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Setting up a warehouse and its locations

Armar un depósito y sus ubicaciones

Before you can receive anything you need a warehouse with at least one zone, a location that can receive goods and a location to store them. A guided form creates all of it in one go.

Antes de recibir algo necesitás un depósito con al menos una zona, una ubicación que pueda recibir mercadería y una ubicación para guardarla. Un formulario guiado crea todo de una vez.

👤 Who: Warehouse Manager📍 Where: Inventory → Configuration → Warehouses

👤 Quién: Warehouse Manager📍 Dónde: Inventario → Configuración → Almacenes

Create a warehouse

Crear un depósito

In Warehouses press New Warehouse. The form has four steps; Next and Back move between them.

En Almacenes tocá Nuevo depósito. El formulario tiene cuatro pasos; Siguiente y Atrás te llevan de uno a otro.

Identity. Type the Name. The Code is suggested from the name; you can change it now, but not later. It accepts capital letters, numbers and hyphens, up to 20 characters, and it is printed on labels and reports. Choose the Warehouse type: Owned, Logistics provider (3PL), Store / branch, Dropship or Virtual.
Location & hours. Choose Country and Time zone (the time zone is set from the country until you pick one yourself). Address, city and postal code are optional. Under Operating hours pick a preset such as Mon–Fri 08–18 or 24/7, or tick each day and set its opening and closing time.
Usage. Tick the Operations done in this warehouse: Receiving, Storage, Picking, Packing, Shipping, Cold storage, Frozen storage. The usual ones for the type come already ticked. Turn on This warehouse is a point of sale only for a store that sells with the POS; it requires a country.
Structure & summary. Leave Create recommended starter structure on. Review the summary; each block has an Edit link that takes you back to its step.
Press Create warehouse. The page of the new warehouse opens.

Identidad. Escribí el Nombre. El Código se sugiere a partir del nombre; podés cambiarlo ahora, pero no después. Acepta mayúsculas, números y guiones, hasta 20 caracteres, y sale impreso en etiquetas y reportes. Elegí el Tipo de depósito: Propio, Operador logístico (3PL), Tienda / sucursal, Dropship o Virtual.
Ubicación y horario. Elegí País y Zona horaria (la zona horaria se toma del país hasta que elijas una vos). Dirección, ciudad y código postal son opcionales. En Horario de operación elegí un horario típico como Lun–Vie 08–18 o 24/7, o tildá cada día y poné su hora de apertura y de cierre.
Uso. Tildá las Operaciones que se hacen en este depósito: Recepción, Almacenamiento, Preparación (picking), Embalaje, Despacho, Frío, Congelado. Las habituales para el tipo ya vienen tildadas. Activá Este depósito es un punto de venta solo para un local que vende con el POS; requiere país.
Estructura y resumen. Dejá activado Crear estructura inicial recomendada. Revisá el resumen; cada bloque tiene un enlace Editar que te devuelve a su paso.
Tocá Crear depósito. Se abre la página del depósito nuevo.

The starter structure creates	Location	Used for
Zone Receiving (code RECV)	RECV-01	Where confirmed receipts leave the goods.
Zone Storage (code STOR)	STOR-01	Where goods are stored and picked.
Zone Shipping (code SHIP)	SHIP-01	Where outgoing goods wait.

La estructura inicial crea	Ubicación	Para qué
Zona Recepción (código RECV)	RECV-01	Donde las recepciones confirmadas dejan la mercadería.
Zona Almacenamiento (código STOR)	STOR-01	Donde se guarda y se prepara la mercadería.
Zona Despacho (código SHIP)	SHIP-01	Donde espera la mercadería que sale.

ℹ️

Your first warehouse becomes the default one automatically. For the next ones, tick Use as default warehouse in the last step if you want to change it. For Dropship and Virtual warehouses the starter structure comes turned off.Tu primer depósito queda como predeterminado automáticamente. En los siguientes, tildá Usar como depósito predeterminado en el último paso si querés cambiarlo. En los depósitos Dropship y Virtual la estructura inicial viene desactivada.

