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Shipments: preparing and dispatching

Envíos: preparar y despachar

A shipment is each delivery that leaves for the customer. An order can go out in one shipment or in several. Dispatching a shipment is what moves the stock and creates the invoice.

Un envío es cada entrega que sale hacia el cliente. Un pedido puede salir en un solo envío o en varios. Despachar un envío es lo que mueve el stock y genera la factura.

👤 Who: Order Manager, or a role allowed to work on orders📍 Where: Orders → Order Management → Shipments

👤 Quién: Order Manager, o un rol con permiso para trabajar pedidos📍 Dónde: Pedidos → Gestión de Pedidos → Envíos

Create a shipment for an order

Crear un envío para un pedido

You can create a shipment when the order is Confirmed, Processing, Allocated or Partially shipped and still has units that have not gone out. Reserving the stock first is not required, but it is what guarantees that the goods are there.

Podés crear un envío cuando el pedido está Confirmado, En proceso, Asignado o Enviado parcialmente y todavía tiene unidades que no salieron. No es obligatorio reservar el stock antes, pero es lo que garantiza que la mercadería esté.

Open the order and press Create shipment. The New Shipment form opens.
Leave Order ID as it is. It comes filled in with the identifier of the order.
Leave Warehouse ID empty, unless someone gave you the internal identifier of the warehouse. It is not its name.
Press Create. The message "Shipment created" appears. The shipment gets a number that starts with SHP and shows up in the Shipments card of the order, as Pending.
Press the shipment number to open its screen.

Abrí el pedido y tocá Crear envío. Se abre el formulario Nuevo envío.
Dejá ID de orden como está. Viene cargado con el identificador del pedido.
Dejá vacío ID de depósito, salvo que alguien te haya pasado el identificador interno del depósito. No es su nombre.
Tocá Crear. Aparece el mensaje «Envío creado». El envío recibe un número que empieza con SHP y aparece en la tarjeta Envíos del pedido, como Pendiente.
Tocá el número del envío para abrir su pantalla.

⚠️

A shipment is created empty. It has to know which products and how many units it carries before it can be dispatched. Today no screen of this module lets you load those lines: they are loaded by the system that prepares the goods, through an integration. A shipment without lines cannot be dispatched.Un envío se crea vacío. Tiene que saber qué productos y cuántas unidades lleva antes de poder despacharse. Hoy ninguna pantalla de este módulo permite cargar esas líneas: las carga el sistema que prepara la mercadería, por una integración. Un envío sin líneas no se puede despachar.

The shipment screen

La pantalla del envío

Button	When it appears	What it does
Set Tracking	Always	Opens a window, titled "Mark shipped", that asks for Tracking number and Carrier code. Both are required. It only saves those two values: it does not dispatch the shipment.
Add Event	Always	Adds a note to the trail of the shipment: a type, an optional place and an optional description. The notes appear in the Related tab. They do not change the status.
Ship	Pending, picking or packed	Dispatches the shipment (see below).
Mark Delivered	Dispatched or in transit	Records today's date as the delivery date and leaves the shipment as delivered.
Cancel	Any status except delivered or cancelled	Cancels the shipment at once, without asking for confirmation. A shipment that has already been dispatched is refused.

Botón	Cuándo aparece	Qué hace
Definir seguimiento	Siempre	Abre una ventana, titulada «Marcar como enviado», que pide Número de seguimiento y Código de transportista. Los dos son obligatorios. Solo guarda esos dos datos: no despacha el envío.
Agregar evento	Siempre	Agrega una nota al recorrido del envío: un tipo, un lugar opcional y una descripción opcional. Las notas aparecen en la pestaña Related. No cambian el estado.
Enviar	Pendiente, en preparación o empaquetado	Despacha el envío (mirá más abajo).
Marcar como entregado	Despachado o en tránsito	Guarda la fecha de hoy como fecha de entrega y deja el envío como entregado.
Cancelar	Cualquier estado salvo entregado o cancelado	Cancela el envío en el acto, sin pedir confirmación. Un envío que ya se despachó se rechaza.

The Overview tab shows the carrier, the service, the dispatch date, the tracking number, the delivery dates and a timeline with the stages of the shipment. The pencil icon in the header and the Add Tracking button inside the card are not available yet: use Set Tracking.

La pestaña Overview muestra el transportista, el servicio, la fecha de envío, el número de seguimiento, las fechas de entrega y una cronología con las etapas del envío. El ícono del lápiz del encabezado y el botón Agregar seguimiento de la tarjeta todavía no están disponibles: usá Definir seguimiento.

