Holds and exceptions
Retenciones y excepciones
A hold stops an order until someone decides what to do with it: a doubt about the payment, the address or the customer. The exception queue is a list of problems to follow up.
Una retención frena un pedido hasta que alguien decide qué hacer con él: una duda sobre el pago, la dirección o el cliente. La cola de excepciones es una lista de problemas para seguir.
What a hold does
Qué hace una retención
Holds are always placed by a person. The system does not put an order on hold by itself. While an order is On hold:
Las retenciones siempre las coloca una persona. El sistema no retiene un pedido por su cuenta. Mientras un pedido está Retenido:
- It cannot be confirmed, allocated or shipped.
- It cannot be cancelled. The order screen shows the notice "Cannot be cancelled while 1 hold is active. Resolve the hold first."
- Payments can still be recorded.
- The stock it had reserved stays reserved.
- No se puede confirmar, asignar ni enviar.
- No se puede cancelar. La pantalla del pedido muestra el aviso «No se puede cancelar mientras haya 1 retención activa. Resolvé la retención primero.»
- Se pueden seguir registrando pagos.
- El stock que tenía reservado sigue reservado.
Put an order on hold
Retener un pedido
You can hold an order that is Pending, Confirmed, Processing or Allocated. A draft has to be confirmed first.
Podés retener un pedido que esté Pendiente, Confirmado, En proceso o Asignado. Un borrador se tiene que confirmar primero.
- Open the order and press More → Place hold. Or go to Order Holds, press New Hold and look for the order in the Order field.
- Choose the reason in Hold Type (see the table below).
- Write a short explanation in Hold Reason. It is required, up to two hundred and fifty-five characters.
- Add details in Details (optional) if they help whoever has to decide.
- Press Place Hold. The order becomes On hold and the hold appears in its Holds card as Active.
- Abrí el pedido y tocá Más → Colocar retención. O andá a Retenciones de Pedidos, tocá Nueva retención y buscá el pedido en el campo Order.
- Elegí el motivo en Tipo de retención (mirá la tabla de abajo).
- Escribí una explicación corta en Motivo de retención. Es obligatoria, de hasta doscientos cincuenta y cinco caracteres.
- Agregá detalles en Detalles (opcional) si ayudan a quien tiene que decidir.
- Tocá Aplicar retención. El pedido pasa a Retenido y la retención aparece en su tarjeta Retenciones como Activa.
| In the list | On the order it reads | Use it for |
|---|---|---|
| PAYMENT | Payment issue | A payment that did not arrive or was rejected. |
| FRAUD | Suspected fraud | An order that looks suspicious. |
| CREDIT | Credit check | A customer who has to be checked before selling on account. |
| INVENTORY | Stock shortage | Goods that are missing or under review. |
| ADDRESS | Address check | A delivery address that has to be confirmed. |
| MANUAL | Manual hold | Anything else. |
| En la lista | En el pedido se lee | Usalo para |
|---|---|---|
| PAYMENT | Problema de pago | Un pago que no llegó o que fue rechazado. |
| FRAUD | Sospecha de fraude | Un pedido que parece sospechoso. |
| CREDIT | Verificación de crédito | Un cliente al que hay que revisar antes de venderle a cuenta. |
| INVENTORY | Falta de stock | Mercadería que falta o que está en revisión. |
| ADDRESS | Verificación de dirección | Una dirección de entrega que hay que confirmar. |
| MANUAL | Retención manual | Cualquier otra cosa. |
Resolve a hold
Resolver una retención
- Open the order and, in the Holds card, press Resolve on the active hold. Or go to Order Holds, open the menu of the row and press Resolve Hold.
- Write what was decided in Resolution notes. It is optional.
- Confirm. The hold changes to Resolved and the order goes back to the status it had before the hold.
- Abrí el pedido y, en la tarjeta Retenciones, tocá Resolver en la retención activa. O andá a Retenciones de Pedidos, abrí el menú de la fila y tocá Resolver retención.
- Escribí qué se decidió en Notas de resolución. Es opcional.
- Confirmá. La retención pasa a Resuelta y el pedido vuelve al estado que tenía antes de la retención.
The Order Holds screen lists the orders that are on hold, with their customer, date and total. Its search box looks in the order number and the customer's name. The History of each order keeps when a hold was placed and when it was released.
