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Working an opportunity through the pipeline

Llevar una oportunidad por el embudo

An opportunity is a deal you are trying to close. You create it in a pipeline, add what you expect to sell, and move it from stage to stage until it is won or lost.

Una oportunidad es un negocio que estás tratando de cerrar. La creás en un embudo, le cargás lo que esperás vender y la movés de etapa en etapa hasta que se gana o se pierde.

👤 Who: CRM Manager📍 Where: CRM → Sales → Opportunities
👤 Quién: CRM Manager📍 Dónde: CRM → Ventas → Oportunidades

Create an opportunity

Crear una oportunidad

  1. Press New Opportunity.
  2. Type the Title, a short name for the deal. It is required.
  3. Paste the Account ID of the customer and, if you know who decides, the Contact ID. They are the identifiers of the account and the contact. The account cannot be changed after creating.
  4. Choose the Pipeline and the Stage. Both are required. The stage list shows the probability of each stage.
  5. Paste the Lead ID if the deal comes from a lead and you want to keep the link.
  6. Fill in Amount and Currency. If you leave the currency empty it is saved as euros (EUR).
  7. Fill in Probability (%) and Expected Close Date. The expected close date feeds the Closing This Month figure of the Sales home page.
  8. Add Source and Priority (Low, Medium or High; Medium if you choose none).
  9. Press Create. The opportunity is saved with a number, in status Open, with you as owner.
  1. Tocá Nueva oportunidad.
  2. Escribí el Título, un nombre corto para el negocio. Es obligatorio.
  3. Pegá el ID de cuenta del cliente y, si sabés quién decide, el ID de contacto. Son los identificadores de la cuenta y del contacto. La cuenta no se puede cambiar una vez creada la oportunidad.
  4. Elegí el Embudo y la Etapa. Los dos son obligatorios. La lista de etapas muestra la probabilidad de cada una.
  5. Pegá el ID de cliente potencial si el negocio viene de un prospecto y querés conservar el enlace.
  6. Completá Monto y Moneda. Si dejás la moneda vacía se guarda como euros (EUR).
  7. Completá Probabilidad (%) y Fecha de cierre prevista. La fecha de cierre prevista alimenta la cifra Cierran este mes de la página de inicio de Ventas.
  8. Agregá Origen y Prioridad (Baja, Media o Alta; queda Media si no elegís ninguna).
  9. Tocá Crear. La oportunidad queda guardada con un número, en estado Abierto y con vos como responsable.

Add what you expect to sell

Cargar lo que esperás vender

Open the opportunity and go to the Lines tab. Each line is one thing you expect to sell, written by hand: there is no product picker.

Abrí la oportunidad y andá a la pestaña Líneas. Cada línea es una cosa que esperás vender, escrita a mano: no hay selector de productos.

  1. Press Add Line.
  2. Type the Description, the Quantity and the Unit Price.
  3. Type a Discount Amount if you are offering a discount on the line.
  4. Press Add. Use the pencil and the bin on a row to change or remove a line.
  1. Tocá Añadir línea.
  2. Escribí la Descripción, la Cantidad y el Precio Unitario.
  3. Escribí un Importe de descuento si le estás haciendo un descuento a la línea.
  4. Tocá Agregar. Usá el lápiz y el tacho de una fila para modificar o quitar una línea.
⚠️
The lines replace the amount. Every time you add, change or delete a line, the amount of the opportunity becomes the sum of its lines, whatever you had typed in Amount. The total of a line is quantity by unit price minus Discount Amount; Discount % is shown in the table but does not lower the total.Las líneas reemplazan el monto. Cada vez que agregás, modificás o eliminás una línea, el monto de la oportunidad pasa a ser la suma de sus líneas, sin importar lo que hubieras escrito en Monto. El total de una línea es cantidad por precio unitario menos Importe de descuento; Descuento % se ve en la tabla pero no baja el total.

Move it to another stage

Moverla a otra etapa

  1. Open the opportunity and press Move Stage. A bar appears under the header.
  2. Choose the stage in Move to Stage. The current stage is greyed out.
  3. Press Confirm. The message Stage updated appears.
  1. Abrí la oportunidad y tocá Mover etapa. Aparece una barra debajo del encabezado.
  2. Elegí la etapa en Mover a etapa. La etapa actual está en gris.
  3. Tocá Confirmar. Aparece el mensaje Etapa actualizada.

