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Passing an accepted deal to Orders

Pasar un negocio aceptado a Pedidos

When the customer says yes, the deal continues as an order. For now the order is created by hand in the Orders module, copying the lines of the accepted quote.

Cuando el cliente dice que sí, el negocio sigue como un pedido. Por ahora el pedido se crea a mano en el módulo de pedidos, copiando las líneas de la cotización aceptada.

👤 Who: Order Manager, or a CRM Manager who can also create orders📍 Where: Orders → Order Management → Orders

👤 Quién: Order Manager, o un CRM Manager que además puede crear pedidos📍 Dónde: Pedidos → Gestión de Pedidos → Pedidos

The Convert to Order button

El botón Convertir en pedido

⚠️

Convert to Order is not available yet. The button appears on an Accepted quote and on a Won opportunity, but it does not create the order: it answers "Failed to convert" or "Failed to convert opportunity". Until it is available, create the order by hand as described below.Convertir en pedido todavía no está disponible. El botón aparece en una cotización Aceptada y en una oportunidad Ganada, pero no crea el pedido: responde «No se pudo convertir» o «Error al convertir la oportunidad». Hasta que esté disponible, creá el pedido a mano como se explica abajo.

Create the order by hand

Crear el pedido a mano

Open the accepted quote and keep it at hand, in another tab or window: you will copy from its Overview and Lines tabs. If there is no quote, use the Lines tab of the won opportunity.
Go to Orders → Order Management → Orders and press New Order.
Choose the customer of the quote and the same currency, and create the order (see Creating an order).
Add one line to the order for each line of the quote, with the same quantity and the same price.
Compare the total of the order with the Grand Total of the quote before confirming the order. Discounts and taxes are typed again in the order: they do not come from the quote.
Write the number of the quote in the notes of the order, so that anyone can go back to what the customer accepted.

Abrí la cotización aceptada y dejala a mano, en otra pestaña o ventana: vas a copiar de sus pestañas Resumen y Líneas. Si no hay cotización, usá la pestaña Líneas de la oportunidad ganada.
Andá a Pedidos → Gestión de Pedidos → Pedidos y tocá Nueva orden.
Elegí el cliente de la cotización y la misma moneda, y creá el pedido (mirá Crear un pedido).
Agregale al pedido una línea por cada línea de la cotización, con la misma cantidad y el mismo precio.
Compará el total del pedido con el Total general de la cotización antes de confirmar el pedido. Los descuentos y los impuestos se vuelven a cargar en el pedido: no vienen de la cotización.
Anotá el número de la cotización en las notas del pedido, para que cualquiera pueda volver a lo que aceptó el cliente.

ℹ️

Nothing links the order to the quote or to the opportunity automatically. The quote stays Accepted and the opportunity keeps its status: move the opportunity to its WON stage yourself if you have not done it yet.Nada enlaza el pedido con la cotización ni con la oportunidad automáticamente. La cotización sigue Aceptada y la oportunidad conserva su estado: mové vos la oportunidad a su etapa WON si todavía no lo hiciste.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to convert" or "Failed to convert opportunity": The Convert to Order button is not available yet. Create the order by hand in the Orders module.
I pressed Convert to Order: was an order created?: No. Nothing is created and the quote or opportunity is not changed.
I cannot open Orders or create an order: You need permission to create orders. Ask your administrator, or pass the accepted quote to whoever enters orders in your company.
The order total is different from the quote total: Check the discounts and the taxes of each line of the order against the quote.

«No se pudo convertir» o «Error al convertir la oportunidad»: El botón Convertir en pedido todavía no está disponible. Creá el pedido a mano en el módulo de pedidos.
Toqué Convertir en pedido: ¿se creó un pedido?: No. No se crea nada y la cotización o la oportunidad no cambia.
No puedo abrir Pedidos ni crear un pedido: Necesitás permiso para crear pedidos. Consultá a tu administrador, o pasale la cotización aceptada a quien carga los pedidos en tu empresa.
El total del pedido no coincide con el de la cotización: Revisá los descuentos y los impuestos de cada línea del pedido contra la cotización.