Check that the warehouse is ready

Revisar que el depósito esté listo

While something required is missing, the warehouse page shows the card Warehouse setup with what is done and what is not. It disappears when everything required is complete.

Mientras falte algo obligatorio, la página del depósito muestra la tarjeta Preparación del depósito con lo que está hecho y lo que no. Desaparece cuando todo lo obligatorio está completo.

Item	Required	What it checks
Zones	Yes	At least one active zone.
Receiving location	Yes	At least one active location marked as receivable. Without it goods receipts cannot be confirmed.
Storage location	Yes	At least one active location marked as pickable.
Address	No	City or address filled in.
Operating hours	No	At least one open day.
Point of sale	Only for a point of sale	Country, cash drawer setting and sales channel.

Ítem	Obligatorio	Qué revisa
Zonas	Sí	Al menos una zona activa.
Ubicación de recepción	Sí	Al menos una ubicación activa marcada como recepcionable. Sin ella no se pueden confirmar recepciones.
Ubicación de almacenamiento	Sí	Al menos una ubicación activa marcada como recolectable.
Dirección	No	Ciudad o dirección cargada.
Horario de operación	No	Al menos un día abierto.
Punto de venta	Solo si es punto de venta	País, configuración de cajas y canal de venta.

If zones or locations are missing, Create starter structure on that card adds the three zones above. It skips a zone whose code already exists, so it does not add a location to a RECV, STOR or SHIP zone you created empty: add that location by hand.

Si faltan zonas o ubicaciones, Crear estructura inicial en esa tarjeta agrega las tres zonas de arriba. Saltea una zona cuyo código ya existe, así que no le agrega una ubicación a una zona RECV, STOR o SHIP que creaste vacía: agregá esa ubicación a mano.

Add zones

Agregar zonas

Open the warehouse and go to the Zones tab.
Press Add Zone.
Fill in Code and Name and choose the Zone Type: Receiving, Storage, Picking, Shipping, Quarantine, Staging, Packing or Returns.
Tick what the zone is for: Pickable, Receivable, Shippable. They come unticked whatever the type.
Press Create.

Abrí el depósito y andá a la pestaña Zones.
Tocá Agregar zona.
Completá Código y Nombre y elegí el Tipo de zona: Recepción, Almacenamiento, Preparación, Envío, Cuarentena, Staging, Empaque o Devoluciones.
Tildá para qué sirve la zona: Recolectable, Recepcionable, Despachable. Vienen sin tildar, sea cual sea el tipo.
Tocá Crear.

⚠️

A zone cannot be edited or deleted afterwards. Check the code, the type and the three ticks before creating it. The zone code cannot repeat inside the warehouse.Una zona no se puede editar ni borrar después. Revisá el código, el tipo y los tres tildes antes de crearla. El código de zona no se puede repetir dentro del depósito.

Inventory → Configuration → Zones lists the zones of all warehouses, to search and filter them. Zones are created only from the warehouse.

Inventario → Configuración → Zonas lista las zonas de todos los depósitos, para buscarlas y filtrarlas. Las zonas se crean solo desde el depósito.

Add locations

Agregar ubicaciones

Locations are created from the Zones tab of the warehouse, inside the card of their zone. Open the Locations section of the zone and use one of its two icons.

Las ubicaciones se crean desde la pestaña Zones del depósito, dentro de la tarjeta de su zona. Abrí la sección Ubicaciones de la zona y usá uno de sus dos íconos.

