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How inventory is organised
Cómo se organiza el inventario
The Inventory module keeps your stock by warehouse, zone and location. This chapter explains that structure, what each quantity means, what the module home shows and who can do what.
El módulo Inventario lleva tu stock por depósito, zona y ubicación. Este capítulo explica esa estructura, qué significa cada cantidad, qué muestra el inicio del módulo y quién puede hacer cada cosa.
Warehouse, zone, location
Depósito, zona, ubicación
Stock always sits in a location. Locations are grouped in zones, and zones belong to a warehouse.
El stock siempre está en una ubicación. Las ubicaciones se agrupan en zonas, y las zonas pertenecen a un depósito.
| Level | What it is | Example |
|---|---|---|
| Warehouse | A place where your company keeps stock: your own building, a store, a logistics provider. One warehouse is the default one. | Central warehouse |
| Zone | An area of the warehouse with one purpose: receiving, storage, picking, shipping. | Receiving |
| Location | The exact spot where goods are left: a dock, a rack position, a bin, a floor area. It can have a barcode. | A-01-03 |
| Nivel | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|
| Depósito | Un lugar donde tu empresa guarda stock: un edificio propio, un local, un operador logístico. Uno de los depósitos es el predeterminado. | Depósito central |
| Zona | Un sector del depósito con una función: recepción, almacenamiento, preparación, despacho. | Recepción |
| Ubicación | El lugar exacto donde se deja la mercadería: un muelle, una posición de estantería, un casillero, un sector del piso. Puede tener código de barras. | A-01-03 |
The system keeps one stock figure for each combination of location, product (SKU) and lot. The same product in two locations, or in two lots, appears as two rows.
El sistema lleva una cifra de stock por cada combinación de ubicación, producto (SKU) y lote. El mismo producto en dos ubicaciones, o en dos lotes, aparece como dos filas.
On hand, reserved, available
En existencia, reservado, disponible
| Quantity | Meaning |
|---|---|
| On Hand | Units physically in the location. |
| Reserved | Units already promised to a document (for example a sales order) that have not left yet. |
| Damaged | Units that are still in the location but were marked as damaged. They count as on hand, not as available. |
| In transit | Units on their way to the location. When there are any, a small plane icon appears next to On Hand. |
| Available | What you can still use: on hand, minus reserved, minus damaged, plus in transit. |
| Cantidad | Qué significa |
|---|---|
| En existencia | Unidades que están físicamente en la ubicación. |
| Reservado | Unidades ya comprometidas con un documento (por ejemplo un pedido de venta) que todavía no salieron. |
| Dañado | Unidades que siguen en la ubicación pero se marcaron como dañadas. Cuentan como existencia, no como disponible. |
| En tránsito | Unidades en camino hacia la ubicación. Cuando hay, aparece un ícono de avión al lado de En existencia. |
| Disponible | Lo que todavía podés usar: existencia, menos reservado, menos dañado, más en tránsito. |
ℹ️
Manual operations never leave stock below zero. A decrease or a transfer larger than what the location has is refused.Las operaciones manuales nunca dejan el stock por debajo de cero. Una baja o una transferencia mayor a lo que tiene la ubicación se rechaza.
The usual route
El recorrido habitual
- Set up. Create the warehouse with its zones and locations. See Setting up a warehouse.
- Receive. Record what arrives in a goods receipt and confirm it: the stock enters the receiving location. See Receiving goods.
- Put away. Move the goods from the receiving location to their storage location. See Putaway.
- Look up and correct. Check stock, move it between locations and adjust differences. See Looking up stock, Transfers and Stock adjustments.
- Pick and pack. Take the goods out for an order. See Picking, packing and shipping.
- Control. Count, follow lots and serial numbers, and watch reorder levels. See Cycle counts, Lots, serials and expiry and Reorder alerts and replenishment.
- Armar. Creá el depósito con sus zonas y ubicaciones. Mirá Armar un depósito.
- Recibir. Cargá lo que llega en una recepción y confirmala: el stock entra en la ubicación de recepción. Mirá Recibir mercadería.
- Guardar. Llevá la mercadería de la ubicación de recepción a su ubicación de almacenamiento. Mirá Guardado.
