counts the authorisations of your point of sale that could not reach ARCA. When there have been at least three in a row, spread over at least five minutes, with no answer from ARCA in between, the till leaves normal mode. One single failure does not do it.
- If the till has a contingency point of sale and the company has a CAEA valid for today, the till goes into contingency and you keep selling.
- If either is missing, the till is blocked: it cannot start new sales until ARCA answers again.
- Until the till leaves normal mode, a sale that gets no answer from ARCA stays pending as usual. See Invoicing the sale.
- El sistema cuenta las autorizaciones de tu punto de venta que no pudieron llegar a ARCA. Cuando hubo al menos tres seguidas, repartidas en al menos cinco minutos, sin ninguna respuesta de ARCA en el medio, la caja deja el modo normal. Una sola falla no alcanza.
- Si la caja tiene punto de venta de contingencia y la empresa tiene un CAEA vigente para hoy, la caja pasa a contingencia y seguís vendiendo.
- Si falta cualquiera de las dos cosas, la caja queda bloqueada: no puede empezar ventas nuevas hasta que ARCA vuelva a responder.
- Hasta que la caja deja el modo normal, una venta que no consigue respuesta de ARCA queda pendiente como siempre. Mirá Emitir el comprobante.
What you see on screen
Qué ves en pantalla
The screens check the mode of your till every 30 seconds while they are in front of you, and again when you come back to the window. The top bar shows it too, at the right: ARCA · OK when the till is in normal mode, ARCA · SIN RESPUESTA in contingency or blocked, and ARCA · — when there is no open till of yours in this branch or the mode is still being read.
Las pantallas consultan el modo de tu caja cada 30 segundos mientras las tenés adelante, y otra vez cuando volvés a la ventana. La barra superior también lo muestra, a la derecha: ARCA · OK con la caja en modo normal, ARCA · SIN RESPUESTA en contingencia o bloqueada, y ARCA · — cuando no tenés una caja abierta en esta sucursal o el modo todavía se está leyendo.
| Notice under the top bar | What it means |
|---|---|
| Caja en contingencia — Esta caja está en contingencia porque ARCA no responde. Podés seguir vendiendo. | The till is in contingency. When it started today the message begins with the time (Desde las …). Keep selling normally. |
| Esta caja no puede empezar ventas, with the Volver a consultar button | The till is blocked. The text says what is missing and ends with Se habilita sola cuando ARCA vuelva a responder; si el corte sigue, avisá a soporte. |
| Aviso debajo de la barra superior | Qué significa |
|---|---|
| Caja en contingencia — Esta caja está en contingencia porque ARCA no responde. Podés seguir vendiendo. | La caja está en contingencia. Si empezó hoy, el mensaje arranca con la hora (Desde las …). Seguí vendiendo como siempre. |
| Esta caja no puede empezar ventas, con el botón Volver a consultar | La caja está bloqueada. El texto dice qué falta y termina con Se habilita sola cuando ARCA vuelva a responder; si el corte sigue, avisá a soporte. |
The blocked notice gives one of two reasons:
El aviso de caja bloqueada da uno de dos motivos:
- ARCA no responde y esta caja no tiene un punto de venta de contingencia (CAEA) verificado, así que no puede empezar ventas. An administrator has to set up and verify the branch's CAEA point of sale for next time.
- ARCA no responde y no hay un CAEA vigente para emitir en contingencia, así que esta caja no puede empezar ventas. The CAEA is requested by itself before every fortnight; an administrator checks it in Gestión → Admin → Fiscal · ARCA → Contingencia CAEA.
- ARCA no responde y esta caja no tiene un punto de venta de contingencia (CAEA) verificado, así que no puede empezar ventas. Para la próxima, un administrador tiene que configurar y verificar el punto de venta CAEA de la sucursal.
- ARCA no responde y no hay un CAEA vigente para emitir en contingencia, así que esta caja no puede empezar ventas. El CAEA se pide solo antes de cada quincena; un administrador lo revisa en Gestión → Admin → Fiscal · ARCA → Contingencia CAEA.
On Caja, a blocked till shows the same message in a window that covers the screen, with Volver a consultar and Ir al cierre de caja. Nueva venta does nothing while the till is blocked. A sale that was already started before the block keeps going as usual.