La pantalla Retenciones de Pedidos lista los pedidos retenidos, con su cliente, fecha y total. Su cuadro de búsqueda mira el número de pedido y el nombre del cliente. La Historia de cada pedido guarda cuándo se colocó una retención y cuándo se liberó.
The exception queue
La cola de excepciones
Exceptions is a list of problems that someone has to look at. An exception does not stop an order: it is a reminder with a type, a severity and a description. There are two ways an exception gets there:
Excepciones es una lista de problemas que alguien tiene que mirar. Una excepción no frena un pedido: es un recordatorio con un tipo, una severidad y una descripción. Una excepción llega ahí de dos formas:
- By itself, when someone adds to an order a product that is inactive or not for sale and your company chose Send to Exception Queue in Settings. The line is accepted and the exception is created.
- By hand, with Create Exception.
- Sola, cuando alguien agrega a un pedido un producto inactivo o no vendible y tu empresa eligió Enviar a la cola de excepciones en Configuración. La línea se acepta y se crea la excepción.
- A mano, con Crear excepción.
- Press Create Exception.
- Choose what it is about in Entity Type: ORDER, SHIPMENT, RETURN or PAYMENT.
- Paste the identifier in Entity ID. For an order, copy it from the order screen with More → Copy order ID.
- Choose Exception Type and Severity, and write the Description.
- Press Create. The exception appears in the list as open.
- Tocá Crear excepción.
- Elegí de qué se trata en Tipo de entidad: ORDER, SHIPMENT, RETURN o PAYMENT.
- Pegá el identificador en ID de entidad. Para un pedido, copialo desde la pantalla del pedido con Más → Copiar ID del pedido.
- Elegí Tipo de excepción y Severidad, y escribí la Descripción.
- Tocá Crear. La excepción aparece en la lista como abierta.
The cards at the top count the exceptions by status, and pressing one filters the list. You can also filter by Status, Severity and Exception Type, and search by text. From the menu of a row you can delete an exception that is still open, if your role allows it.
Las tarjetas de arriba cuentan las excepciones por estado, y al tocar una se filtra la lista. También podés filtrar por Estado, Severidad y Tipo de excepción, y buscar por texto. Desde el menú de una fila podés eliminar una excepción que sigue abierta, si tu rol lo permite.
Common issues
Problemas habituales
- "Cannot place a hold on an order in "DRAFT" status. …"
- Only orders in Pending, Confirmed, Processing or Allocated can be held. Confirm the draft first and then place the hold.
- The Place hold option is not on the order
- The order is a draft, is already on hold, or has already gone out or been cancelled.
- "Cannot be cancelled while 1 hold is active. Resolve the hold first."
- The order has an active hold. Resolve it in the Holds card and then cancel.
- An order on hold is not in Order Holds
- The screen shows up to twenty orders on hold. Look for the order in Orders and resolve the hold from its Holds card.
- "No orders on hold"
- No order is on hold right now.
- After resolving, the order did not go back to where it was
- It returns to the status it had when the hold was placed. If that was Confirmed, it is Confirmed again and you continue from there.
- "Only open exception scan be deleted"
- Only an exception that is still open can be deleted. This one was already taken, escalated or resolved, and stays in the list as a record.
- «Cannot place a hold on an order in "DRAFT" status. …»
- Solo se pueden retener pedidos en Pendiente, Confirmado, En proceso o Asignado. Confirmá primero el borrador y después colocá la retención.
- El pedido no tiene la opción Colocar retención
- El pedido es un borrador, ya está retenido, o ya salió o fue cancelado.
- «No se puede cancelar mientras haya 1 retención activa. Resolvé la retención primero.»
- El pedido tiene una retención activa. Resolvela en la tarjeta Retenciones y después cancelá.
- Un pedido retenido no está en Retenciones de Pedidos
- La pantalla muestra hasta veinte pedidos retenidos. Buscá el pedido en Pedidos y resolvé la retención desde su tarjeta Retenciones.
- «No hay pedidos retenidos»
- En este momento no hay ningún pedido retenido.
- Después de resolver, el pedido no volvió a donde estaba
- Vuelve al estado que tenía cuando se colocó la retención. Si era Confirmado, queda otra vez Confirmado y seguís desde ahí.
- «Solo se pueden eliminar las excepciones abiertas»
- La excepción ya fue tomada, escalada o resuelta. Queda en la lista como registro.