- Consultar y corregir. Revisá el stock, movelo entre ubicaciones y ajustá diferencias. Mirá Consultar stock, Transferencias y Ajustes de stock.
- Preparar y embalar. Sacá la mercadería para un pedido. Mirá Preparación, embalaje y despacho.
- Controlar. Contá, seguí lotes y números de serie, y vigilá los niveles de reposición. Mirá Conteos cíclicos, Lotes, series y vencimientos y Alertas de reposición y reabastecimiento.
💡
Floor work (scanning, putaway, picking, counting) is normally done on the handheld with Kubrik WMS Mobile. This manual covers the back-office screens.El trabajo de piso (escanear, guardar, preparar, contar) se hace normalmente en la terminal con Kubrik WMS Mobile. Este manual cubre las pantallas del back-office.
The module home
El inicio del módulo
Opening Inventory shows the page Inventory & Warehouse with a summary of the whole company.
Al entrar a Inventario se abre la página Inventario y Depósito con un resumen de toda la empresa.
| Card | What it counts |
|---|---|
| Warehouses | Your warehouses, with the total number of locations below. |
| SKUs in Stock | Different products with units on hand. Below, the total units on hand. |
| Pending Receipts | Goods receipts that are still drafts. |
| Open Pick Lists | Pick lists that are neither completed nor cancelled. |
| Open Alerts | Reorder alerts that are open or acknowledged. |
| Cycle Counts | Counts that are neither completed nor cancelled. |
| Tarjeta | Qué cuenta |
|---|---|
| Almacenes | Tus depósitos, con el total de ubicaciones debajo. |
| SKU en Stock | Productos distintos con unidades en existencia. Debajo, el total de unidades en existencia. |
| Recepciones Pendientes | Recepciones de mercadería que siguen en borrador. |
| Listas de preparación abiertas | Listas de preparación que no están completadas ni canceladas. |
| Alertas Abiertas | Alertas de reposición abiertas o reconocidas. |
| Conteos Cíclicos | Conteos que no están completados ni cancelados. |
- A banner at the top appears only when there is something to attend to: reorder alerts, pending replenishment tasks or open counts. Click it to go to the list.
- The quick actions (Receive, Transfer, Cycle Count, Adjust Stock, Lots, Analytics) are shortcuts: they take you to the screen where the task is done.
- Warehouse Utilization shows, for each warehouse, how many of its locations hold stock. The bar is green below half, amber from half, and red from eighty percent.
- Movement Volume compares receipts, shipments, transfers and adjustments of the last 30 days. A transfer counts twice, once for the way out and once for the way in.
- Below, one card per screen, grouped as in the side menu. The Shipments card is greyed out: shipments are not handled in this module yet.
- Arriba aparece un aviso solo cuando hay algo para atender: alertas de reposición, tareas de reabastecimiento pendientes o conteos abiertos. Hacé clic para ir a la lista.
- Las acciones rápidas (Recibir, Transferir, Conteo Cíclico, Ajustar Stock, Lotes, Analítica) son atajos: te llevan a la pantalla donde se hace la tarea.
- Utilización de Almacenes muestra, para cada depósito, cuántas de sus ubicaciones tienen stock. La barra es verde por debajo de la mitad, ámbar desde la mitad y roja desde el ochenta por ciento.
- Volumen de Movimientos compara recepciones, envíos, transferencias y ajustes de los últimos 30 días. Una transferencia cuenta dos veces, una por la salida y otra por la entrada.
- Debajo, una tarjeta por pantalla, agrupadas como en el menú lateral. La tarjeta Envíos está en gris: los envíos todavía no se manejan en este módulo.
Who can do what
Quién puede hacer qué
| Role | What it allows |
|---|---|
| Warehouse Manager | Everything in this manual: view and change warehouses, stock, receipts, putaway, picking, counts, reorder, policies and reports. |
| Warehouse Viewer | Open every screen and read. Any button that changes something fails. |
| Company administrator | The same as Warehouse Manager. |
| Rol | Qué permite |
|---|---|
| Warehouse Manager | Todo lo de este manual: ver y cambiar depósitos, stock, recepciones, guardado, preparación, conteos, reposición, políticas y reportes. |
| Warehouse Viewer | Abrir todas las pantallas y leer. Cualquier botón que cambie algo falla. |
| Administrador de la empresa | Lo mismo que Warehouse Manager. |
ℹ️
The screens show every button to everyone. If your role does not allow an action, you find out when you press it: the action fails with a notice. Ask your administrator for the Warehouse Manager role.Las pantallas le muestran todos los botones a todos. Si tu rol no permite una acción, te enterás al tocarla: la acción falla con un aviso. Pedile a tu administrador el rol Warehouse Manager.
