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Running a payroll: calculate, review, approve, finalize and post

Correr una nómina: calcular, revisar, aprobar, finalizar y contabilizar

A payroll run covers one period of one cycle. It is calculated once and then moves through review, approval, finalization and posting to Accounting, one step at a time.

Una corrida de nómina cubre un período de un ciclo. Se calcula una vez y después avanza por revisión, aprobación, finalización y pase a Contabilidad, de a un paso por vez.

👤 Who: HR Manager📍 Where: HR → Payroll → Payroll Runs

👤 Quién: HR Manager (responsable de RRHH)📍 Dónde: RRHH → Nómina → Corridas de Nómina

The route of a run

El recorrido de una corrida

Status	How you get there	What it means
Draft	You create the run.	Nothing is calculated yet.
Calculated	Calculate	The lines of every employee exist and the totals are filled in.
Reviewed	Review	Someone checked the figures.
Approved	Approve	A second person authorized the run.
Finalized	Finalize	The run is closed: it can no longer be voided, and a payslip record exists for each employee.
Posted	Post	The journal entry was sent to Accounting.
Exported	Export	Marked as exported. End of the route.
Voided	Void	Discarded before being finalized.

Estado	Cómo se llega	Qué significa
Borrador	Creás la corrida.	Todavía no hay nada calculado.
Calculado	Calculate	Existen las líneas de cada empleado y los totales están cargados.
Reviewed	Review	Alguien revisó las cifras.
Aprobado	Approve	Una segunda persona autorizó la corrida.
Finalizado	Finalize	La corrida está cerrada: ya no se puede anular, y existe un registro de recibo por cada empleado.
Contabilizado	Post	El asiento se mandó a Contabilidad.
Exported	Export	Marcada como exportada. Fin del recorrido.
Anulado	Void	Descartada antes de finalizarse.

The buttons of each step are in English in both languages. Only the button of the next step is shown, so a step cannot be skipped.

Los botones de cada paso están en inglés en los dos idiomas. Solo se muestra el botón del paso siguiente, así que no se puede saltear un paso.

Create the run

Crear la corrida

Press New Payroll Run.
Choose the cycle in Payroll Cycle.
Set the period in Period Start and Period End.
Set the payment day in Pay Date. It cannot be earlier than the end of the period. It is optional, but it becomes the date of the journal entry.
Choose the currency in Currency if you want it shown on the run.
Leave Run Type on Regular for the normal payroll of the period. The other two types are explained below.
Press Create. The run opens in Draft.

Tocá New Payroll Run.
Elegí el ciclo en Ciclo de nómina.
Poné el período en Inicio del período y Fin del período.
Poné el día de pago en Fecha de pago. No puede ser anterior al fin del período. Es opcional, pero pasa a ser la fecha del asiento contable.
Elegí la moneda en Moneda si querés que figure en la corrida.
Dejá Tipo de ejecución en Regular para la nómina normal del período. Los otros dos tipos se explican más abajo.
Tocá Crear. La corrida se abre en Borrador.

ℹ️

A Regular run cannot be created for a cycle and a period that overlap a run of that cycle already finalized, posted or exported.No se puede crear una corrida Regular para un ciclo y un período que se superpongan con una corrida de ese ciclo ya finalizada, contabilizada o exportada.

Calculate

Calcular

Press Calculate. The system takes every employee assigned to the cycle on the first day of the period, builds their lines and fills in Employees, Total Gross, Total Deductions and Total Net at the top.

Tocá Calculate. El sistema toma a cada empleado asignado al ciclo el primer día del período, arma sus líneas y completa Employees, Total Gross, Total Deductions y Total Net arriba.

The Employees tab lists each person with Gross Pay, Deductions, Net Pay and a status:

La pestaña Employees lista a cada persona con Pago Bruto, Deducciones, Pago Neto y un estado:

Status	Meaning	What to do
OK	Calculated without remarks.	Check the amounts.
Warn	The employee has no active contract. The amounts were calculated all the same.	Confirm that the person should be paid. It does not block the run.
Error	The employee has no effective compensation package on the first day of the period. All amounts are zero.	It blocks Finalize. Void the run, make the package effective and run again.

Estado	Qué significa	Qué hacer
OK	Calculado sin observaciones.	Revisá los importes.
Warn	El empleado no tiene un contrato activo. Los importes se calcularon igual.	Confirmá que a la persona le corresponde el pago. No frena la corrida.
Error	El empleado no tiene un paquete de compensación vigente el primer día del período. Todos los importes están en cero.	Frena el Finalize. Anulá la corrida, poné en vigencia el paquete y corré de nuevo.

