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The sales cycle at a glance

El recorrido de una venta

What a lead, an opportunity and a quote are, in which order they are used, every status they can have, and how the sales lists behave.

Qué son un prospecto, una oportunidad y una cotización, en qué orden se usan, todos los estados que pueden tener y cómo se comportan las listas de ventas.

👤 Who: CRM Manager · CRM Viewer (read only)📍 Where: CRM

👤 Quién: CRM Manager · CRM Viewer (solo lectura)📍 Dónde: CRM

From a lead to an order

Del prospecto al pedido

Step	Where	What it is
1. Lead	CRM → Core CRM → Leads	A person or company that showed interest and is not a customer yet.
2. Account and contact	Created when you convert a qualified lead	The customer record. From here on the deal is tied to an account (see Customers).
3. Opportunity	CRM → Sales → Opportunities	A concrete deal with an amount and an expected close date, placed in a stage of a pipeline.
4. Quote	CRM → Sales → Quotes	The priced offer: you prepare it, it is approved, you mark it as sent and then as accepted or rejected.
5. Order	Orders → Order Management → Orders	Once the quote is accepted, you create the order by hand, copying the lines of the quote (see Passing an accepted deal to Orders).

Paso	Dónde	Qué es
1. Prospecto	CRM → CRM Principal → Prospectos	Una persona o empresa que mostró interés y todavía no es cliente.
2. Cuenta y contacto	Se crean al convertir un prospecto calificado	La ficha del cliente. Desde acá el negocio queda atado a una cuenta (mirá Clientes).
3. Oportunidad	CRM → Ventas → Oportunidades	Un negocio concreto, con un monto y una fecha de cierre esperada, ubicado en una etapa de un embudo.
4. Cotización	CRM → Ventas → Cotizaciones	La oferta con precios: la armás, se aprueba, la marcás como enviada y después como aceptada o rechazada.
5. Pedido	Pedidos → Gestión de Pedidos → Pedidos	Con la cotización aceptada, creás el pedido a mano, copiando las líneas de la cotización (mirá Pasar un negocio aceptado a Pedidos).

ℹ️

The steps are not chained automatically. Converting a lead creates the account and the contact, not an opportunity. Winning an opportunity does not create a quote, and accepting a quote does not create an order. You create each record yourself and link it to the previous one. You can also start in the middle: an opportunity or a quote does not need a lead.Los pasos no se encadenan solos. Convertir un prospecto crea la cuenta y el contacto, no una oportunidad. Ganar una oportunidad no crea una cotización, y aceptar una cotización no crea un pedido. Cada registro lo creás vos y lo enlazás con el anterior. También podés empezar por el medio: una oportunidad o una cotización no necesitan un prospecto.

Statuses of a lead

Estados de un prospecto

Status	Meaning	What comes next
New	Just captured.	Contacted, Qualified or Disqualified.
Contacted	You already spoke with the lead.	Qualified or Disqualified.
Qualified	The interest is real. The only status from which a lead can be converted.	Converted or Disqualified.
Converted	The account and the contact were created.	Final.
Disqualified	Discarded. A deleted lead also ends here.	Final: it cannot be reopened.

Estado	Qué significa	Qué sigue
Nuevo	Recién cargado.	Contactado, Calificado o Disqualified.
Contactado	Ya hablaste con el prospecto.	Calificado o Disqualified.
Calificado	El interés es real. Es el único estado desde el que se puede convertir.	Convertido o Disqualified.
Convertido	Ya se crearon la cuenta y el contacto.	Final.
Disqualified	Descartado. Un prospecto eliminado también termina acá.	Final: no se puede reabrir.

Statuses of an opportunity

Estados de una oportunidad

Status	Meaning
Open	The deal is alive. It moves from stage to stage of its pipeline.
Won	You moved it to a stage of type WON. The actual close date is set to that day.
Lost	You moved it to a stage of type LOST. The actual close date is set to that day.
Deleted	Someone deleted it. It stays in the list with this status.

Estado	Qué significa
Abierto	El negocio sigue vivo. Va pasando de etapa en etapa de su embudo.
Ganado	La moviste a una etapa de tipo WON. La fecha de cierre real queda en ese día.
Perdido	La moviste a una etapa de tipo LOST. La fecha de cierre real queda en ese día.
Eliminado	Alguien la eliminó. Sigue en la lista con este estado.

Statuses of a quote

Estados de una cotización

Status	Meaning	What you can do
Draft	Being prepared. The only status in which you can edit it and change its lines.	Submit for approval, cancel.
Pending Approval	Waiting for a decision.	Approve, reject the approval (back to Draft), cancel.
Approved	Ready to go to the customer.	Mark as sent, cancel.
Sent	You marked it as sent to the customer.	Mark as accepted or rejected, cancel.
Accepted	The customer said yes.	Create the order by hand in Orders.
Rejected	The customer said no.	Revise: creates a new version in Draft.
Cancelled	Withdrawn. A deleted draft also ends here.	Revise: creates a new version in Draft.
Expired	Appears in the filter, but the system does not expire quotes by itself today.	—

