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Setting up payroll: what it calculates, concepts, cycles and accounts

Preparar la nómina: qué calcula, conceptos, ciclos y cuentas

Before the first run you define the pay concepts, at least one pay cycle and the accounts each concept posts to. This chapter also states exactly what a run calculates and what it leaves to you.

Antes de la primera corrida definís los conceptos de pago, al menos un ciclo de pago y las cuentas a las que va cada concepto. Este capítulo también dice exactamente qué calcula una corrida y qué te deja a vos.

👤 Who: HR Manager📍 Where: HR → Payroll

👤 Quién: HR Manager (responsable de RRHH)📍 Dónde: RRHH → Nómina

What a payroll run calculates

Qué calcula una corrida de nómina

A run is a simple addition, employee by employee. For each employee assigned to the cycle of the run, the system takes the pay concepts assigned to that employee on the first day of the period and works out one line per concept.

Una corrida es una suma simple, empleado por empleado. Por cada empleado asignado al ciclo de la corrida, el sistema toma los conceptos de pago que ese empleado tiene asignados el primer día del período y arma una línea por concepto.

Basis of the concept	How its amount is obtained
Fixed	The amount loaded for that employee, as it is.
Percent	The percentage loaded for that employee, applied to the employee's base salary. The base salary is the sum of the fixed earnings of their effective compensation package that are linked to a pay concept.
Formula	The result of the formula written in the concept.

Base del concepto	Cómo se obtiene su importe
Fijo	El importe cargado para ese empleado, tal cual.
Porcentaje	El porcentaje cargado para ese empleado, aplicado sobre su sueldo base. El sueldo base es la suma de las percepciones fijas de su paquete de compensación vigente que están vinculadas a un concepto de pago.
Fórmula	El resultado de la fórmula escrita en el concepto.

Then it adds up: the concepts of kind Earning make the gross pay; all the others (Deduction, Tax and Employer Contribution) are added to the deductions; and the net pay is the gross minus the deductions.

Después suma: los conceptos de tipo Percepción forman el bruto; todos los demás (Deducción, Impuesto y Aporte patronal) se suman a las deducciones; y el neto es el bruto menos las deducciones.

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Employer Contribution is subtracted from the net pay like any deduction. If you only want to record an employer cost that the employee does not pay, do not assign it as a concept of the run until you have checked the result on a test run.El Aporte patronal se resta del neto como cualquier deducción. Si solo querés dejar asentado un costo del empleador que el empleado no paga, no lo asignes como concepto de la corrida hasta haber revisado el resultado en una corrida de prueba.

What a run does not calculate

Qué no calcula una corrida

Taxes and social security. There are no built-in rules, tables or brackets for any country. A tax is a concept like any other, with the amount, percentage or formula you give it.
Time. Attendance events, shifts, overtime rules and leave do not enter the calculation. An unpaid absence does not reduce the pay and overtime is not added.
Proportions. Amounts are not prorated for someone who joins or leaves in the middle of the period, and the kind of cycle (weekly, monthly) does not change them: the amount assigned is the amount paid in each run.
Currencies. The currency of the run is a label. Nothing is converted.
Payment. No bank file or payment order is produced.

Impuestos y seguridad social. No trae reglas, tablas ni escalas de ningún país. Un impuesto es un concepto como cualquier otro, con el importe, el porcentaje o la fórmula que le des.
Tiempo. Las marcas de asistencia, los turnos, las reglas de horas extra y las ausencias no entran al cálculo. Una ausencia sin goce no baja el pago y las horas extra no se suman.
Proporciones. Los importes no se prorratean para quien entra o se va a mitad del período, y el tipo de ciclo (semanal, mensual) no los cambia: el importe asignado es el que se paga en cada corrida.
Monedas. La moneda de la corrida es una etiqueta. No se convierte nada.
Pago. No se genera archivo para el banco ni orden de pago.

Which employees and concepts enter a run

Qué empleados y conceptos entran a una corrida

Two links decide the content of a run: the assignment of each employee to a pay cycle, and the assignment of pay concepts, with their amount or percentage, to each employee.

Dos vínculos deciden el contenido de una corrida: la asignación de cada empleado a un ciclo de pago, y la asignación de conceptos de pago, con su importe o porcentaje, a cada empleado.

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These two assignments have no screen yet. They are loaded by whoever administers or implemented your system. A package created in HR → People → Compensation documents what the employee earns, but its lines are not linked to pay concepts, so by itself it does not put amounts into a run. If a run calculates with zero employees or with zero amounts, this is the reason: ask your administrator to load the assignments.Estas dos asignaciones todavía no tienen pantalla. Las carga quien administra o implementó tu sistema. Un paquete creado en RRHH → Personal → Compensación documenta lo que gana el empleado, pero sus líneas no quedan vinculadas a conceptos de pago, así que por sí solo no pone importes en una corrida. Si una corrida calcula con cero empleados o con importes en cero, el motivo es este: pedile a tu administrador que cargue las asignaciones.

Pay concepts

Conceptos de pago

Go to HR → Payroll → Payroll Components and press Add Payroll Component.

Entrá a RRHH → Nómina → Componentes de Nómina y tocá Add Payroll Component.

Field	What to enter
Code	A short code of your own, for example BONUS. It cannot repeat and cannot be changed later.
Name	How the concept reads on the lines of a run.
Kind	Earning, Deduction, Tax or Employer Contribution. Earnings add to the gross; the other three add to the deductions.
Basis	Fixed, Percent or Formula. See the table at the start of this chapter.
GL Account Code	Optional and informative. Posting to Accounting uses the mappings described below, not this field.
Formula	Only for the Formula basis.
Taxable	Informative. No calculation reads it.

