User manualManual de usuario › Time, payroll and performance › Attendance and leave › Requesting and approving leaveTiempo, nómina y desempeño › Asistencia y ausencias › Solicitar y aprobar ausencias
Requesting and approving leave
Solicitar y aprobar ausencias
A leave request goes from draft to submitted and then to approved or rejected. Approving it subtracts the hours from the employee's balance.
Una solicitud de ausencia pasa de borrador a enviada y después a aprobada o rechazada. Al aprobarla se descuentan las horas del saldo del empleado.
Who loads the request
Quién carga la solicitud
Requests are loaded and decided on this screen by HR. Employees have no screen of their own to ask for leave: they ask HR by the channel the company uses, and HR loads the request in their name.
Las solicitudes se cargan y se resuelven en esta pantalla, desde RRHH. Los empleados no tienen una pantalla propia para pedir una ausencia: la piden a RRHH por el canal que use la empresa, y RRHH carga la solicitud a su nombre.
Load a request
Cargar una solicitud
- Press New Request.
- Choose the employee in Employee and the policy in Leave Policy. The employee has to be enrolled in that policy.
- Set the first and the last day of the absence in Start Date and End Date. For a single day, put the same date in both.
- Tick Start is half-day or End is half-day if the first or the last day is only half a day.
- Check Estimated hours. It shows the hours that will be subtracted from the balance.
- Write the reason in Reason if you want it on record, and press Create Request. The request is saved as Draft.
- Tocá Nueva solicitud.
- Elegí el empleado en Empleado y la política en Política de Ausencia. El empleado tiene que estar inscripto en esa política.
- Poné el primer y el último día de la ausencia en Fecha de Inicio y Fecha de Fin. Para un solo día, poné la misma fecha en los dos.
- Tildá El inicio es medio día o El fin es medio día si el primer o el último día es solo medio día.
- Revisá Horas estimadas. Muestra las horas que se van a descontar del saldo.
- Escribí el motivo en Razón si querés dejarlo asentado, y tocá Crear solicitud. La solicitud queda en Borrador.
How the hours are counted
Cómo se cuentan las horas
- Each day from Monday to Friday between the two dates counts as 8 hours.
- Saturdays and Sundays are not counted.
- Each half-day box you tick takes off 4 hours.
- Public holidays are not discounted, and neither the work calendar nor the employee's shift is taken into account.
- Cada día de lunes a viernes entre las dos fechas cuenta como 8 horas.
- Los sábados y domingos no se cuentan.
- Cada casilla de medio día que tildes resta 4 horas.
- Los feriados no se descuentan, y no se tiene en cuenta ni el calendario laboral ni el turno del empleado.
⚠️
If the absence includes a holiday, the request subtracts 8 hours too many. Either split it into two requests that leave the holiday out, or return the hours afterwards with Adjust Balance.Si la ausencia incluye un feriado, la solicitud descuenta 8 horas de más. Partila en dos solicitudes que dejen el feriado afuera, o devolvé las horas después con Ajustar saldo.
Submit it
Enviarla
A draft does not reserve anything. To put it up for approval, open the three-dot menu of the row and press Submit. The system refuses if the employee already has an approved leave that overlaps those dates.
Un borrador no reserva nada. Para ponerlo a aprobación, abrí el menú de tres puntos de la fila y tocá Enviar. El sistema lo rechaza si el empleado ya tiene una ausencia aprobada que se superpone con esas fechas.
A draft cannot be edited on this screen. If the dates are wrong, press Cancel on the draft and load a new request.
Un borrador no se puede editar en esta pantalla. Si las fechas están mal, tocá Cancelar en el borrador y cargá una solicitud nueva.
Approve or reject
Aprobar o rechazar
- Filter by Submitted in Status to see what is waiting.
- Open the three-dot menu of the request.
- Press Approve to accept it. The hours are subtracted from the balance at once and the status changes to Approved.
- Press Reject to refuse it. The Reject Leave Request window asks for a reason in Reason / Comment; type it and press Confirm.
- Filtrá por Enviado en Estado para ver lo que está esperando.
- Abrí el menú de tres puntos de la solicitud.
- Tocá Aprobar para aceptarla. Las horas se descuentan del saldo en el momento y el estado pasa a Aprobado.
- Tocá Rechazar para negarla. La ventana Reject Leave Request pide un motivo en Motivo / comentario; escribilo y tocá Confirmar.
- When the policy does not allow a negative balance, approval is refused if the balance does not cover the hours.
- A request is approved whole. The Partially Approved status exists in the filter, but this screen does not approve part of a request.
- The rejection reason is required, but the request does not show it afterwards. Tell the employee yourself.
- The system sends no notice when a request is submitted, approved or rejected.
