Leave types and policies
Tipos y políticas de ausencia
A leave type says what kind of absence it is; a policy says under which conditions a group of employees takes it. An employee can only request leave under a policy they are enrolled in.
Un tipo de ausencia dice qué clase de ausencia es; una política dice en qué condiciones la toma un grupo de empleados. Un empleado solo puede pedir una ausencia por una política en la que está inscripto.
How the pieces fit
Cómo encajan las piezas
- Leave type: the category, for example annual leave, sick leave or study leave.
- Leave policy: one set of conditions for a type. You can have several policies for the same type, for example one for staff and one for managers.
- Enrolment: the link between an employee and a policy. It creates the employee's balance for that policy.
- Tipo de ausencia: la categoría, por ejemplo vacaciones, enfermedad o estudio.
- Política de ausencia: un conjunto de condiciones para un tipo. Podés tener varias políticas para el mismo tipo, por ejemplo una para el personal y otra para gerentes.
- Inscripción: el vínculo entre un empleado y una política. Crea el saldo del empleado para esa política.
Create a leave type
Crear un tipo de ausencia
- Open HR → Configuration → Leave Types and press Add Leave Type.
- Type a code and a name. The code cannot be changed later.
- Describe it in Description if the name is not enough.
- Choose the unit in Unit: Days or Hours. It is a label: balances and requests are always kept in hours.
- Tick Paid leave if the absence is paid. It is informative: payroll does not read it.
- Leave Requires attachment unticked (see the warning below) and press Create.
- Entrá a RRHH → Configuración → Tipos de Ausencia y tocá Agregar tipo de licencia.
- Escribí un código y un nombre. El código no se puede cambiar después.
- Describilo en Descripción si el nombre no alcanza.
- Elegí la unidad en Unidad: Días u Horas. Es una etiqueta: los saldos y las solicitudes se llevan siempre en horas.
- Tildá Licencia paga si la ausencia se paga. Es informativo: la nómina no lo lee.
- Dejá Requiere adjunto sin tildar (ver el aviso de abajo) y tocá Crear.
In the list, the pencil edits a type and the eye icon deactivates or reactivates it. A type cannot be deleted.
En la lista, el lápiz edita un tipo y el ícono del ojo lo desactiva o lo reactiva. Un tipo no se puede eliminar.
Create a policy
Crear una política
Go to HR → Configuration → Leave Policies and press Add Policy. Fill in Code, Name and Leave Type; the code and the type cannot be changed later.
Entrá a RRHH → Configuración → Políticas de Ausencia y tocá Agregar política. Completá Código, Nombre y Tipo de licencia; el código y el tipo no se pueden cambiar después.
The form has more options than the system enforces today. This table says what each one really does.
El formulario tiene más opciones que las que el sistema hace cumplir hoy. Esta tabla dice qué hace de verdad cada una.
| Option | What it does today |
|---|---|
| Allow negative balance | Enforced. If it is unticked, a request cannot be approved when the balance does not cover it. If it is ticked, the balance may go below zero. |
| Waiting Days | Recorded and shown in the list. Not checked when a request is made. |
| Approval Steps | Recorded. Every request is approved in a single step, whatever number you type. |
| Max Balance (hours) | Recorded. The balance is not capped. |
| Carry-over enabled / Max Carry-Over (hours) | Recorded. Nothing is carried over or cut at year end. |
| Accrual enabled / Accrual Frequency / Prorate on hire | Recorded. No hours are added automatically. |
| Opción | Qué hace hoy |
|---|---|
| Permitir saldo negativo | Se cumple. Si está sin tildar, una solicitud no se puede aprobar cuando el saldo no alcanza. Si está tildada, el saldo puede quedar por debajo de cero. |
| Días de espera | Queda asentado y se ve en la lista. No se controla al hacer una solicitud. |
| Pasos de aprobación | Queda asentado. Toda solicitud se aprueba en un solo paso, sea cual sea el número que escribas. |
| Saldo máximo (horas) | Queda asentado. El saldo no tiene tope. |
| Arrastre de saldo habilitado / Máximo a trasladar (horas) | Queda asentado. A fin de año no se traslada ni se recorta nada. |
| Devengo habilitado / Frecuencia de devengo / Prorratear al ingreso | Queda asentado. No se suman horas automáticamente. |
Click a policy in the list to open it. The page has three tabs: Info with the configuration, Accrual Rules and Enrolled Employees.
Tocá una política de la lista para abrirla. La página tiene tres pestañas: Info con la configuración, Accrual Rules (reglas de devengo) y Enrolled Employees (empleados inscriptos).
Enrol an employee
Inscribir a un empleado
- Open the policy and go to the Enrolled Employees tab.
- Press Enroll Employee.
- Choose the employee and the date in Effective From. It comes with today.
- Type the starting balance in Initial Balance (hours): the hours the employee has available on that date. Leave it empty to start at zero.
- Press Enroll. The message "Employee enrolled" appears, and the employee shows up in Leave Balances with that balance.
- Abrí la política y andá a la pestaña Enrolled Employees.
- Tocá Enroll Employee.
- Elegí el empleado y la fecha en Vigente desde. Viene con el día de hoy.
- Escribí el saldo inicial en Initial Balance (hours): las horas que el empleado tiene disponibles a esa fecha. Dejalo vacío para arrancar en cero.
- Tocá Inscribir. Aparece el mensaje "Employee enrolled" y el empleado pasa a figurar en Saldos de Ausencias con ese saldo.
The starting balance is taken only the first time. If the employee already had a balance for the policy, the new figure is ignored: correct the balance with an adjustment. This screen has no way to end an enrolment.
El saldo inicial se toma solo la primera vez. Si el empleado ya tenía un saldo para la política, la cifra nueva se ignora: corregí el saldo con un ajuste. Esta pantalla no tiene cómo dar de baja una inscripción.
Accrual rules
Reglas de devengo
In the Accrual Rules tab, Add Rule records how many hours correspond per period according to seniority: Min Tenure (months), Max Tenure (months) and Hours per Period. Two rules of the same policy cannot cover the same range of months.
En la pestaña Accrual Rules, Add Rule deja asentado cuántas horas corresponden por período según la antigüedad: Antigüedad mínima (meses), Antigüedad máxima (meses) y Horas por período. Dos reglas de la misma política no pueden cubrir el mismo rango de meses.
Common issues
Problemas habituales
- "Failed to save leave type" / "Failed to save policy"
- The record was not saved. The usual cause is a code that is already in use: choose another.
- "Employee already has an overlapping assignment for this policy"
- The employee is already enrolled in this policy. There is nothing to do: check their balance in Leave Balances.
- "Accrual rule tenure range overlaps with existing rule"
- The months of the new rule overlap another rule of the same policy. Change the minimum or the maximum.
- A request is refused although the employee exists
- The request form lists all employees, but it rejects the ones not enrolled in the chosen policy, or enrolled from a future date.
- "Failed to save leave type" / "Failed to save policy"
- El registro no se guardó. La causa habitual es un código que ya está en uso: elegí otro.
- "Employee already has an overlapping assignment for this policy"
- El empleado ya está inscripto en esta política. No hay nada que hacer: revisá su saldo en Saldos de Ausencias.
- "Accrual rule tenure range overlaps with existing rule"
- Los meses de la regla nueva se pisan con otra regla de la misma política. Cambiá el mínimo o el máximo.
- Una solicitud se rechaza aunque el empleado existe
- El formulario de solicitud lista a todos los empleados, pero rechaza a los que no están inscriptos en la política elegida, o lo están desde una fecha futura.