⚠️

A run is calculated only once. After Calculate there is no button to recalculate. If you correct a concept, an assignment or a package, press Void and create a new run for the same period.Una corrida se calcula una sola vez. Después de Calculate no hay botón para recalcular. Si corregís un concepto, una asignación o un paquete, tocá Void y creá una corrida nueva para el mismo período.

Review the figures

Revisar las cifras

Click an employee in the Employees tab. The page shows their Gross Pay, Total Deductions and Net Pay.
Read the lines under Line Items: the concept, its kind, the Amount and the Basis Value, which is the amount that was assigned to the employee for that concept.
Go back with the arrow and repeat with the rest, or at least with the people whose pay changed since the previous period.
Press Review when the figures are right. The status changes to Reviewed.

Tocá un empleado en la pestaña Employees. La página muestra su Sueldo bruto, Total de deducciones y Sueldo neto.
Leé las líneas en Ítems de línea: el concepto, su tipo, el Monto y el Valor Base, que es el importe que el empleado tenía asignado para ese concepto.
Volvé con la flecha y repetí con el resto, o al menos con las personas a las que les cambió el pago desde el período anterior.
Tocá Review cuando las cifras estén bien. El estado pasa a Reviewed.

Review only records that the review was done: it checks nothing by itself. The lines cannot be edited by hand.

Review solo deja asentado que la revisión se hizo: no controla nada por sí mismo. Las líneas no se pueden editar a mano.

Approve

Aprobar

Press Approve. By default the person who approves has to be different from the person who pressed Calculate; your company can turn that rule off in the HR settings.

Tocá Approve. Por defecto, quien aprueba tiene que ser una persona distinta de la que tocó Calculate; tu empresa puede desactivar esa regla en los ajustes de RRHH.

Finalize

Finalizar

Press Finalize. The run is closed and a payslip record is created for each employee, which the employee sees as a line in My Profile. No payslip document is generated.

Tocá Finalize. La corrida queda cerrada y se crea un registro de recibo por cada empleado, que el empleado ve como una línea en Mi Perfil. No se genera ningún documento de recibo.

⛔

Finalize has no way back. From this point the run cannot be voided or recalculated. A mistake found later is corrected with an Adjustment run.Finalize no tiene vuelta atrás. Desde este punto la corrida no se puede anular ni recalcular. Un error que aparezca después se corrige con una corrida de tipo Ajuste.

Post to Accounting

Contabilizar

Press Post. The run changes to Posted and the system prepares a journal entry in Accounting:

Tocá Post. La corrida pasa a Contabilizado y el sistema prepara un asiento en Contabilidad:

Its date is the Pay Date of the run, or the end of the period if there is no pay date.
Its reference starts with PAY- and its description names the run and the period.
It has one debit line and one credit line, for the same amount, for each line of each employee whose concept has a mapping with both accounts.
Concepts without a mapping, or mapped to an account that no longer exists, are left out without any warning.
If no concept has a mapping, no entry is created at all.

Su fecha es la Fecha de pago de la corrida, o el fin del período si no hay fecha de pago.
Su referencia empieza con PAY- y su descripción nombra la corrida y el período.
Lleva una línea al debe y una al haber, por el mismo importe, por cada línea de cada empleado cuyo concepto tiene un mapeo con las dos cuentas.
Los conceptos sin mapeo, o mapeados a una cuenta que ya no existe, quedan afuera sin ningún aviso.
Si ningún concepto tiene mapeo, directamente no se crea ningún asiento.

⚠️

Check the entry in Accounting after posting. The run shows Posted even if the entry could not be created or came out incomplete. In a standard installation the entry is left as a draft for the accountant to review and post; your installation may be set to post it automatically.Revisá el asiento en Contabilidad después de contabilizar. La corrida muestra Contabilizado aunque el asiento no se haya podido crear o haya salido incompleto. En una instalación estándar el asiento queda en borrador para que lo revise y lo registre el contador; tu instalación puede estar configurada para registrarlo automáticamente.

Export

Exportar

Export marks the run as Exported and closes its route. It does not download a file yet: there is nothing to send to the bank or to another system from this button.

Export marca la corrida como Exported y cierra su recorrido. Todavía no descarga ningún archivo: desde este botón no sale nada para mandar al banco ni a otro sistema.

Void a run

Anular una corrida

While the run is in Draft, Calculated, Reviewed or Approved, Void discards it. The Void Payroll Run window asks for a reason; type it and press Void Run. A voided run stays in the list for the record and cannot be reopened.