- Cuando la política no permite saldo negativo, la aprobación se rechaza si el saldo no cubre las horas.
- Una solicitud se aprueba entera. El estado Parcialmente aprobado existe en el filtro, pero esta pantalla no aprueba una parte de una solicitud.
- El motivo del rechazo es obligatorio, pero la solicitud no lo muestra después. Avisale vos al empleado.
- El sistema no manda ningún aviso cuando una solicitud se envía, se aprueba o se rechaza.
Statuses and what you can do in each
Estados y qué se puede hacer en cada uno
| Status | Meaning | Actions in the menu |
|---|---|---|
| Draft | Loaded, not yet up for approval. | Submit, Cancel |
| Submitted | Waiting for a decision. | Approve, Reject, Withdraw |
| Approved | Accepted; the hours were subtracted. | None that works: see the note below. |
| Rejected | Refused. The balance was not touched. | None |
| Withdrawn | Taken back before a decision. | None |
| Cancelled | A draft that was discarded. | None |
| Estado | Qué significa | Acciones del menú |
|---|---|---|
| Borrador | Cargada, todavía no está a aprobación. | Enviar, Cancelar |
| Enviado | Esperando una decisión. | Aprobar, Rechazar, Retirar |
| Aprobado | Aceptada; las horas se descontaron. | Ninguna que funcione: ver la nota de abajo. |
| Rechazado | Negada. El saldo no se tocó. | Ninguna |
| Retirado | Se retiró antes de una decisión. | Ninguna |
| Cancelado | Un borrador que se descartó. | Ninguna |
⚠️
An approved request cannot be cancelled. The menu of an approved request shows Cancel, but it is not available yet and answers "Failed to cancel request". If the employee ends up not taking the leave, return the hours with Adjust Balance and leave a clear reason.Una solicitud aprobada no se puede cancelar. El menú de una solicitud aprobada muestra Cancelar, pero todavía no está disponible y contesta "Failed to cancel request". Si el empleado al final no toma la ausencia, devolvé las horas con Ajustar saldo y dejá un motivo claro.
Holidays and the team calendar
Feriados y calendario del equipo
There is no calendar view of who is away. To see the absences of a period, filter the list by Approved and read the Start and End columns. Holidays are loaded in the work calendars of the HR configuration, but leave requests do not read them.
No hay una vista de calendario de quién está ausente. Para ver las ausencias de un período, filtrá la lista por Aprobado y leé las columnas Inicio y Fin. Los feriados se cargan en los calendarios laborales de la configuración de RRHH, pero las solicitudes de ausencia no los leen.
Common issues
Problemas habituales
- "Employee is not enrolled in this leave policy"
- The employee is not enrolled in the policy you chose, or the enrolment starts on a future date. Enrol them from the policy and load the request again.
- "Overlapping approved leave request exists"
- The employee already has an approved leave on some of those days. Change the dates.
- "This leave type requires an attachment"
- The leave type has Requires attachment ticked and the form cannot attach files. Untick it in Leave Types and submit again.
- "Insufficient leave balance. Available: …h, Requested: …h"
- The balance does not cover the request and the policy does not allow a negative balance. Adjust the balance if the hours are due, shorten the request, or reject it.
- "Leave balance not found"
- The employee has no balance for the policy. Enrol them from the policy.
- "Failed to create request" / "Failed to submit request" / "Failed to approve request"
- The action was not done. A second message normally says why; the causes are the ones listed above.
- Estimated hours does not appear
- Both dates have to be filled in, and the period has to include at least one day from Monday to Friday.
- "Employee is not enrolled in this leave policy"
- El empleado no está inscripto en la política que elegiste, o la inscripción empieza en una fecha futura. Inscribilo desde la política y cargá la solicitud de nuevo.
- "Overlapping approved leave request exists"
- El empleado ya tiene una ausencia aprobada en alguno de esos días. Cambiá las fechas.
- "This leave type requires an attachment"
- El tipo de ausencia tiene tildado Requiere adjunto y el formulario no puede adjuntar archivos. Destildalo en Tipos de Ausencia y enviá de nuevo.
- "Insufficient leave balance. Available: …h, Requested: …h"
- El saldo no cubre la solicitud y la política no permite saldo negativo. Ajustá el saldo si las horas corresponden, acortá la solicitud o rechazala.
- "Leave balance not found"
- El empleado no tiene saldo para la política. Inscribilo desde la política.
- "Failed to create request" / "Failed to submit request" / "Failed to approve request"
- La acción no se hizo. Un segundo mensaje normalmente dice por qué; las causas son las de arriba.
- No aparece Horas estimadas
- Tienen que estar cargadas las dos fechas, y el período tiene que incluir al menos un día de lunes a viernes.