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Receiving goods

Recibir mercadería

A goods receipt records what a supplier delivered, line by line. When you confirm it, the stock enters the warehouse and the putaway tasks are created.

Una recepción de mercadería registra lo que entregó un proveedor, línea por línea. Al confirmarla, el stock entra al depósito y se crean las tareas de guardado.

👤 Who: Warehouse Manager📍 Where: Inventory → Inbound → Goods Receipts

👤 Quién: Warehouse Manager📍 Dónde: Inventario → Entrada → Recepciones de Mercancía

Create the receipt

Crear la recepción

Press New Receipt. A form opens above the list.
To receive against a purchase order, search it in PO Reference (optional) by its number and pick it. The warehouse and the supplier are taken from the order. Only orders that are approved or sent can be received, although the list shows all of them.
Choose the Warehouse if it is still empty. It has to be the warehouse of the purchase order.
Fill in External Reference (optional) with the number of the delivery note, and Notes (optional). Leave Supplier (optional) empty when you picked a purchase order.
Press Create Receipt. The receipt is created as a draft with its own number, such as GR-000001.

Tocá Nueva recepción. Se abre un formulario arriba de la lista.
Para recibir contra una orden de compra, buscala en Referencia de OC (opcional) por su número y elegila. El depósito y el proveedor se toman de la orden. Solo se pueden recibir órdenes aprobadas o enviadas, aunque la lista las muestra todas.
Elegí el Depósito si sigue vacío. Tiene que ser el depósito de la orden de compra.
Completá Referencia externa (opcional) con el número del remito, y Notas (opcional). Dejá Proveedor (opcional) vacío cuando elegiste una orden de compra.
Tocá Crear recepción. La recepción se crea en borrador con su propio número, como GR-000001.

A receipt created from a purchase order already has one line per product still to be received, with the outstanding quantity as Expected and zero as Received. A receipt without a purchase order starts empty.

Una recepción creada desde una orden de compra ya trae una línea por cada producto que falta recibir, con lo pendiente como Esperado y cero como Recibido. Una recepción sin orden de compra arranca vacía.

⚠️

If the purchase order was already received in full, the receipt is created empty and without any warning. Check the order before adding lines by hand.Si la orden de compra ya se recibió completa, la recepción se crea vacía y sin ningún aviso. Revisá la orden antes de agregar líneas a mano.

Record what arrived

Cargar lo que llegó

Open the receipt by clicking its number and go to the Lines tab.
Type what you counted in the Received box of each line, and what you are sending back in Rejected. Each box is saved when you leave it.
Use the pencil (Edit line) to set the Location where the goods are left, the Lot, the Unit cost and the Currency.
For a product that is not on the receipt, press Add Line: search the product, type Expected Qty and Received Qty, and add it. The product and the expected quantity cannot be changed afterwards; to fix them, remove the line with the bin and add it again.

Abrí la recepción haciendo clic en su número y andá a la pestaña Líneas.
Escribí lo que contaste en el casillero Recibido de cada línea, y lo que devolvés en Rechazado. Cada casillero se guarda al salir de él.
Usá el lápiz (Editar línea) para cargar la Ubicación donde se deja la mercadería, el Lote, el Costo unitario y la Moneda.
Para un producto que no está en la recepción, tocá Agregar línea: buscá el producto, escribí Cant. esperada y Cant. recibida, y agregala. El producto y la cantidad esperada no se pueden cambiar después; para corregirlos, quitá la línea con el tacho y agregala de nuevo.

A line without a location goes to the receiving location of the warehouse: the first active receivable location, starting with the receiving zone.
You can receive less or more than expected: the system does not block it. Lines with zero received are simply skipped.
Rejected is only a note on the line. It does not enter stock and does not create any document.
For a product that carries lots, the lot is required and must already exist: create it first in Lots & Batches.
A product that carries serial numbers needs one serial per unit before the receipt can be confirmed. This screen has no place to enter them: capture them on the handheld (see Receiving goods in the Kubrik WMS Mobile guide).