Mientras la corrida está en Borrador, Calculado, Reviewed o Aprobado, Void la descarta. La ventana Anular corrida de nómina pide un motivo; escribilo y tocá Anular corrida. Una corrida anulada queda en la lista como constancia y no se puede reabrir.

Adjustment and Off-Cycle runs

Corridas de Ajuste y Fuera de ciclo

Adjustment corrects a period already paid. It needs a Regular run of the same cycle, finalized, whose period overlaps. It recalculates each concept with today's data and keeps only the differences: each line carries the difference as its amount and a note of the form "DELTA: before → after". An employee without differences comes out with zeros.
Off-Cycle is a payment outside the normal calendar. It is calculated like a Regular run, but the system does not check that the period is free.

Ajuste corrige un período ya pagado. Necesita una corrida Regular del mismo ciclo, finalizada, cuyo período se superponga. Recalcula cada concepto con los datos de hoy y se queda solo con las diferencias: cada línea lleva la diferencia como importe y una nota de la forma "DELTA: antes → después". Un empleado sin diferencias sale en cero.
Fuera de ciclo es un pago fuera del calendario normal. Se calcula como una corrida Regular, pero el sistema no controla que el período esté libre.

Who did what

Quién hizo qué

The Audit tab of the run lists every step with the previous status, the new status, who did it and when. Use it to answer who calculated, who approved and who voided.

La pestaña Audit de la corrida lista cada paso con el estado anterior, el estado nuevo, quién lo hizo y cuándo. Usala para saber quién calculó, quién aprobó y quién anuló.

Common issues

Problemas habituales

"Period end must be after period start": The end date is earlier than the start date. Correct the dates.
"Pay date must be on or after period end": The pay date is before the end of the period. Move it, or leave it empty.
"Overlapping finalized payroll run exists for this cycle and period": That period, or part of it, is already paid for that cycle. Change the dates, or use an Adjustment run if you are correcting it.
The run was calculated with 0 employees: No employee is assigned to that cycle on the first day of the period. See Setting up payroll.
"Payroll run cannot be approved by the same user who calculated it": Another person with the HR Manager role has to approve.
"Cannot finalize: some employees have ERROR status": At least one employee has no effective compensation package. Void the run, fix the package and run again.
"No finalized REGULAR run found for this cycle and period": An Adjustment run needs a finalized Regular run for the same cycle and period. Check the cycle and the dates.
"Only pre-finalized runs (DRAFT, CALCULATED, REVIEWED, APPROVED) can be voided": The run is already finalized. Correct it with an Adjustment run.
"Failed to calculate payroll run" (or review, approve, finalize, post): The step was not done. A second message normally says why; the causes are the ones listed above.
The run is Posted but there is no entry in Accounting: No concept of the run has a mapping with both accounts, or the accounts were not found. Complete the mappings for the next run and load this entry by hand in Accounting.

"Period end must be after period start": La fecha de fin es anterior a la de inicio. Corregí las fechas.
"Pay date must be on or after period end": La fecha de pago es anterior al fin del período. Movela, o dejala vacía.
"Overlapping finalized payroll run exists for this cycle and period": Ese período, o una parte, ya está pagado para ese ciclo. Cambiá las fechas, o usá una corrida de Ajuste si lo estás corrigiendo.
La corrida se calculó con 0 empleados: No hay ningún empleado asignado a ese ciclo el primer día del período. Ver Preparar la nómina.
"Payroll run cannot be approved by the same user who calculated it": Tiene que aprobar otra persona con el rol HR Manager.
"Cannot finalize: some employees have ERROR status": Al menos un empleado no tiene un paquete de compensación vigente. Anulá la corrida, corregí el paquete y corré de nuevo.
"No finalized REGULAR run found for this cycle and period": Una corrida de Ajuste necesita una corrida Regular finalizada del mismo ciclo y período. Revisá el ciclo y las fechas.
"Only pre-finalized runs (DRAFT, CALCULATED, REVIEWED, APPROVED) can be voided": La corrida ya está finalizada. Corregila con una corrida de Ajuste.
"Failed to calculate payroll run" (o review, approve, finalize, post): El paso no se hizo. Un segundo mensaje normalmente dice por qué; las causas son las de arriba.
La corrida está Contabilizada pero no hay asiento en Contabilidad: Ningún concepto de la corrida tiene un mapeo con las dos cuentas, o las cuentas no se encontraron. Completá los mapeos para la próxima corrida y cargá este asiento a mano en Contabilidad.