Attendance events, shifts and overtime rules
Eventos de asistencia, turnos y reglas de horas extra
HR loads clock-in, clock-out and break events for an employee and a manager approves them. Shifts and overtime rules are kept as catalogs.
RRHH carga las marcas de entrada, salida y descanso de un empleado y un responsable las aprueba. Los turnos y las reglas de horas extra se guardan como catálogos.
What the attendance screen is
Qué es la pantalla de asistencia
Attendance Events is a to-do list: it shows only the events that are waiting for approval. Once you approve an event it leaves the list, and there is no screen that shows the approved ones afterwards.
Eventos de Asistencia es una lista de pendientes: muestra solo las marcas que esperan aprobación. Cuando aprobás una marca, sale de la lista, y no hay una pantalla que muestre después las aprobadas.
Log an event
Cargar una marca
- Open HR → Attendance → Attendance Events and press Log Event.
- Choose the employee in Employee.
- Set the day and the time in Event Date (it comes with today) and Event Time.
- Choose the type in Event Type: Clock In, Clock Out, Break Start, Break End or Manual.
- Add a note in Notes if it helps whoever approves, for example why the event is loaded by hand.
- Press Log Event. The message "Event logged" appears and the event enters the list as pending.
- Entrá a RRHH → Asistencia → Eventos de Asistencia y tocá Registrar evento.
- Elegí el empleado en Empleado.
- Poné el día y la hora en Fecha del Evento (viene con el día de hoy) y Hora del Evento.
- Elegí el tipo en Tipo de Evento: Marcar entrada, Marcar salida, Inicio de descanso, Fin de descanso o Manual.
- Agregá una nota en Notas si le sirve a quien aprueba, por ejemplo por qué la marca se carga a mano.
- Tocá Registrar evento. Aparece el mensaje "Event logged" y la marca entra a la lista como pendiente.
The list shows, for each event, the employee, the date, the type, the time, the source (always MANUAL for events loaded here) and an hourglass in Approved while it is pending.
La lista muestra, por cada marca, el empleado, la fecha, el tipo, la hora, el origen (siempre MANUAL para las cargadas acá) y un reloj de arena en Aprobado mientras está pendiente.
Approve or delete an event
Aprobar o eliminar una marca
- Open the three-dot menu at the end of the row.
- Press Approve to accept it. The message "Event approved" appears and the row leaves the list.
- Press Delete if it was loaded by mistake, and confirm in Confirm deletion.
- Abrí el menú de tres puntos al final de la fila.
- Tocá Aprobar para aceptarla. Aparece el mensaje "Event approved" y la fila sale de la lista.
- Tocá Eliminar si se cargó por error, y confirmá en Confirmar eliminación.
Shift templates
Plantillas de turnos
A shift template describes a working schedule: when it starts, when it ends, how long the break is and how many hours count as worked. Go to HR → Attendance → Shift Templates and press New Shift.
Una plantilla de turno describe un horario de trabajo: cuándo empieza, cuándo termina, cuánto dura el descanso y cuántas horas cuentan como trabajadas. Entrá a RRHH → Asistencia → Plantillas de Turnos y tocá Nuevo turno.
| Field | What to enter |
|---|---|
| Code | A short code of your own. It cannot repeat and cannot be changed later. |
| Name | How the shift is known, for example Morning. |
| Start Time / End Time | The schedule. A new template proposes 09:00 to 17:00. |
| Break (minutes) | Length of the break. It proposes 60. |
| Work Hours | Hours that count as worked. You type it: the system does not work it out from the times and the break. It proposes 7. |
| Campo | Qué cargar |
|---|---|
| Código | Un código corto tuyo. No se puede repetir ni cambiar después. |
| Nombre | Cómo se conoce el turno, por ejemplo Mañana. |
| Hora de Inicio / Hora de Fin | El horario. Una plantilla nueva propone de 09:00 a 17:00. |
| Descanso (minutos) | Duración del descanso. Propone 60. |
| Horas de trabajo | Horas que cuentan como trabajadas. Las escribís vos: el sistema no las calcula a partir del horario y el descanso. Propone 7. |
Use the pencil to change a template and the bin to delete it. Today the templates are a catalog: no screen assigns a shift to an employee or builds a schedule from them.
Con el lápiz cambiás una plantilla y con el tacho la eliminás. Hoy las plantillas son un catálogo: ninguna pantalla asigna un turno a un empleado ni arma un cronograma con ellas.
Overtime rules
Reglas de horas extra
An overtime rule records from how many hours a day or a week the time counts as overtime, and with which multiplier. Go to HR → Attendance → Overtime Rules and press New Rule.
Una regla de horas extra deja asentado a partir de cuántas horas por día o por semana el tiempo cuenta como extra, y con qué multiplicador. Entrá a RRHH → Asistencia → Reglas de Horas Extra y tocá Nueva regla.
| Field | What to enter |
|---|---|
| Code | A short code of your own. It cannot repeat and cannot be changed later. |
| Name | A name that tells the rule apart. |
| Daily Threshold (hours) | Hours a day after which time is overtime. It proposes 8. Leave it empty if the rule is weekly only. |
| Weekly Threshold (hours) | Hours a week after which time is overtime. It proposes 40. |
| Multiplier | How much an overtime hour is worth compared with a normal one. It proposes 1.5. |
| Campo | Qué cargar |
|---|---|
| Código | Un código corto tuyo. No se puede repetir ni cambiar después. |
| Nombre | Un nombre que distinga la regla. |
| Umbral Diario (horas) | Horas por día a partir de las cuales el tiempo es extra. Propone 8. Dejalo vacío si la regla es solo semanal. |
| Umbral Semanal (horas) | Horas por semana a partir de las cuales el tiempo es extra. Propone 40. |
| Multiplicador | Cuánto vale una hora extra respecto de una normal. Propone 1.5. |
Common issues
Problemas habituales
- "Failed to load Attendance Events"
- The list could not be read. Press retry. If it keeps failing, your role cannot open this screen: it needs HR Manager.
- "Failed to log event"
- The event was not saved. Check that the employee, the date and the time are filled in and try again.
- I approved an event and cannot find it
- That is how the screen works: it lists only pending events. There is no list of approved events.
- "Shift template code already exists: …" or "Overtime rule code already exists: …"
- Another record already uses that code. Choose a different one.
- "Failed to create shift" / "Failed to create rule"
- The record was not saved. Check that the code and the name are filled in and that the code is not already in use.
- "Failed to load Attendance Events"
- No se pudo leer la lista. Tocá reintentar. Si sigue fallando, tu rol no puede abrir esta pantalla: hace falta HR Manager.
- "Failed to log event"
- La marca no se guardó. Revisá que el empleado, la fecha y la hora estén cargados y probá de nuevo.
- Aprobé una marca y no la encuentro
- Así funciona la pantalla: lista solo las marcas pendientes. No hay una lista de marcas aprobadas.
- "Shift template code already exists: …" o "Overtime rule code already exists: …"
- Otro registro ya usa ese código. Elegí uno distinto.
- "Failed to create shift" / "Failed to create rule"
- El registro no se guardó. Revisá que el código y el nombre estén cargados y que el código no esté en uso.