Una línea sin ubicación va a la ubicación de recepción del depósito: la primera ubicación activa y recepcionable, empezando por la zona de recepción.
Podés recibir menos o más de lo esperado: el sistema no lo bloquea. Las líneas con cero recibido simplemente se saltean.
Rechazado es solo una anotación en la línea. No entra al stock y no genera ningún documento.
Para un producto que lleva lotes, el lote es obligatorio y tiene que existir: crealo antes en Lotes y Partidas.
Un producto que lleva números de serie necesita una serie por unidad antes de poder confirmar la recepción. Esta pantalla no tiene dónde cargarlas: capturalas en la terminal (mirá Recepción de mercancía en la guía de Kubrik WMS Mobile).

Confirm the receipt

Confirmar la recepción

Press Confirm Receipt on the receipt page, or choose it in the row menu of the list. It acts at once, without asking, and it cannot be undone.

Tocá Confirmar recepción en la página de la recepción, o elegila en el menú de la fila de la lista. Actúa en el momento, sin preguntar, y no se puede deshacer.

The received quantity of each line enters the stock of its location, with the unit cost of the line.
A Receipt movement is written for each line, with the number of the goods receipt as reference.
One putaway task is created for each line with units received.
The receipt becomes read-only.

La cantidad recibida de cada línea entra al stock de su ubicación, con el costo unitario de la línea.
Se escribe un movimiento Recepción por cada línea, con el número de la recepción como referencia.
Se crea una tarea de guardado por cada línea con unidades recibidas.
La recepción queda de solo lectura.

⛔

Check quantities, locations and lots before confirming. A confirmed receipt cannot be reopened or cancelled. A mistake is corrected afterwards with a stock adjustment.Revisá cantidades, ubicaciones y lotes antes de confirmar. Una recepción confirmada no se puede reabrir ni cancelar. Un error se corrige después con un ajuste de stock.

Statuses of a goods receipt

Estados de una recepción

Status	Meaning	What it allows
Draft	Being loaded. Nothing entered stock yet.	Add, edit and remove lines; confirm; cancel.
Confirmed	The stock entered the warehouse.	Only reading and printing its label.
Cancelled	Discarded before confirming. Nothing entered stock.	Only reading.

Estado	Qué significa	Qué permite
Borrador	Se está cargando. Todavía no entró nada al stock.	Agregar, editar y quitar líneas; confirmar; cancelar.
Confirmada	El stock entró al depósito.	Solo leerla e imprimir su etiqueta.
Cancelada	Descartada antes de confirmar. No entró nada al stock.	Solo leerla.

The filter and the cards also show Pending. No receipt takes that status today, so it stays at zero. To discard a draft use Cancel Receipt (row menu) or Cancel on the receipt page, and confirm.

El filtro y las tarjetas también muestran Pendiente. Hoy ninguna recepción toma ese estado, así que queda en cero. Para descartar un borrador usá Cancelar recepción (menú de la fila) o Cancelar en la página de la recepción, y confirmá.

Quick receipt without a document

Recepción rápida sin documento

To enter stock without a goods receipt (an opening balance, a found pallet), use Receive in Inventory.

Para ingresar stock sin una recepción (un saldo inicial, un pallet encontrado), usá Recibir en Inventario.

Press Receive at the top of Inventory, or Receive Stock in the menu of a row.
Choose Warehouse, SKU, Zone and Location, and the Lot if the product has lots.
Type the Quantity and, if you know it, the Unit Cost. The cost you type replaces the cost stored for that product in that location.
Fill in the reference if it helps to find the entry later: Reference Type and Reference Number.
Press Receive. The stock enters at once and no putaway task is created.

Tocá Recibir arriba en Inventario, o Recibir Stock en el menú de una fila.
Elegí Almacén, SKU, Zona y Ubicación, y el Lote si el producto lleva lotes.
Escribí la Cantidad y, si lo sabés, el Costo unitario. El costo que escribas reemplaza el costo guardado para ese producto en esa ubicación.
Completá la referencia si te sirve para encontrar el ingreso después: Tipo de referencia y Número de referencia.
Tocá Recibir. El stock entra en el momento y no se crea tarea de guardado.