One location: the plus icon (Add location). Type the Code, choose the Location Type and fill in what you use: Aisle, Rack, Level, Position, and the limits Max Weight, Max Volume and Max Units.
Tick what the location allows: Receivable if goods can be received or put away there, Pickable if goods are picked from there, Mixed SKU if it can hold different products. They come unticked.
Press Create.
Many locations at once: the other icon (Bulk-add locations from a pattern). Type a Pattern such as A-{01-10}-{01-05}: each range between braces becomes one code per number. The preview shows how many locations will be created and the first codes. Here the three ticks come ticked. Press Create Locations; codes that already exist in the zone are skipped.

Una ubicación: el ícono de más (Agregar ubicación). Escribí el Código, elegí el Tipo de ubicación y completá lo que uses: Pasillo, Estantería, Nivel, Posición, y los límites Peso máximo, Volumen máximo y Unidades máximas.
Tildá lo que la ubicación permite: Recepcionable si ahí se puede recibir o guardar mercadería, Recolectable si de ahí se prepara, SKU mixto si puede tener productos distintos. Vienen sin tildar.
Tocá Crear.
Muchas ubicaciones juntas: el otro ícono (Agregar ubicaciones en lote a partir de un patrón). Escribí un Patrón como A-{01-10}-{01-05}: cada rango entre llaves se convierte en un código por número. La vista previa muestra cuántas ubicaciones se van a crear y los primeros códigos. Acá los tres tildes vienen tildados. Tocá Crear ubicaciones; los códigos que ya existen en la zona se saltean.

⚠️

Choose Rack, Bin, Floor, Dock or Bulk as the type. The types Shelf and Staging appear in the list but are not accepted yet: the location is not created.Elegí como tipo estantería, casillero (o contenedor), piso, muelle (o andén) o granel. Los tipos Estante y Consolidación (en la creación en lote, Zona de preparación) figuran en la lista pero todavía no se aceptan: la ubicación no se crea.

A location code must be unique in the whole warehouse, not only in its zone.
One pattern can create at most 1000 locations.
Pick Sequence and Putaway Sequence are saved only when you edit a location: create it first, then open it with the pencil and set them.
To stop using a location, edit it and untick Active. Locations cannot be deleted. An inactive location disappears from the Zones tab and stays visible in Inventory → Configuration → Locations.

El código de una ubicación tiene que ser único en todo el depósito, no solo en su zona.
Un patrón puede crear como máximo 1000 ubicaciones.
Secuencia de preparación y Secuencia de putaway se guardan solo al editar una ubicación: creala primero, después abrila con el lápiz y cargalas.
Para dejar de usar una ubicación, editala y destildá Activa. Las ubicaciones no se pueden borrar. Una ubicación inactiva desaparece de la pestaña Zones y sigue visible en Inventario → Configuración → Ubicaciones.

Barcodes and labels for locations

Códigos de barras y etiquetas de ubicaciones

Inventory → Configuration → Locations lists the locations of one warehouse at a time. Click a code to open the location: its capacity, what it allows and, in the Inventory tab, the stock it holds.

Inventario → Configuración → Ubicaciones lista las ubicaciones de un depósito por vez. Hacé clic en un código para abrir la ubicación: su capacidad, lo que permite y, en la pestaña Inventario, el stock que tiene.

Open the location. In the card Barcode & label, press Generate barcode if it has none. The barcode is the location code; if another location already uses it, the system adds a short suffix.
Press Print label.
Choose the Format: PDF opens a printable page in a new tab, Zebra (ZPL) downloads a file for a thermal label printer, PNG opens the barcode as an image.
Press Print / Download. One label is produced each time.

Abrí la ubicación. En la tarjeta Código de barras y etiqueta, tocá Generar código de barras si no tiene. El código de barras es el código de la ubicación; si otra ubicación ya lo usa, el sistema le agrega un sufijo corto.
Tocá Imprimir etiqueta.
Elegí el Formato: PDF abre una página imprimible en una pestaña nueva, Zebra (ZPL) descarga un archivo para una impresora térmica de etiquetas, PNG abre el código de barras como imagen.
Tocá Imprimir / Descargar. Sale una etiqueta por vez.

