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Preparing, approving and closing a quote

Armar, aprobar y cerrar una cotización

A quote is the offer you make to a customer, line by line. It is prepared as a draft, approved inside your company, marked as sent, and finally accepted or rejected by the customer.

Una cotización es la oferta que le hacés a un cliente, línea por línea. Se arma en borrador, se aprueba dentro de tu empresa, se marca como enviada y al final el cliente la acepta o la rechaza.

👤 Who: CRM Manager📍 Where: CRM → Sales → Quotes
👤 Quién: CRM Manager📍 Dónde: CRM → Ventas → Cotizaciones

Create the quote

Crear la cotización

  1. Press New Quote.
  2. Type the Title. It is required.
  3. Paste the Account ID of the customer and, optionally, the Contact ID. The account cannot be changed after creating.
  4. Paste the Opportunity ID if the quote belongs to an opportunity. It only links the two records: the lines of the opportunity are not copied.
  5. Choose the Currency and the Valid Until date. Without a currency the quote is saved in euros (EUR).
  6. Write the Terms & Conditions and the Notes the customer has to read.
  7. Press Create. The quote is saved in Draft, as version 1, with a number of its own.
  1. Tocá Nueva cotización.
  2. Escribí el Título. Es obligatorio.
  3. Pegá el ID de cuenta del cliente y, si querés, el ID de contacto. La cuenta no se puede cambiar una vez creada.
  4. Pegá el ID de oportunidad si la cotización pertenece a una oportunidad. Solo enlaza los dos registros: las líneas de la oportunidad no se copian.
  5. Elegí la Moneda y la fecha Válido Hasta. Sin moneda, la cotización se guarda en euros (EUR).
  6. Escribí los Términos y condiciones y las Notas que tiene que leer el cliente.
  7. Tocá Crear. La cotización queda en Borrador, como versión 1, con un número propio.
ℹ️
Price List ID is saved with the quote for reference. The prices of the lines are always the ones you type: they are not taken from the price list. Valid Until is also informative: the system does not expire a quote when the date passes.ID de lista de precios se guarda con la cotización como referencia. Los precios de las líneas son siempre los que escribís: no se toman de la lista de precios. Válido Hasta también es informativo: el sistema no vence una cotización cuando pasa la fecha.

Add the lines

Cargar las líneas

  1. Open the quote and go to the Lines tab.
  2. Press Add Line.
  3. Type the Description, the Quantity and the Unit Price.
  4. Type the discount, as Discount %, as Discount Amount, or both: the two are subtracted.
  5. Type the Tax Rate (%) that applies to the line.
  6. Press Add. The totals of the quote are recalculated.
  1. Abrí la cotización y andá a la pestaña Líneas.
  2. Tocá Agregar línea.
  3. Escribí la Descripción, la Cantidad y el Precio Unitario.
  4. Escribí el descuento, como Descuento %, como Importe de descuento, o los dos: se restan ambos.
  5. Escribí la Tasa de impuesto (%) que corresponde a la línea.
  6. Tocá Agregar. Los totales de la cotización se recalculan.
FigureHow it is calculated
Line TotalQuantity by unit price, minus the percentage discount and the discount amount, plus the tax on the result.
SubtotalThe sum of quantity by unit price of all the lines, before discounts and tax.
Discount TotalThe sum of the discounts of all the lines.
Tax TotalThe sum of the tax of all the lines.
Grand TotalSubtotal minus discount total plus tax total. It is the figure shown in the header and in the list.
CifraCómo se calcula
Total de LíneaCantidad por precio unitario, menos el descuento porcentual y el importe de descuento, más el impuesto sobre el resultado.
SubtotalLa suma de cantidad por precio unitario de todas las líneas, antes de descuentos e impuestos.
Total de descuentoLa suma de los descuentos de todas las líneas.
Total de impuestosLa suma de los impuestos de todas las líneas.
Total generalSubtotal menos total de descuento más total de impuestos. Es la cifra que se ve en el encabezado y en la lista.

Lines can be added, changed and deleted only while the quote is in Draft. The same goes for Edit, which changes the header of the quote.

Las líneas se pueden agregar, modificar y eliminar solo mientras la cotización está en Borrador. Lo mismo vale para Editar, que cambia el encabezado de la cotización.

Get it approved

Hacerla aprobar

  1. Press Submit for Approval and confirm with Submit. The quote becomes Pending Approval and can no longer be edited.
  2. The approver opens the quote and presses Approve, or Reject Approval to send it back to Draft so that you can correct it.
  3. Once Approved, the quote is ready to go to the customer.
  1. Tocá Enviar para aprobación y confirmá con Enviar. La cotización pasa a Pendiente de aprobación y ya no se puede editar.
  2. Quien aprueba abre la cotización y toca Aprobar, o Rechazar aprobación para devolverla a Borrador y que la puedas corregir.
  3. Una vez Aprobada, la cotización está lista para ir al cliente.
ℹ️
Your company may route quote approvals through the approvals inbox. In that case the decision is taken from the inbox of the approver, and the Approve and Reject Approval buttons of this screen answer with an error. Ask your administrator who approves quotes in your company.Tu empresa puede llevar las aprobaciones de cotizaciones por la bandeja de aprobaciones. En ese caso la decisión se toma desde la bandeja de quien aprueba, y los botones Aprobar y Rechazar aprobación de esta pantalla responden con un error. Consultá a tu administrador quién aprueba las cotizaciones en tu empresa.

