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Activities and tasks

Actividades y tareas

An activity records something that already happened with a customer: a call, a meeting, a note. A task is something still to be done, with a due date and a person in charge.

Una actividad deja asentado algo que ya pasó con un cliente: una llamada, una reunión, una nota. Una tarea es algo que todavía hay que hacer, con una fecha de vencimiento y un responsable.

👤 Who: CRM Manager📍 Where: CRM → Engagement → Activities · Tasks · Timeline

👤 Quién: CRM Manager📍 Dónde: CRM → Interacción → Actividades · Tareas · Línea de Tiempo

Record an activity

Registrar una actividad

Go to Activities and press New Activity.
Choose the Activity Type: Call, Email, Meeting, Note, SMS, Site Visit or Social.
Type the Subject. It is required. Add the details in Description.
Link the activity by pasting the identifier of the record it belongs to: Account ID, Contact ID, Lead ID or Opportunity ID. You can fill in more than one.
Set the Activity Date and the Duration (minutes).
Write the Outcome, what was agreed or what comes next.
Tick Inbound Activity if the customer contacted you.
Press Create.

Andá a Actividades y tocá Nueva actividad.
Elegí el Tipo de actividad: Llamada, Correo electrónico, Reunión, Nota, SMS, Visita al sitio o Redes sociales.
Escribí el Asunto. Es obligatorio. Agregá los detalles en Descripción.
Enlazá la actividad pegando el identificador del registro al que pertenece: ID de cuenta, ID de contacto, ID de cliente potencial o ID de oportunidad. Podés completar más de uno.
Poné la Fecha de actividad y la Duración (minutos).
Escribí el Resultado, qué se acordó o qué sigue.
Marcá Actividad entrante si fue el cliente quien te contactó.
Tocá Crear.

ℹ️

An activity is a record, not a sending. Saving an activity of type Email or SMS does not send any message: it leaves written that the contact took place.Una actividad es un registro, no un envío. Guardar una actividad de tipo Correo electrónico o SMS no manda ningún mensaje: deja escrito que el contacto ocurrió.

To correct an activity, choose Edit in the three-dot menu of its row: you can change the subject, description, date, duration and outcome, but not the type or the linked records. Delete removes the activity for good. The Type filter narrows the list to one kind of activity.

Para corregir una actividad, elegí Editar en el menú de tres puntos de su fila: podés cambiar el asunto, la descripción, la fecha, la duración y el resultado, pero no el tipo ni los registros enlazados. Eliminar quita la actividad definitivamente. El filtro Tipo achica la lista a una sola clase de actividad.

See everything in order

Ver todo en orden

Timeline shows the activities of the whole company one after another, the most recent first, with their type, subject, description and outcome. It is a reading screen: to add or correct something, go to Activities.

Línea de Tiempo muestra las actividades de toda la empresa una detrás de otra, la más reciente primero, con su tipo, asunto, descripción y resultado. Es una pantalla de lectura: para agregar o corregir algo, andá a Actividades.

Create a task

Crear una tarea

Go to Tasks and press New Task.
Type the Subject. It is required. Add the details in Description.
Choose the Priority: Low, Medium, High or Urgent.
Link the task by pasting Account ID, Contact ID, Lead ID or Opportunity ID. The links cannot be changed after creating.
Type the Due Date as year, month and day separated by hyphens, as the field shows, and the Due Time as hours and minutes.
Press Create. The task is saved as Open.

Andá a Tareas y tocá Nueva tarea.
Escribí el Asunto. Es obligatorio. Agregá los detalles en Descripción.
Elegí la Prioridad: Baja, Media, Alta o Urgente.
Enlazá la tarea pegando ID de cuenta, ID de contacto, ID de prospecto o ID de oportunidad. Los enlaces no se pueden cambiar una vez creada.
Escribí la Fecha de Vencimiento como año, mes y día separados por guiones, como muestra el campo, y la Hora de vencimiento como horas y minutos.
Tocá Crear. La tarea queda guardada como Abierta.

ℹ️

Leave Reminder At, Recurrence Rule and Parent Task ID empty. The system does not send reminders or repeat tasks by itself today. Assigned To expects a user identifier: leave it empty too and assign the task afterwards if you do not have the identifier at hand.Dejá vacíos Recordatorio a las, Regla de recurrencia e ID de tarea principal. Hoy el sistema no manda recordatorios ni repite tareas por su cuenta. Asignado a espera un identificador de usuario: dejalo vacío también y asigná la tarea después si no tenés el identificador a mano.

Work a task until it is done

Llevar una tarea hasta terminarla

Open the task by clicking its row. The buttons under the header change with the status.

Abrí la tarea haciendo clic en su fila. Los botones que están debajo del encabezado cambian con el estado.

Status	Buttons	Result
Open	Start · Cancel	In Progress · Cancelled
In Progress	Complete · Cancel	Completed, with the date and time of completion · Cancelled
Completed or Cancelled	—	Final. Create a new task if the work has to be done again.

Estado	Botones	Resultado
Abierto	Iniciar · Cancelar	En Progreso · Cancelado
En Progreso	Completar · Cancelar	Completado, con la fecha y hora en que se completó · Cancelado
Completado o Cancelado	—	Final. Creá una tarea nueva si el trabajo se tiene que volver a hacer.

Assign asks for the user identifier of the person who will do the task.
Edit changes the subject, description, priority and due date.
Delete, in the three-dot menu of the list, removes the task for good.
In the list, Status filters all the tasks; Priority narrows only the rows of the page you are looking at.

Asignar pide el identificador de usuario de quien va a hacer la tarea.
Editar cambia el asunto, la descripción, la prioridad y el vencimiento.
Eliminar, en el menú de tres puntos de la lista, quita la tarea definitivamente.
En la lista, Estado filtra todas las tareas; Prioridad achica solo las filas de la página que estás mirando.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to change task status" when I press Reopen: A Completed or Cancelled task cannot be reopened. Create a new task.
"Failed to assign task": What you typed is not a user identifier. Ask your administrator for it.
The task is not saved: Check the format of Due Date and Due Time, and that the linked-record fields hold identifiers. Empty Reminder At if you filled it in.
The Edit button on the page of an activity does nothing: Edit activities from the list, with Edit in the three-dot menu of the row.
The Account and Contact columns of Activities show a short code: They are the first characters of the identifier of the account and the contact.
I chose a priority and the list looks almost empty: The priority filter looks only at the page on screen. Go through the pages, or filter by status first.

«No se pudo cambiar el estado de la tarea» al tocar Reabrir: Una tarea Completada o Cancelada no se puede reabrir. Creá una tarea nueva.
«No se pudo asignar la tarea»: Lo que escribiste no es un identificador de usuario. Pedíselo a tu administrador.
La tarea no se guarda: Revisá el formato de Fecha de Vencimiento y Hora de vencimiento, y que los campos de registros enlazados tengan identificadores. Vaciá Recordatorio a las si lo habías completado.
El botón Editar de la página de una actividad no hace nada: Editá las actividades desde la lista, con Editar en el menú de tres puntos de la fila.
Las columnas Cuenta y Contacto de Actividades muestran un código corto: Son los primeros caracteres del identificador de la cuenta y del contacto.
Elegí una prioridad y la lista quedó casi vacía: El filtro de prioridad mira solo la página que está en pantalla. Recorré las páginas, o filtrá primero por estado.