En Caja, una caja bloqueada muestra el mismo mensaje en una ventana que tapa la pantalla, con Volver a consultar e Ir al cierre de caja. Nueva venta no hace nada mientras la caja está bloqueada. Una venta que ya estaba empezada antes del bloqueo sigue su camino de siempre.
Invoices issued in contingency
Los comprobantes emitidos en contingencia
You sell, charge and confirm exactly as always. When the invoice is issued, the result window reads Comprobante emitido en contingencia with a Contingencia tag, and instead of the CAE it shows:
Vendés, cobrás y confirmás exactamente igual que siempre. Cuando sale el comprobante, la ventana del resultado dice Comprobante emitido en contingencia con una etiqueta Contingencia, y en lugar del CAE muestra:
- Número: numbered on the contingency point of sale, not on the till's usual one.
- CAEA and Vto. CAEA: the fortnight's code and its expiry, where a normal invoice shows CAE and Vto. CAE.
- Informe a ARCA: whether ARCA has been told about this invoice yet.
- Below, Imprima el comprobante o envíelo por e-mail. Se emitió en contingencia bajo CAEA y queda pendiente de informar a ARCA. The invoice is valid: give it to the customer as usual.
- Número: numerado en el punto de venta de contingencia, no en el habitual de la caja.
- CAEA y Vto. CAEA: el código de la quincena y su vencimiento, donde un comprobante normal muestra CAE y Vto. CAE.
- Informe a ARCA: si a ARCA ya se le informó este comprobante.
- Abajo, Imprima el comprobante o envíelo por e-mail. Se emitió en contingencia bajo CAEA y queda pendiente de informar a ARCA. El comprobante es válido: entregáselo al cliente como siempre.
The credit notes of returns made while the till is in contingency are issued the same way. In Historial and in the fiscal document and return reports, these documents carry the Contingencia tag (hover over it: Emitido en contingencia bajo CAEA, sin consultar a ARCA.) and their report status:
Las notas de crédito de las devoluciones hechas con la caja en contingencia salen de la misma forma. En Historial y en los reportes de comprobantes y de devoluciones, estos documentos llevan la etiqueta Contingencia (pasá el mouse por encima: Emitido en contingencia bajo CAEA, sin consultar a ARCA.) y su estado de informe:
| Report status | What it means |
|---|---|
| Pendiente de informar a ARCA | Issued and valid; ARCA has not been told yet. The system reports them by itself once a day per company, trying every hour between 6 and 22 (Argentina time). |
| Informado | ARCA has received it. Nothing else to do. |
| Error al informar | ARCA did not accept the report. An administrator has to review it in Gestión → Admin → Fiscal · ARCA → Contingencia CAEA. The invoice the customer took is still the same. |
| Estado de informe | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente de informar a ARCA | Emitido y válido; a ARCA todavía no se le informó. El sistema los informa solo una vez por día y por empresa, probando cada hora entre las 6 y las 22 (hora de Argentina). |
| Informado | ARCA ya lo recibió. No hay nada más que hacer. |
| Error al informar | ARCA no aceptó el informe. Un administrador tiene que revisarlo en Gestión → Admin → Fiscal · ARCA → Contingencia CAEA. El comprobante que se llevó el cliente sigue siendo el mismo. |
What to do, and what not to do
Qué hacer y qué no
- Keep selling while you see Caja en contingencia. You do not need to reissue, retry or write anything down.
- Give the customer the invoice as always: print it or send it by e-mail.
- If the till is blocked, do not start sales on paper or on another system. Press Volver a consultar from time to time and tell your manager. If the outage goes on, tell support.
- Do not close and reopen the till to get out of contingency. It goes back to normal by itself, as explained below.
- Seguí vendiendo mientras veas Caja en contingencia. No hace falta reemitir, reintentar ni anotar nada.
- Entregale el comprobante al cliente como siempre: impreso o por e-mail.
- Si la caja está bloqueada, no empieces ventas en papel ni en otro sistema. Tocá Volver a consultar cada tanto y avisale a tu encargado. Si el corte sigue, avisá a soporte.
- No cierres y vuelvas a abrir la caja para salir de contingencia. Vuelve sola a la normalidad, como se explica abajo.
