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Capturing and qualifying leads

Cargar y calificar prospectos

A lead is someone who showed interest. You record it, work it until you know whether the interest is real, and then convert it or discard it.

Un prospecto es alguien que mostró interés. Lo cargás, lo trabajás hasta saber si el interés es real, y después lo convertís o lo descartás.

👤 Who: CRM Manager📍 Where: CRM → Core CRM → Leads

👤 Quién: CRM Manager📍 Dónde: CRM → CRM Principal → Prospectos

Add a lead

Cargar un prospecto

Press New Lead. The New Lead form opens.
Fill in First Name and Last Name. They are the only required fields.
Add how to reach the lead: Email, Phone, Mobile.
Add the company data you know: Company Name, Job Title, Industry, Company Size, Website. The company name is proposed later as the name of the account.
Say where the lead came from in Source Detail (a fair, a referral, the web form). Leave Source ID empty unless your administrator gave you the identifier of a source.
Add Address Line 1, City and Country Code if you have them. The country code is two letters.
Press Create. The lead is saved with a number, in status New, and with you as its owner.

Tocá Nuevo prospecto. Se abre el formulario Nuevo prospecto.
Completá Nombre y Apellido. Son los únicos campos obligatorios.
Agregá cómo ubicarlo: Correo electrónico, Teléfono, Móvil.
Agregá los datos de la empresa que conozcas: Nombre de la empresa, Cargo, Industria, Tamaño de la empresa, Sitio Web. El nombre de la empresa se propone después como nombre de la cuenta.
Contá de dónde salió en Detalle del origen (una feria, un referido, el formulario web). Dejá ID de origen vacío salvo que tu administrador te haya pasado el identificador de un origen.
Agregá Dirección línea 1, Ciudad y Código de país si los tenés. El código de país son dos letras.
Tocá Crear. El prospecto queda guardado con un número, en estado Nuevo y con vos como responsable.

ℹ️

Company size, source and address are typed only when you create the lead. The edit form does not show them. Check them before pressing Create.El tamaño de la empresa, el origen y la dirección se escriben solo al crear el prospecto. El formulario de edición no los muestra. Revisalos antes de tocar Crear.

Edit a lead and rate it

Editar un prospecto y calificar su temperatura

Open the lead and press Edit, or choose Edit in the three-dot menu of its row. Besides the contact and company data, the edit form has Rating: choose Hot, Warm or Cold to tell at a glance how close the lead is to buying. The rating is shown in the list. Press Update to save.

Abrí el prospecto y tocá Editar, o elegí Editar en el menú de tres puntos de su fila. Además de los datos de contacto y de la empresa, el formulario de edición tiene Calificación: elegí Caliente, Templado o Frío para ver de un vistazo qué tan cerca está de comprar. La calificación se ve en la lista. Tocá Actualizar para guardar.

ℹ️

The Score shown in the list and on the lead stays at zero: the system does not calculate it today. Use Rating to prioritise.El Puntaje que se ve en la lista y en la ficha queda en cero: hoy el sistema no lo calcula. Usá Calificación para priorizar.

Move a lead forward

Hacer avanzar un prospecto

Open the lead by clicking its row.
Go to the Actions tab. The Status Workflow card shows the current status and the buttons available for it.
Press Mark as Contacted once you have spoken with the lead.
Press Qualify when you have confirmed the interest is real. You can qualify a lead straight from New, without marking it as contacted first.
Convert it with Convert to Account, which appears once the lead is Qualified (see Converting a lead into a customer).

Abrí el prospecto haciendo clic en su fila.
Andá a la pestaña Acciones. La tarjeta Flujo de estados muestra el estado actual y los botones disponibles para ese estado.
Tocá Marcar como contactado cuando ya hablaste con el prospecto.
Tocá Calificar cuando confirmaste que el interés es real. Podés calificar un prospecto directamente desde Nuevo, sin marcarlo antes como contactado.
Convertilo con Convertir en cuenta, que aparece cuando el prospecto está Calificado (mirá Convertir un prospecto en cliente).

The other tabs of the lead are Overview (contact, company, address and notes), Scoring (score, rating and source) and Audit Log, which lists the changes of status for administrators.

Las otras pestañas del prospecto son Resumen (contacto, empresa, dirección y notas), Puntuación (puntaje, calificación y origen) y Registro de auditoría, que lista los cambios de estado para los administradores.