ℹ️

Link a Purchase Order in this form only leaves the order number as a reference. It does not count as receiving the order: for that, use a goods receipt. Products with serial numbers cannot be entered with this form, and what you write in Notes is not saved.Vincular una orden de compra en este formulario solo deja el número de la orden como referencia. No cuenta como recepción de la orden: para eso, usá una recepción de mercadería. Los productos con números de serie no se pueden ingresar con este formulario, y lo que escribas en Notas no se guarda.

Advance shipment notices (ASN)

Avisos de envío anticipado (ASN)

Inventory → Inbound → ASN records that a supplier announced a delivery: warehouse, purchase order, expected date, carrier and tracking number. With a purchase order chosen, Create from PO loads one line per product still to be received. Send ASN marks a draft as sent and Cancel cancels it at once, without asking. Lines cannot be added or changed on this screen, and receiving is done with a goods receipt.

Inventario → Entrada → ASN registra que un proveedor anunció una entrega: depósito, orden de compra, fecha esperada, transportista y número de seguimiento. Con una orden de compra elegida, Crear desde OC carga una línea por cada producto que falta recibir. Enviar ASN marca un borrador como enviado y Cancelar lo cancela en el momento, sin preguntar. En esta pantalla no se pueden agregar ni cambiar líneas, y la recepción se hace con una recepción de mercadería.

Common issues

Problemas habituales

"PO … is not receivable in status …": The purchase order is not approved or sent yet, or it is already closed. Ask Purchasing.
"PO … belongs to a different warehouse": Choose the warehouse of the purchase order.
"Cannot confirm a receipt with no lines": Add at least one line.
"At least one line must have received quantity > 0": Type what arrived in Received on at least one line.
"Warehouse has no active receivable location to post the receipt into": The warehouse has no location that can receive. Add one, or set the location on each line. See Setting up a warehouse.
"SKU is lot-tracked; a lot is required to receive it": Edit the line and choose the lot. If the list is empty, create the lot first.
"Captured serial count (…) does not match received quantity (…)": The line is of a product with serial numbers and its serials were not captured. Capture them on the handheld and confirm again.
"Cannot cancel a confirmed receipt. Reverse the inventory movements instead.": A confirmed receipt cannot be cancelled. Correct the stock with an adjustment.
"Warehouse is inactive and cannot accept new inbound work": Activate the warehouse before receiving in it.
The Supplier column shows a long code: The list shows the internal identifier of the supplier. Open the purchase order to see its name.

«PO … is not receivable in status …»: La orden de compra todavía no está aprobada ni enviada, o ya está cerrada. Consultá con Compras.
«PO … belongs to a different warehouse»: Elegí el depósito de la orden de compra.
«Cannot confirm a receipt with no lines»: Agregá al menos una línea.
«At least one line must have received quantity > 0»: Escribí lo que llegó en Recibido en al menos una línea.
«Warehouse has no active receivable location to post the receipt into»: El depósito no tiene ninguna ubicación que pueda recibir. Agregá una, o cargá la ubicación en cada línea. Mirá Armar un depósito.
«SKU is lot-tracked; a lot is required to receive it»: Editá la línea y elegí el lote. Si la lista está vacía, creá primero el lote.
«Captured serial count (…) does not match received quantity (…)»: La línea es de un producto con números de serie y no se capturaron sus series. Capturalas en la terminal y confirmá de nuevo.
«Cannot cancel a confirmed receipt. Reverse the inventory movements instead.»: Una recepción confirmada no se puede cancelar. Corregí el stock con un ajuste.
«Warehouse is inactive and cannot accept new inbound work»: Activá el depósito antes de recibir en él.
La columna Proveedor muestra un código largo: La lista muestra el identificador interno del proveedor. Abrí la orden de compra para ver su nombre.