Campo	Qué cargar
Código	Un código corto tuyo, por ejemplo BONUS. No se puede repetir ni cambiar después.
Nombre	Cómo se lee el concepto en las líneas de una corrida.
Tipo	Percepción, Deducción, Impuesto o Aporte patronal. Las percepciones suman al bruto; los otros tres suman a las deducciones.
Base	Fijo, Porcentaje o Fórmula. Ver la tabla del principio de este capítulo.
Código de cuenta contable (GL)	Opcional e informativo. El pase a Contabilidad usa los mapeos que se describen más abajo, no este campo.
Fórmula	Solo para la base Fórmula.
Imponible	Informativo. Ningún cálculo lo lee.

The pencil edits a concept. A concept cannot be deleted from this screen.

El lápiz edita un concepto. Un concepto no se puede eliminar desde esta pantalla.

Writing a formula

Escribir una fórmula

A formula is an arithmetic expression. It can use these names, each written with a # in front, for example #baseSalary * 0.1:

Una fórmula es una expresión aritmética. Puede usar estos nombres, cada uno escrito con un # adelante, por ejemplo #baseSalary * 0.1:

Name	Value
baseSalary	The employee's base salary, as described above.
grossPay	The earnings added up so far for that employee, in the order the concepts are processed.
componentAmount	The amount loaded for this concept and this employee.
componentPercent	The percentage loaded for this concept and this employee.
hoursWorked, overtimeHours, daysWorked, totalDays	They exist but are always zero: the run does not read hours or days.

Nombre	Valor
baseSalary	El sueldo base del empleado, como se describe arriba.
grossPay	Las percepciones sumadas hasta ese momento para ese empleado, en el orden en que se procesan los conceptos.
componentAmount	El importe cargado para este concepto y este empleado.
componentPercent	El porcentaje cargado para este concepto y este empleado.
hoursWorked, overtimeHours, daysWorked, totalDays	Existen pero valen siempre cero: la corrida no lee horas ni días.

⛔

A wrong formula does not raise an error. The formula is not checked when you save the concept, and if it cannot be worked out during a run, the concept is calculated as zero without any warning. Always check the lines of the first run that uses a new formula.Una fórmula mal escrita no da error. La fórmula no se controla al guardar el concepto, y si no se puede resolver durante una corrida, el concepto se calcula en cero sin ningún aviso. Revisá siempre las líneas de la primera corrida que use una fórmula nueva.

Pay cycles

Ciclos de pago

A cycle groups the employees that are paid together. Go to HR → Payroll → Payroll Cycles and press Add Payroll Cycle. Fill in Code, Name and Kind (Weekly, Bi-Weekly, Semi-Monthly or Monthly); Start Date, End Date and Cutoff Days are optional.

Un ciclo agrupa a los empleados que se pagan juntos. Entrá a RRHH → Nómina → Ciclos de Nómina y tocá Add Payroll Cycle. Completá Código, Nombre y Tipo (Semanal, Bisemanal, Quincenal o Mensual); Fecha de Inicio, Fecha de Fin y Días de corte son opcionales.

The kind and the cutoff days describe the cycle but do not generate periods: you type the dates of the period each time you create a run.

El tipo y los días de corte describen el ciclo pero no generan períodos: las fechas del período las escribís cada vez que creás una corrida.

Accounts for posting

Cuentas para el pase contable

For a concept to reach Accounting it needs a mapping. Go to HR → Payroll → GL Mappings and press New GL Mapping.

Para que un concepto llegue a Contabilidad necesita un mapeo. Entrá a RRHH → Nómina → Mapeos Contables de Nómina y tocá New GL Mapping.

Choose the concept in Payroll Component.
Choose the two accounts in Debit Account and Credit Account, from your chart of accounts. Both are needed: a mapping with one of them empty posts nothing for that concept.
Press Create. Cost Center is optional and informative; the journal entry does not carry it.

Elegí el concepto en Componente de nómina.
Elegí las dos cuentas en Cuenta de débito y Cuenta de crédito, de tu plan de cuentas. Hacen falta las dos: un mapeo con alguna vacía no pasa nada de ese concepto.
Tocá Crear. Centro de costo es opcional e informativo; el asiento no lo lleva.

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Make one mapping per concept. A concept without a mapping is left out of the journal entry without any warning, so the entry can be smaller than the payroll. Before the first real run, compare the list of concepts with the list of mappings.Hacé un mapeo por concepto. Un concepto sin mapeo queda afuera del asiento sin ningún aviso, así que el asiento puede ser menor que la nómina. Antes de la primera corrida real, compará la lista de conceptos con la de mapeos.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to save payroll component" / "Failed to save payroll cycle": The record was not saved. The usual cause is a code already in use.
"Failed to save GL mapping": The mapping was not saved. Check that a concept is chosen.
The account I need is not in the list: The list comes from the chart of accounts of Accounting. Create the account there first.
A concept with a formula comes out as zero: The formula could not be worked out, or it uses hours or days, which are always zero. Rewrite it with the names of the table above.

"Failed to save payroll component" / "Failed to save payroll cycle": El registro no se guardó. La causa habitual es un código que ya está en uso.
"Failed to save GL mapping": El mapeo no se guardó. Revisá que haya un concepto elegido.
La cuenta que necesito no está en la lista: La lista sale del plan de cuentas de Contabilidad. Creá primero la cuenta ahí.
Un concepto con fórmula sale en cero: La fórmula no se pudo resolver, o usa horas o días, que valen siempre cero. Reescribila con los nombres de la tabla de arriba.