What dispatching a shipment does

Qué hace despachar un envío

When a shipment that has its lines is dispatched with Ship, the system checks it and then does everything in one go:

Cuando un envío que tiene sus líneas se despacha con Enviar, el sistema lo revisa y después hace todo de una vez:

It refuses the dispatch if a line carries more units than the order still has pending, or if a lot is expired or recalled.
It adds the units to what each line of the order has shipped.
It changes the order to Partially shipped if units are still pending, or to Shipped if everything has gone out.
It creates the invoice in Accounting, according to the invoicing rule of your company. See Payments and invoicing.
It takes the units out of stock in Inventory, from the location recorded on each line of the shipment, and closes the reservation of the order.
It records the dispatch date on the shipment.

Rechaza el despacho si una línea lleva más unidades de las que el pedido todavía tiene pendientes, o si un lote está vencido o retirado.
Suma las unidades a lo enviado de cada línea del pedido.
Pasa el pedido a Enviado parcialmente si quedan unidades pendientes, o a Enviado si ya salió todo.
Genera la factura en Contabilidad, según la regla de facturación de tu empresa. Mirá Pagos y facturación.
Saca las unidades del stock en Inventario, de la ubicación anotada en cada línea del envío, y cierra la reserva del pedido.
Anota la fecha de despacho en el envío.

Partial deliveries

Entregas parciales

An order does not have to go out all at once. Each shipment carries part of the units. After the first dispatch the order is Partially shipped, and Create shipment stays available while units are pending. On the order, the Progress column of each line shows how many units went out and how many are pending. When the last pending unit goes out, the order becomes Shipped.

Un pedido no tiene por qué salir todo junto. Cada envío lleva una parte de las unidades. Después del primer despacho el pedido queda Enviado parcialmente, y Crear envío sigue disponible mientras haya unidades pendientes. En el pedido, la columna Progreso de cada línea muestra cuántas unidades salieron y cuántas quedan. Cuando sale la última unidad pendiente, el pedido pasa a Enviado.

ℹ️

Marking a shipment as delivered does not change the order. The order stays in Shipped. Its History shows the delivery of each shipment.Marcar un envío como entregado no cambia el pedido. El pedido sigue en Enviado. Su Historia muestra la entrega de cada envío.

Find a shipment

Buscar un envío

The Shipments screen opens with five counters: All, Pending, In Transit, Delivered and Cancelled. The search box looks in the shipment number and the tracking number. Status shows the shipments in one status. Load More brings the next ones. The list refreshes by itself every five minutes while the tab is in view.

La pantalla Envíos abre con cinco contadores: Todos, Pendientes, En tránsito, Entregados y Cancelados. El cuadro de búsqueda mira el número de envío y el número de seguimiento. Estado muestra los envíos de un estado. Cargar más trae los siguientes. La lista se actualiza sola cada cinco minutos mientras la pestaña está a la vista.

ℹ️

Date range narrows the results of a search only. Without text in the search box it has no effect. With Status chosen, the list shows the first twenty-five shipments of that status.Rango de fechas acota solo los resultados de una búsqueda. Sin texto en el cuadro de búsqueda no tiene efecto. Con un Estado elegido, la lista muestra los primeros veinticinco envíos de ese estado.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to ship shipment": The dispatch was refused. The most common cause is that the shipment has no lines: they are loaded by the system that prepares the goods. Other causes are a line with more units than the order has pending, or an expired lot.
"Failed to cancel shipment": The shipment was already dispatched. A dispatched shipment is not cancelled: if the goods come back, open a return on the order.
"Failed to mark as delivered": The shipment has not been dispatched yet. It has to be dispatched first.
"Failed to set tracking": The tracking could not be saved. Check your connection and try again. If you leave the tracking number or the carrier code empty, the window closes without saving anything.
The Create shipment button is not on the order: The order is a draft, pending, on hold or cancelled, or has no units left to send.
I cancelled a shipment by mistake: A cancelled shipment is not reopened. Create a new one from the order.
The order was shipped and I see no invoice: With the rule Per Order, the invoice is created only when the whole order has gone out. See Payments and invoicing.

«No se pudo despachar el envío»: El despacho fue rechazado. La causa más común es que el envío no tiene líneas: las carga el sistema que prepara la mercadería. Otras causas son una línea con más unidades de las que el pedido tiene pendientes, o un lote vencido.
«No se pudo cancelar el envío»: El envío ya se despachó. Un envío despachado no se cancela: si la mercadería vuelve, abrí una devolución en el pedido.
«No se pudo marcar como entregado»: El envío todavía no se despachó. Primero hay que despacharlo.
«No se pudo configurar el seguimiento»: No se pudo guardar el seguimiento. Revisá la conexión y probá de nuevo. Si dejás vacío el número de seguimiento o el código de transportista, la ventana se cierra sin guardar nada.
El pedido no tiene el botón Crear envío: El pedido es un borrador, está pendiente, retenido o cancelado, o no le quedan unidades por enviar.
Cancelé un envío por error: Un envío cancelado no se reabre. Creá uno nuevo desde el pedido.
El pedido se envió y no veo la factura: Con la regla Por orden, la factura se genera recién cuando salió el pedido completo. Mirá Pagos y facturación.