Send it and record the answer

Enviarla y registrar la respuesta

  1. Get the quote to the customer by your usual means (e-mail, a document, a call).
  2. Press Send to Customer and confirm with Send. The quote becomes Sent.
  3. When the customer answers, press Mark Accepted or Mark Rejected.
  4. If it was accepted, create the order by hand in the Orders module (see Passing an accepted deal to Orders).
  1. Hacele llegar la cotización al cliente por tu medio habitual (correo, un documento, una llamada).
  2. Tocá Enviar al cliente y confirmá con Enviar. La cotización pasa a Enviada.
  3. Cuando el cliente contesta, tocá Marcar como aceptada o Marcar como rechazada.
  4. Si la aceptó, creá el pedido a mano en el módulo de pedidos (mirá Pasar un negocio aceptado a Pedidos).
⚠️
Send to Customer does not send anything. It only records that the quote was sent, as the confirmation says: Mark this quote as sent to the customer? The system does not e-mail the quote and this screen does not print it. Accepting a quote does not change the opportunity either: move the opportunity to its WON stage yourself.Enviar al cliente no envía nada. Solo deja asentado que la cotización fue enviada, como dice la confirmación: ¿Marcar esta cotización como enviada al cliente? El sistema no manda la cotización por correo y esta pantalla no la imprime. Aceptar una cotización tampoco cambia la oportunidad: mové vos la oportunidad a su etapa WON.

Revise a quote

Revisar una cotización

A quote that left Draft is not edited again. When the customer rejects it or asks for changes, you make a new version.

Una cotización que salió de Borrador no se vuelve a editar. Cuando el cliente la rechaza o pide cambios, hacés una versión nueva.

  1. Make sure the quote is Rejected or Cancelled. If it is Sent, press Mark Rejected; if it is Approved or Pending Approval, press Cancel.
  2. Press Revise (New Version) and confirm with Revise.
  3. Work on the new quote, which opens by itself: it is a Draft with a new number, the next version number, and a copy of the header and of every line.
  4. Submit it for approval again when it is ready.
  1. Fijate que la cotización esté Rechazada o Cancelada. Si está Enviada, tocá Marcar como rechazada; si está Aprobada o Pendiente de aprobación, tocá Cancelar.
  2. Tocá Revisar (nueva versión) y confirmá con Revisar.
  3. Trabajá sobre la cotización nueva, que se abre sola: es un Borrador con un número nuevo, el número de versión siguiente y una copia del encabezado y de todas las líneas.
  4. Volvé a enviarla para aprobación cuando esté lista.

The Versions tab of a quote lists that quote and the versions it comes from. Click a row to open an earlier version.

La pestaña Versiones de una cotización lista esa cotización y las versiones de las que viene. Hacé clic en una fila para abrir una versión anterior.

Cancel or delete

Cancelar o eliminar

Common issues

Problemas habituales

I do not see Add Line or Edit
The quote is no longer in Draft. Make a new version with Revise (New Version).
"Failed to approve quote" or "Failed to reject approval"
Either the quote is no longer Pending Approval (reload the page), or your company approves quotes from the approvals inbox and the decision has to be taken there.
"Failed to submit quote"
The quote is not in Draft any more, or approvals are routed to the approvals inbox and no approval flow is set up for quotes. Reload the page; if it repeats, tell your administrator.
"Failed to send quote"
Only an Approved quote can be marked as sent. Check the status.
"Failed to accept quote" or "Failed to reject quote"
Only a Sent quote can be marked as accepted or rejected. Reload the page and check the status.
The Grand Total is zero
The quote has no lines yet, or the lines have no unit price.
The Versions tab of an old version does not show the newer one
The tab lists a quote and the versions before it. Open the newest quote to see the whole chain.
A quote past its Valid Until date is still Sent
The system does not expire quotes by itself. Mark it as rejected or cancel it.
No veo Agregar línea ni Editar
La cotización ya no está en Borrador. Hacé una versión nueva con Revisar (nueva versión).
«No se pudo aprobar la cotización» o «No se pudo rechazar la aprobación»
O la cotización ya no está Pendiente de aprobación (recargá la página), o tu empresa aprueba las cotizaciones desde la bandeja de aprobaciones y la decisión se toma ahí.
«No se pudo enviar la cotización para aprobación»
La cotización ya no está en Borrador, o las aprobaciones van por la bandeja de aprobaciones y no hay un flujo de aprobación configurado para cotizaciones. Recargá la página; si se repite, avisale a tu administrador.
«No se pudo enviar la cotización»
Solo una cotización Aprobada se puede marcar como enviada. Revisá el estado.
«No se pudo aceptar la cotización» o «No se pudo rechazar la cotización»
Solo una cotización Enviada se puede marcar como aceptada o rechazada. Recargá la página y revisá el estado.
El Total general está en cero
La cotización todavía no tiene líneas, o las líneas no tienen precio unitario.
La pestaña Versiones de una versión vieja no muestra la más nueva
La pestaña lista una cotización y las versiones anteriores a ella. Abrí la cotización más nueva para ver toda la cadena.
Una cotización con la fecha Válido Hasta pasada sigue Enviada
El sistema no vence las cotizaciones por su cuenta. Marcala como rechazada o cancelala.

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