Leave balances
Saldos de ausencia
The balance is the number of hours an employee has available under a policy. It goes down when a request is approved and changes when HR adjusts it; it does not grow by itself.
El saldo es la cantidad de horas que un empleado tiene disponibles por una política. Baja cuando se aprueba una solicitud y cambia cuando RRHH lo ajusta; no crece solo.
Read the balances
Leer los saldos
The screen lists one row per employee and policy, with the hours in Balance (hours) and the date of the figure in As Of. A negative balance is shown in red. Use Employee above the table to see one person only.
La pantalla lista una fila por empleado y política, con las horas en Saldo (horas) y la fecha del dato en A partir de. Un saldo negativo se ve en rojo. Usá Empleado arriba de la tabla para ver a una sola persona.
What moves a balance
Qué mueve un saldo
| Event | Effect |
|---|---|
| Enrolment in a policy | Creates the balance with the starting hours you typed. |
| Approval of a leave request | Subtracts the hours of the request. |
| Manual adjustment | Adds or subtracts the hours you indicate. |
| Rejecting, withdrawing or cancelling a request | Nothing: those requests never touched the balance. |
| A new month or a new year | Nothing: there is no automatic accrual and no carry-over. |
| Hecho | Efecto |
|---|---|
| Inscripción en una política | Crea el saldo con las horas iniciales que escribiste. |
| Aprobación de una solicitud de ausencia | Resta las horas de la solicitud. |
| Ajuste manual | Suma o resta las horas que indiques. |
| Rechazar, retirar o cancelar una solicitud | Nada: esas solicitudes nunca tocaron el saldo. |
| Un mes nuevo o un año nuevo | Nada: no hay devengo automático ni traslado de saldo. |
Adjust a balance
Ajustar un saldo
Use an adjustment to credit the hours of a new period, to correct a mistake or to return hours of an approved leave that was not taken.
Usá un ajuste para acreditar las horas de un período nuevo, corregir un error o devolver horas de una ausencia aprobada que no se tomó.
- Press Adjust Balance at the top, or the sliders icon at the end of a row to start with that employee and policy already chosen.
- Choose the employee and the policy in Employee and Leave Policy.
- Type the hours in Hours Delta: a positive number adds, a negative one subtracts. It accepts halves. Zero is not accepted.
- Explain why in Reason. It is required.
- Press Apply Adjustment. The window shows Adjustment Applied with the Balance Before and the Balance After. Close it to return to the list.
- Tocá Ajustar saldo arriba, o el ícono de controles al final de una fila para arrancar con ese empleado y esa política ya elegidos.
- Elegí el empleado y la política en Empleado y Política de licencias.
- Escribí las horas en Diferencia de horas: un número positivo suma, uno negativo resta. Acepta medias horas. No acepta cero.
- Explicá el motivo en Razón. Es obligatorio.
- Tocá Apply Adjustment. La ventana muestra Ajuste aplicado con el Saldo anterior y el Saldo posterior. Cerrala para volver a la lista.
Crediting the hours of each period
Acreditar las horas de cada período
Because nothing accrues automatically, agree on a routine: for example, on the first working day of each month HR adds to every enrolled employee the hours that correspond under the policy, with a reason such as "Accrual for March". At year end, do the same for what is carried over or lost.
Como nada se devenga automáticamente, acordá una rutina: por ejemplo, el primer día hábil de cada mes RRHH le suma a cada empleado inscripto las horas que le corresponden por la política, con un motivo como «Devengo de marzo». A fin de año, hacé lo mismo con lo que se traslada o se pierde.
Comp-Off and Encash
Franco compensatorio y Liquidar
The Comp-Off and Encash buttons open forms to credit hours for a worked day off and to pay out unused hours. They are not usable yet: both need a policy with that option turned on, and the policy form has no such option, so their Leave Policy list comes up empty. Use Adjust Balance instead.
Los botones Franco compensatorio y Liquidar abren formularios para acreditar horas por un franco trabajado y para pagar horas no usadas. Todavía no se pueden usar: los dos necesitan una política con esa opción activada, y el formulario de políticas no la tiene, así que su lista Política de licencias aparece vacía. Usá Ajustar saldo en su lugar.
Common issues
Problemas habituales
- "Leave balance not found. Employee must be enrolled in the policy first."
- The employee has no balance for that policy. Enrol them from the policy, in the Enrolled Employees tab, and adjust afterwards.
- "Failed to apply adjustment"
- The adjustment was not saved. Check that the employee, the policy, the hours and the reason are all filled in.
- The list is empty
- No employee is enrolled in a policy yet, or the employee you filtered by is not. See Leave types and policies.
- The balance did not come back after cancelling a request
- A cancelled draft never subtracted anything. An approved request cannot be cancelled: return the hours with an adjustment.
- "Leave balance not found. Employee must be enrolled in the policy first."
- El empleado no tiene saldo para esa política. Inscribilo desde la política, en la pestaña Enrolled Employees, y ajustá después.
- "Failed to apply adjustment"
- El ajuste no se guardó. Revisá que el empleado, la política, las horas y el motivo estén todos cargados.
- La lista está vacía
- Todavía no hay ningún empleado inscripto en una política, o el empleado por el que filtraste no lo está. Ver Tipos y políticas de ausencia.
- El saldo no volvió después de cancelar una solicitud
- Un borrador cancelado nunca restó nada. Una solicitud aprobada no se puede cancelar: devolvé las horas con un ajuste.