User manualManual de usuario › Orders › Entering orders › Creating an orderPedidos › Cargar pedidos › Crear un pedido

Creating an order

Crear un pedido

An order is entered in three moments: the customer's data, the lines and the confirmation. Until you confirm it, the order is a draft that you can keep completing.

Un pedido se carga en tres momentos: los datos del cliente, las líneas y la confirmación. Hasta que lo confirmás, el pedido es un borrador que podés seguir completando.

👤 Who: Order Manager, or a role allowed to work on orders📍 Where: Orders → Order Management → Orders

👤 Quién: Order Manager, o un rol con permiso para trabajar pedidos📍 Dónde: Pedidos → Gestión de Pedidos → Pedidos

Enter the customer's data

Cargar los datos del cliente

Press New Order at the top of the list. The New Order form opens.
Look for the customer in Customer Search, if it is already one of your accounts: type at least two letters and choose it. The system fills in Customer Name. To sell to someone who is not an account, skip this field.
Type the e-mail in Customer Email. It is required and has to be a valid address.
Check Customer Name. It is required.
Choose where the order came from in Source: WEB, API, POS or MARKETPLACE. Do not choose PHONE: it is on the list but an order with that source is not saved.
Choose the currency in Currency. If you leave it empty, the order takes the currency of your company.
Add a note in Notes if something has to be remembered, up to two thousand characters.
Press Create. The message "Order created successfully" appears and the order is at the top of the list, as Draft. Press its number to open it.

Tocá Nueva orden, arriba de la lista. Se abre el formulario Nuevo pedido.
Buscá al cliente en Búsqueda de clientes, si ya es una de tus cuentas: escribí al menos dos letras y elegilo. El sistema completa Nombre del cliente. Para venderle a alguien que no es una cuenta, salteá este campo.
Escribí el e-mail en Email del cliente. Es obligatorio y tiene que ser una dirección válida.
Revisá Nombre del cliente. Es obligatorio.
Elegí por dónde entró el pedido en Origen: WEB, API, POS o MARKETPLACE. No elijas PHONE: está en la lista pero un pedido con ese origen no se guarda.
Elegí la moneda en Currency. Si lo dejás vacío, el pedido toma la moneda de tu empresa.
Agregá una nota en Notas si hay algo para recordar, hasta dos mil caracteres.
Tocá Crear. Aparece el mensaje «Pedido creado correctamente» y el pedido queda arriba de la lista, como Borrador. Tocá su número para abrirlo.

⚠️

Leave Ship To Address (JSON) empty unless someone gave you the address in that technical format. Plain text such as a street and a number is not accepted there. Write the delivery address in Notes instead.Dejá vacío Dirección de envío (JSON) salvo que alguien te haya pasado la dirección en ese formato técnico. Un texto común, como una calle y un número, no se acepta ahí. Escribí la dirección de entrega en Notas.

ℹ️

The customer's data cannot be corrected later. Name, e-mail, currency and notes stay as you entered them. Check them before pressing Create. If something is wrong, delete the draft and enter it again.Los datos del cliente no se corrigen después. Nombre, e-mail, moneda y notas quedan como los cargaste. Revisalos antes de tocar Crear. Si algo está mal, eliminá el borrador y cargalo de nuevo.

Add the lines

Agregar las líneas

Open the order and press Add line. If you do not see the button, look under More.
Look for the product in Search SKU and choose it. SKU Code and Product Name are filled in and cannot be edited.
Read the stock. The box Available stock: shows the units available adding up every warehouse.
Type the quantity in Quantity. The minimum is one.
Check the price in Unit Price. The system suggests the current price of the product; you can change it. It has to be greater than zero. See Prices, discounts and taxes.
Press Add. The line appears in Lines and the total of the order is updated.
Repeat for each product.

Abrí el pedido y tocá Agregar línea. Si no ves el botón, buscalo dentro de Más.
Buscá el producto en Buscar SKU y elegilo. Código de SKU y Nombre del producto se completan y no se pueden editar.
Leé el stock. El recuadro Stock disponible: muestra las unidades disponibles sumando todos los depósitos.
Escribí la cantidad en Cantidad. El mínimo es uno.
Revisá el precio en Precio unitario. El sistema sugiere el precio vigente del producto; lo podés cambiar. Tiene que ser mayor que cero. Mirá Precios, descuentos e impuestos.
Tocá Agregar. La línea aparece en Líneas y el total del pedido se actualiza.
Repetí para cada producto.