Estado	Qué significa	Qué podés hacer
Borrador	En preparación. Es el único estado en el que podés editarla y cambiar sus líneas.	Enviar para aprobación, cancelar.
Pendiente de aprobación	Espera una decisión.	Aprobar, rechazar la aprobación (vuelve a Borrador), cancelar.
Aprobado	Lista para ir al cliente.	Marcar como enviada, cancelar.
Enviada	La marcaste como enviada al cliente.	Marcar como aceptada o rechazada, cancelar.
Aceptada	El cliente dijo que sí.	Crear el pedido a mano en Pedidos.
Rechazado	El cliente dijo que no.	Revisar: crea una versión nueva en Borrador.
Cancelado	Retirada. Un borrador eliminado también termina acá.	Revisar: crea una versión nueva en Borrador.
Vencida	Aparece en el filtro, pero hoy el sistema no vence las cotizaciones por su cuenta.	—

Who can do what

Quién puede hacer qué

CRM Manager creates and changes leads, pipelines, opportunities, quotes, activities, tasks, campaigns, product interests and product feedback.
CRM Viewer sees leads, pipelines, opportunities, quotes, activities, tasks, campaigns and product interests, and cannot change anything. Product feedback is not visible to this role.
Creating the order of an accepted deal is done in the Orders module and needs permission to create orders, which the Order Manager role has.
Message templates and the Audit Log tabs are for administrators.
Your administrator can change which roles exist and what each one may do.

CRM Manager crea y modifica prospectos, embudos, oportunidades, cotizaciones, actividades, tareas, campañas, intereses de producto y comentarios de producto.
CRM Viewer ve prospectos, embudos, oportunidades, cotizaciones, actividades, tareas, campañas e intereses de producto, y no puede cambiar nada. Los comentarios de producto no están a la vista de este rol.
Crear el pedido de un negocio aceptado se hace en el módulo de pedidos y necesita permiso para crear pedidos, que tiene el rol Order Manager.
Las plantillas de mensajes y las pestañas Registro de auditoría son para administradores.
Tu administrador puede cambiar qué roles existen y qué puede hacer cada uno.

How the sales lists work

Cómo funcionan las listas de ventas

Filters. Each list has one or two filters next to the search box (status, pipeline, type, priority). Choosing a value reloads the list.
Search box. The search box at the top of these lists does not filter yet. Use the filters and the page controls at the bottom.
Rows. Click a row to open the record. The three-dot button at the end of the row has View, Edit and Delete.
Export CSV. Leads and opportunities can be downloaded as a file. The file respects the status filter and contains at most ten thousand rows.
Linked records are typed as identifiers. Fields such as Account ID, Contact ID or Opportunity ID expect the identifier of the record, a long code of letters and digits, not its name. Open the record you want to link: its identifier is the last part of the address in your browser. Copy it and paste it into the field. Lists and detail pages show the same code instead of the name.

Filtros. Cada lista tiene uno o dos filtros al lado del buscador (estado, embudo, tipo, prioridad). Al elegir un valor la lista se vuelve a cargar.
Buscador. El buscador que está arriba de estas listas todavía no filtra. Usá los filtros y los controles de página de abajo.
Filas. Hacé clic en una fila para abrir el registro. El botón de tres puntos al final de la fila tiene Ver, Editar y Eliminar.
Exportar CSV. Los prospectos y las oportunidades se pueden descargar como archivo. El archivo respeta el filtro de estado y trae como máximo diez mil filas.
Los registros enlazados se escriben como identificadores. Campos como ID de cuenta, ID de contacto o ID de oportunidad esperan el identificador del registro, un código largo de letras y números, no su nombre. Abrí el registro que querés enlazar: su identificador es la última parte de la dirección del navegador. Copialo y pegalo en el campo. Las listas y las fichas muestran ese mismo código en lugar del nombre.

Common issues

Problemas habituales

A screen of this section is not in my menu: Each part of sales (pipelines, opportunities, quotes, campaigns, product interests, product feedback) is switched on per company, and each needs a permission. Ask your administrator.
I typed in the search box and the list did not change: The search box does not filter yet. Narrow the list with the filters instead.
The Account column shows a long code: It is the identifier of the account. Click the row and, on the detail page, click the code to open the account.
I deleted a lead, an opportunity or a draft quote and it is still in the list: Deleting does not erase the record. The lead becomes Disqualified, the opportunity becomes Deleted and the quote becomes Cancelled.
Saving a form does nothing: A linked-record field probably holds something that is not an identifier (a name, for example). Clear it or paste the right identifier and save again.

Una pantalla de esta sección no está en mi menú: Cada parte de ventas (embudos, oportunidades, cotizaciones, campañas, intereses de producto, comentarios de producto) se habilita por empresa, y cada una necesita un permiso. Consultá a tu administrador.
Escribí en el buscador y la lista no cambió: El buscador todavía no filtra. Achicá la lista con los filtros.
La columna Cuenta muestra un código largo: Es el identificador de la cuenta. Hacé clic en la fila y, en la ficha, hacé clic en el código para abrir la cuenta.
Eliminé un prospecto, una oportunidad o una cotización en borrador y sigue en la lista: Eliminar no borra el registro. El prospecto pasa a Disqualified, la oportunidad a Eliminado y la cotización a Cancelado.
Guardo un formulario y no pasa nada: Es probable que un campo de registro enlazado tenga algo que no es un identificador (un nombre, por ejemplo). Vacialo o pegá el identificador correcto y guardá de nuevo.