Discard a lead

Descartar un prospecto

When a lead is not going to buy, take it out of your way: in the list, open the three-dot menu of its row, choose Delete and confirm. The lead is not erased: it stays in the list as Disqualified, and it cannot be reopened or converted afterwards.

Cuando un prospecto no va a comprar, sacalo del medio: en la lista, abrí el menú de tres puntos de su fila, elegí Eliminar y confirmá. El prospecto no se borra: queda en la lista como Disqualified, y después no se puede reabrir ni convertir.

⚠️

Discarding is final. A Disqualified lead cannot go back to New. If the person shows interest again, add a new lead.Descartar es definitivo. Un prospecto Disqualified no vuelve a Nuevo. Si la persona vuelve a mostrar interés, cargá un prospecto nuevo.

Hand a lead to a colleague

Pasarle un prospecto a un compañero

Open the lead and press Assign. The system asks for the user identifier of the new owner (Enter assignee user ID:): it is a long code that your administrator can give you, not the name or the e-mail of the user. The owner matters at conversion: the account that is created gets the same owner as the lead.

Abrí el prospecto y tocá Asignar. El sistema pide el identificador de usuario del nuevo responsable (Ingrese el ID de usuario del responsable:): es un código largo que te puede pasar tu administrador, no el nombre ni el correo del usuario. El responsable importa al convertir: la cuenta que se crea queda con el mismo responsable que el prospecto.

Work on several leads at once

Trabajar varios prospectos a la vez

Tick the box of each lead (or the box in the header to take the whole page). A bar appears with three actions.

Marcá la casilla de cada prospecto (o la del encabezado para tomar toda la página). Aparece una barra con tres acciones.

Action	What it does
Delete	Discards the selected leads after a confirmation. They become Disqualified.
Change Status	Asks Enter new status:. Type the status exactly as one of these codes, in capitals: CONTACTED, QUALIFIED or DISQUALIFIED. Only the leads for which that step is allowed are changed.
Assign	Asks for the user identifier of the new owner and assigns all the selected leads to that user.

Acción	Qué hace
Eliminar	Descarta los prospectos seleccionados después de una confirmación. Pasan a Disqualified.
Cambiar estado	Pregunta Ingrese el nuevo estado:. Escribí el estado exactamente como uno de estos códigos, en mayúsculas: CONTACTED, QUALIFIED o DISQUALIFIED. Solo cambian los prospectos para los que ese paso está permitido.
Asignar	Pide el identificador de usuario del nuevo responsable y le asigna todos los prospectos seleccionados.

When the action ends, a message tells you how many of the selected leads were changed.

Cuando la acción termina, un mensaje te dice cuántos de los prospectos seleccionados cambiaron.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to change status" when I press Disqualify: The Disqualify button does not work at the moment. Discard the lead with Delete from the list, which leaves it as Disqualified.
The Unqualified filter shows no leads: Discarded leads have the status Disqualified, which that filter does not find. Choose All and look at the Status column.
I do not see Convert to Account: The button appears only when the lead is Qualified. Press Qualify first.
"Failed to assign lead": What you typed is not a user identifier. Ask your administrator for the identifier of the user.
"Failed to load leads": The list could not be loaded. Press Retry. If it repeats, you may not have permission to see leads.
The Create button stays grey: First Name and Last Name are required.
The Audit Log tab says "No audit log entries yet": The history of changes is shown to administrators. With another role the tab stays empty.

«No se pudo cambiar el estado» al tocar Descalificar: El botón Descalificar no funciona por el momento. Descartá el prospecto con Eliminar desde la lista, que lo deja como Disqualified.
El filtro No calificado no muestra prospectos: Los prospectos descartados tienen el estado Disqualified, que ese filtro no encuentra. Elegí Todas y mirá la columna Estado.
No veo Convertir en cuenta: El botón aparece solo cuando el prospecto está Calificado. Tocá primero Calificar.
«No se pudo asignar el prospecto»: Lo que escribiste no es un identificador de usuario. Pedile a tu administrador el identificador del usuario.
«Error al cargar los prospectos»: No se pudo cargar la lista. Tocá Reintentar. Si se repite, puede que no tengas permiso para ver prospectos.
El botón Crear queda en gris: Nombre y Apellido son obligatorios.
La pestaña Registro de auditoría dice «Aún no hay entradas en el registro de auditoría»: El historial de cambios se muestra a los administradores. Con otro rol la pestaña queda vacía.