ℹ️

The stock warning does not stop you. If the quantity is larger than the stock, the form says so and lets you add the line anyway. The shortage is dealt with later, when you reserve the stock.El aviso de stock no te frena. Si la cantidad supera el stock, el formulario lo avisa y te deja agregar la línea igual. El faltante se resuelve después, al reservar el stock.

⚠️

A line cannot be changed or removed. If you choose a product that is already in the order, the form warns you in English that it will create a second line. If a line is wrong, delete the draft and start again.Una línea no se puede cambiar ni quitar. Si elegís un producto que ya está en el pedido, el formulario avisa en inglés que se va a crear una segunda línea. Si una línea quedó mal, eliminá el borrador y empezá de nuevo.

Confirm the order

Confirmar el pedido

Check the lines and the total on the order screen.
Press Confirm order. The message "Order confirmed" appears and the status changes to Confirmed.

Revisá las líneas y el total en la pantalla del pedido.
Tocá Confirmar pedido. Aparece el mensaje «Pedido confirmado» y el estado pasa a Confirmado.

⛔

After confirming you cannot add lines. The system also lets you confirm an order that has no lines at all, so check that everything is there before you confirm.Después de confirmar no se pueden agregar líneas. El sistema además deja confirmar un pedido que no tiene ninguna línea, así que revisá que esté todo antes de confirmar.

Other ways an order arrives

Otras formas en que llega un pedido

From an outside system. Orders loaded with Channel Import or by an integration arrive as Draft with their lines and their channel.
From a stock shortage. When you reserve stock and ask for a backorder, the system creates a new order of type Backorder, in Pending, for the missing units.

Desde un sistema externo. Los pedidos cargados con Importar desde Canal o por una integración llegan como Borrador, con sus líneas y su canal.
Por un faltante de stock. Cuando reservás stock y pedís un pedido pendiente, el sistema crea un pedido nuevo de tipo Pedido pendiente de stock, en Pendiente, por las unidades que faltan.

Common issues

Problemas habituales

The Create button is greyed out: The e-mail or the name is missing, or the e-mail is not a valid address.
I pressed Create and the form stayed open: The order was not saved. The two usual causes are Source set to PHONE and plain text typed in Ship To Address (JSON). Change the source, clear the address and press Create again.
The Add button is greyed out: You have not chosen a product in Search SKU, or the quantity is below one.
The line is refused and the message says the SKU is not orderable: The product is inactive or marked as not for sale. Choose another product, or ask whoever keeps the catalogue to enable it.
The line is refused with the price at zero: The unit price has to be greater than zero. Type the price by hand.
The price was not suggested: The product has no current price in your price lists. Type the price by hand.
"Ordered quantity exceeds available stock (… available).": It is a warning, not an error. You can add the line; you will see the shortage when you reserve the stock.
I chose the customer in Customer Search and the e-mail stayed empty: The search fills in only the name. Type the e-mail yourself.
I do not find the order I have just created: It is at the top of the list as Draft. If you were on another page or had a search typed, clear the search and go back to the first page.

El botón Crear está en gris: Falta el e-mail o el nombre, o el e-mail no es una dirección válida.
Toqué Crear y el formulario quedó abierto: El pedido no se guardó. Las dos causas habituales son Origen en PHONE y un texto común escrito en Dirección de envío (JSON). Cambiá el origen, borrá la dirección y tocá Crear otra vez.
El botón Agregar está en gris: No elegiste un producto en Buscar SKU, o la cantidad es menor que uno.
La línea se rechaza y el mensaje dice que el SKU «is not orderable»: El producto está inactivo o marcado como no vendible. Elegí otro producto, o pedile a quien mantiene el catálogo que lo habilite.
La línea se rechaza con el precio en cero: El precio unitario tiene que ser mayor que cero. Escribí el precio a mano.
No se sugirió el precio: El producto no tiene un precio vigente en tus listas de precios. Escribí el precio a mano.
«La cantidad pedida supera el stock disponible (… disponibles).»: Es un aviso, no un error. Podés agregar la línea; el faltante lo vas a ver al reservar el stock.
Elegí al cliente en Búsqueda de clientes y el e-mail quedó vacío: La búsqueda completa solo el nombre. Escribí el e-mail vos.
No encuentro el pedido que acabo de crear: Está arriba de la lista, como Borrador. Si estabas en otra página o tenías una búsqueda escrita, borrá la búsqueda y volvé a la primera página.