ℹ️
When an action fails you may see two notices at once: a short one from the screen and one with the reason given by the system. The reason is always in English.Cuando una acción falla podés ver dos avisos a la vez: uno corto de la pantalla y otro con el motivo que da el sistema. El motivo está siempre en inglés.
Screens that depend on your edition
Pantallas que dependen de tu edición
Goods receipts, putaway, picking and packing, transfer orders, cycle counts, replenishment and policies belong to the Professional and Enterprise editions. Valuation belongs to Enterprise. The rest of the module is in every edition.
Recepciones de mercadería, guardado, preparación y embalaje, órdenes de transferencia, conteos cíclicos, reabastecimiento y políticas son de las ediciones Professional y Enterprise. Valoración es de Enterprise. El resto del módulo está en todas las ediciones.
⚠️
If you click one of those entries and land on the main dashboard without any message, the screen is not enabled for your company.Si hacés clic en una de esas entradas y caés en el panel principal sin ningún mensaje, la pantalla no está habilitada para tu empresa.
Policies: settings that change how inventory behaves
Políticas: ajustes que cambian cómo se comporta el inventario
Inventory → Configuration → Policies opens WMS Policy Configuration, a list of settings written as a key and a value. Three keys have an effect today:
Inventario → Configuración → Políticas abre Configuración de Políticas de WMS, una lista de ajustes escritos como una clave y un valor. Hoy tienen efecto tres claves:
| Policy Key | Value | What it does |
|---|---|---|
| CYCLE_COUNT_VARIANCE_THRESHOLD | A number (percent). Without it, 10. | The largest difference, as a percentage of the system quantity, that a cycle count may post to stock. See Cycle counts. |
| DEFAULT_LOW_STOCK_THRESHOLD | A number. Without it, 10. | The available quantity at or below which a product without its own reorder settings is shown as Low Stock. |
| AUTO_REORDER_ENABLED | true or false. Without it, false. | When a reorder alert is created, Purchasing is asked to prepare a reorder suggestion. It does not create a purchase order. |
| Clave de la política | Valor | Qué hace |
|---|---|---|
| CYCLE_COUNT_VARIANCE_THRESHOLD | Un número (porcentaje). Sin ella, 10. | La mayor diferencia, como porcentaje de la cantidad del sistema, que un conteo cíclico puede llevar al stock. Mirá Conteos cíclicos. |
| DEFAULT_LOW_STOCK_THRESHOLD | Un número. Sin ella, 10. | La cantidad disponible a partir de la cual un producto sin configuración de reposición propia se muestra como Stock bajo. |
| AUTO_REORDER_ENABLED | true o false. Sin ella, false. | Cuando se crea una alerta de reposición, se le pide a Compras que prepare una sugerencia de reposición. No crea una orden de compra. |
- Press Add Policy.
- Type the key in Policy Key exactly as in the table, in capitals and with the underscores.
- Type the value in Policy Value. Data Type and Description are only for your own reference.
- Press Create. To change a value later, use Edit in the menu of the row; Delete removes it and the default applies again.
- Tocá Agregar política.
- Escribí la clave en Clave de la política tal cual figura en la tabla, en mayúsculas y con los guiones bajos.
- Escribí el valor en Valor de la política. Tipo de dato y Descripción son solo para tu referencia.
- Tocá Crear. Para cambiar un valor después, usá Editar en el menú de la fila; Eliminar la quita y vuelve a regir el valor por defecto.
⚠️
The screen accepts any text as a key and does not check it. A misspelt key is saved and does nothing. Creating a policy with a key that already exists replaces its value.La pantalla acepta cualquier texto como clave y no lo revisa. Una clave mal escrita se guarda y no hace nada. Crear una política con una clave que ya existe reemplaza su valor.