Back to normal
La vuelta a la normalidad
While a till is in contingency or blocked, the system checks every two minutes or so whether ARCA answers again. As soon as it does, every point of sale that was out of normal mode goes back to normal mode at the same time, and the notice disappears from your screen at the next check (within half a minute). The next sale is authorised with CAE again. While the till is blocked, the same check also looks again at what was missing: if a valid CAEA turns up in the meantime, the till moves on to contingency by itself.
Mientras una caja está en contingencia o bloqueada, el sistema prueba cada dos minutos, más o menos, si ARCA volvió a responder. En cuanto responde, todos los puntos de venta que estaban fuera del modo normal vuelven juntos al modo normal, y el aviso desaparece de tu pantalla en la próxima consulta (dentro del medio minuto). La venta siguiente ya se autoriza con CAE. Con la caja bloqueada, esa misma prueba revisa de nuevo lo que faltaba: si mientras tanto aparece un CAEA vigente, la caja pasa sola a contingencia.
For managers: the Contingencia screen
Para encargados: la pantalla Contingencia
Gestión → Contingencia shows the mode of every till point of sale (Normal, Contingencia or Bloqueada), since when, and how many failures there were when it went in. Below, Historial lists every outage: when it started, as what, when and how it ended (ARCA volvió a responder, or Forzada when Kubrik support ended it by hand). The pill at the top reads SIN CORTES or how many points of sale are out of normal mode; Actualizar reads it again. The screen needs permission to manage the fiscal configuration; without it you see No tenés permiso para ver el modo de los puntos de venta.
Gestión → Contingencia muestra el modo de cada punto de venta de caja (Normal, Contingencia o Bloqueada), desde cuándo y cuántas fallas hubo al entrar. Abajo, Historial lista cada corte: cuándo empezó, cómo entró, cuándo y cómo salió (ARCA volvió a responder, o Forzada cuando el soporte de Kubrik lo terminó a mano). La etiqueta de arriba dice SIN CORTES o cuántos puntos de venta están fuera de lo normal; Actualizar vuelve a leer. La pantalla pide permiso para administrar la configuración fiscal; sin él ves No tenés permiso para ver el modo de los puntos de venta.
Common issues
Problemas habituales
- "No se pudo volver a consultar el modo de la caja: lo que ves es la última lectura que funcionó."
- Pressing Volver a consultar did not get an answer from the system. What the screen shows is the last reading that worked. Check the network and try again.
- "No se pudo iniciar una venta: ARCA no responde y …"
- You pressed Nueva venta just as the till became blocked. Read the reason and wait for the till to come back; see the notice under the top bar.
- ARCA is not answering but I do not see any notice
- The till only leaves normal mode after at least three failures over five minutes or more. In the meantime, sales that get no answer stay pending as usual. See Invoicing the sale and Recovery.
- The top bar says ARCA · —
- You have no open till in this branch, or the mode is still being read. Open your till; the label updates within half a minute.
- Caja shows Sin contingencia
- When you opened the till, the branch had no CAEA point of sale ready. That till will be blocked if ARCA stops answering. Tell your manager so an administrator can set it up.
- «No se pudo volver a consultar el modo de la caja: lo que ves es la última lectura que funcionó.»
- Al tocar Volver a consultar el sistema no respondió. Lo que muestra la pantalla es la última lectura que funcionó. Revisá la red y probá de nuevo.
- «No se pudo iniciar una venta: ARCA no responde y …»
- Tocaste Nueva venta justo cuando la caja quedó bloqueada. Leé el motivo y esperá que la caja se habilite; mirá el aviso debajo de la barra superior.
- ARCA no responde y no veo ningún aviso
- La caja recién deja el modo normal después de al menos tres fallas a lo largo de cinco minutos o más. Mientras tanto, las ventas que no consiguen respuesta quedan pendientes como siempre. Mirá Emitir el comprobante y Recuperación.
- La barra superior dice ARCA · —
- No tenés una caja abierta en esta sucursal, o el modo todavía se está leyendo. Abrí tu caja; el rótulo se actualiza dentro del medio minuto.
- Caja muestra Sin contingencia
- Cuando abriste la caja, la sucursal no tenía un punto de venta CAEA listo. Esa caja va a quedar bloqueada si ARCA deja de responder. Avisale a tu encargado para que un administrador lo configure.