The probability of the opportunity takes the value of the new stage. The Stage History tab keeps every move with its date and how long the opportunity spent in the previous stage.

La probabilidad de la oportunidad toma el valor de la etapa nueva. La pestaña Historial de etapas guarda cada movimiento con su fecha y cuánto tiempo estuvo la oportunidad en la etapa anterior.

Win or lose the deal

Ganar o perder el negocio

To close a deal, move it to a stage of type WON or LOST (see Setting up pipelines and stages). The status becomes Won or Lost and Actual Close shows that day. From then on Move Stage is disabled. A Won opportunity shows a Convert to Order button, which is not available yet: the order is created by hand (see Passing an accepted deal to Orders).

Para cerrar un negocio, movelo a una etapa de tipo WON o LOST (mirá Configurar embudos y etapas). El estado pasa a Ganado o Perdido y Cierre real muestra ese día. A partir de ahí Mover etapa queda deshabilitado. Una oportunidad Ganada muestra un botón Convertir en pedido, que todavía no está disponible: el pedido se crea a mano (mirá Pasar un negocio aceptado a Pedidos).

ℹ️
The Won Reason and Lost Reason rows of the Overview tab stay empty: the screen has no place to type them yet. Write the reason in the Description of the opportunity, or record an activity.Las filas Motivo de victoria y Motivo de pérdida de la pestaña Resumen quedan vacías: la pantalla todavía no tiene dónde escribirlas. Anotá el motivo en la Descripción de la oportunidad, o registrá una actividad.

Reopen a deal closed by mistake

Reabrir un negocio cerrado por error

  1. In the list, tick the box of the Won or Lost opportunity.
  2. Press Change Status in the bar that appears.
  3. Type OPEN in Enter new status: and accept. It is the only value this action accepts.
  4. Open the opportunity and press Move Stage to put it back in the right stage.
  1. En la lista, marcá la casilla de la oportunidad Ganada o Perdida.
  2. Tocá Cambiar estado en la barra que aparece.
  3. Escribí OPEN en Introduzca el nuevo estado: y aceptá. Es el único valor que acepta esta acción.
  4. Abrí la oportunidad y tocá Mover etapa para volver a ponerla en la etapa que corresponde.

Find and tidy up opportunities

Encontrar y ordenar oportunidades

Common issues

Problemas habituales

The Stage list is empty when I create an opportunity
Choose the pipeline first. If it is still empty, the pipeline has no stages: add them in CRM → Sales → Pipelines.
There is no pipeline to choose
No pipeline has been created yet. A CRM Manager has to create one.
Move Stage is greyed out
The opportunity is Won, Lost or Deleted. Reopen it first if it was closed by mistake.
"Failed to move stage"
The move was not saved. Reload the page and try again; if it repeats, the stage may have been deleted from the pipeline.
The amount I typed changed
The opportunity has lines: its amount is always the sum of the lines. Correct the lines.
I cannot find a button to mark the deal as won
There is none. Move the opportunity to a stage of type WON.
The Related Entities card shows codes
They are the identifiers of the account, contact and pipeline. Click a code to open that record.
La lista Etapa está vacía cuando creo una oportunidad
Elegí primero el embudo. Si sigue vacía, el embudo no tiene etapas: agregalas en CRM → Ventas → Pipelines de Ventas.
No hay ningún embudo para elegir
Todavía no se creó ningún embudo. Lo tiene que crear un CRM Manager.
Mover etapa está en gris
La oportunidad está Ganada, Perdida o Eliminada. Reabrila primero si se cerró por error.
«Error al mover la etapa»
El movimiento no se guardó. Recargá la página y probá de nuevo; si se repite, puede que la etapa haya sido eliminada del embudo.
El monto que escribí cambió
La oportunidad tiene líneas: su monto es siempre la suma de las líneas. Corregí las líneas.
No encuentro un botón para marcar el negocio como ganado
No hay. Mové la oportunidad a una etapa de tipo WON.
La tarjeta Entidades relacionadas muestra códigos
Son los identificadores de la cuenta, el contacto y el embudo. Hacé clic en un código para abrir ese registro.

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Setting up pipelines and stages →Configurar embudos y etapas → Preparing, approving and closing a quote →Armar, aprobar y cerrar una cotización → Passing an accepted deal to Orders →Pasar un negocio aceptado a Pedidos → Activities and tasks →Actividades y tareas →