Print label is also in the row menu of the locations list, and in the lists of lots, serial numbers and handling units, and on the page of a goods receipt.

Imprimir etiqueta también está en el menú de cada fila de la lista de ubicaciones, en las listas de lotes, números de serie y handling units, y en la página de una recepción de mercadería.

Default, inactive and edited warehouses

Depósito predeterminado, inactivo y editado

Edit reopens the form with the first three steps. The code cannot be changed.
Set as Default (row menu or the menu of the warehouse page) makes it the warehouse that screens select first. There is always exactly one default.
Deactivate is offered for an active warehouse that is not the default. From the list it asks for confirmation; from the warehouse page it acts at once. Activate brings it back.
An inactive warehouse keeps its stock, but it does not accept new entries: receipts, reservations and transfers into it are refused. Taking stock out and adjusting it still work.
A warehouse cannot be deleted.

Editar vuelve a abrir el formulario con los tres primeros pasos. El código no se puede cambiar.
Establecer como predeterminado (menú de la fila o menú de la página del depósito) lo convierte en el depósito que las pantallas eligen primero. Siempre hay exactamente uno predeterminado.
Desactivar se ofrece para un depósito activo que no es el predeterminado. Desde la lista pide confirmación; desde la página del depósito actúa enseguida. Activar lo recupera.
Un depósito inactivo conserva su stock, pero no acepta entradas nuevas: se rechazan recepciones, reservas y transferencias hacia él. Sacar stock y ajustarlo sigue funcionando.
Un depósito no se puede borrar.

Common issues

Problemas habituales

"This code is already used by another warehouse": Type a different code in the first step.
"Use capital letters, numbers and hyphens only": The code has a space, an accent or another symbol. Remove it.
"Required for a point of sale": You turned on the point of sale without a country. Choose the Country in the second step, or press Go to location.
"Cannot archive branch: … open POS cash session(s). Close them first.": You tried to deactivate a store with POS tills open. The cashiers have to close their tills first.
"Warehouse is inactive and cannot accept new inbound work": A receipt, a reservation or a transfer targets an inactive warehouse. Activate it or choose another one.
"Zone with code … already exists in this warehouse": Use another zone code.
"Invalid location type": You chose a type that is not accepted yet. Choose Rack, Bin, Floor, Dock or Bulk.
"Pattern expands to too many locations (max 1000).": Split the pattern in two smaller ones.
There is no Deactivate option: It is the default warehouse. Set another warehouse as default first.
The search box and the filters are missing in Warehouses: They are shown together with the summary cards. If the cards do not load for your user, ask your administrator to review your role.

«Este código ya lo usa otro depósito»: Escribí otro código en el primer paso.
«Usá solo mayúsculas, números y guiones»: El código tiene un espacio, un acento u otro símbolo. Sacalo.
«Obligatorio para un punto de venta»: Activaste el punto de venta sin país. Elegí el País en el segundo paso, o tocá Ir a Ubicación.
«Cannot archive branch: … open POS cash session(s). Close them first.»: Quisiste desactivar un local con cajas del POS abiertas. Los cajeros tienen que cerrar sus cajas primero.
«Warehouse is inactive and cannot accept new inbound work»: Una recepción, una reserva o una transferencia apunta a un depósito inactivo. Activalo o elegí otro.
«Zone with code … already exists in this warehouse»: Usá otro código de zona.
«Invalid location type»: Elegiste un tipo que todavía no se acepta. Elegí estantería, casillero, piso, muelle o granel.
«El patrón se expande a demasiadas ubicaciones (máx. 1000).»: Partí el patrón en dos más chicos.
No aparece la opción Desactivar: Es el depósito predeterminado. Primero establecé otro como predeterminado.
Faltan el buscador y los filtros en Almacenes: Se muestran junto con las tarjetas de resumen. Si las tarjetas no cargan para tu usuario, pedile a tu administrador que revise tu rol.