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Reserving stock for an order

Reservar stock para un pedido

Allocating sets apart, in a warehouse, the units an order needs, so that no other order takes them. Before reserving, the system shows you what it found and what is missing.

Asignar aparta, en un depósito, las unidades que necesita un pedido, para que no se las lleve otro. Antes de reservar, el sistema te muestra qué encontró y qué falta.

👤 Who: Order Manager, or a role allowed to work on orders📍 Where: Orders → Order Management → Orders → an order → Allocate

👤 Quién: Order Manager, o un rol con permiso para trabajar pedidos📍 Dónde: Pedidos → Gestión de Pedidos → Pedidos → un pedido → Asignar stock

Allocate the stock

Asignar el stock

You can allocate an order in Pending, Confirmed or Processing that still has units without a reservation.

Podés asignar un pedido en Pendiente, Confirmado o En proceso que todavía tenga unidades sin reservar.

Press Allocate on the order. The Allocate Order window opens.
Choose how to look for the stock in Allocation Strategy (see the table below).
Leave Warehouse Override (optional) empty. It expects the internal identifier of a warehouse, not its name. Empty, the system chooses the warehouse by itself.
Tick Auto-create backorders for unfulfilled quantities if you want a new order for whatever is missing.
Press Preview. Nothing is reserved yet. The system shows the plan line by line.
Read the plan. At the top: Fully Allocated, Partially Allocated, Not Available and Total Shortfall. In the table, for each line: Ordered, To Allocate, Warehouse and Available.
Press Confirm Allocation if you agree, or Back to change the strategy.
Read the result and press Done. The message "Order allocated successfully" appears.

Tocá Asignar stock en el pedido. Se abre la ventana Asignar orden.
Elegí cómo buscar el stock en Estrategia de asignación (mirá la tabla de abajo).
Dejá vacío Depósito (anulación opcional). Espera el identificador interno de un depósito, no su nombre. Vacío, el sistema elige el depósito solo.
Tildá Auto-create backorders for unfulfilled quantities si querés un pedido nuevo por lo que falte.
Tocá Vista previa. Todavía no se reserva nada. El sistema muestra el plan línea por línea.
Leé el plan. Arriba: Totalmente asignado, Parcialmente asignado, No disponible y Faltante total. En la tabla, para cada línea: Pedido, A Asignar, Almacén y Disponible.
Tocá Confirmar asignación si estás de acuerdo, o Volver para cambiar la estrategia.
Leé el resultado y tocá Listo. Aparece el mensaje «Pedido asignado correctamente».

Strategy	How it looks for the stock
Single Warehouse	Every line from one warehouse: the default warehouse of your company, or the first active one if none is marked as default.
Split by Warehouse	For each line, the warehouse with the most available stock, preferring one that covers the whole line.
Nearest Warehouse	For each line, the warehouse closest to the delivery address that covers the whole line.

Estrategia	Cómo busca el stock
Single Warehouse	Todas las líneas de un solo depósito: el depósito predeterminado de tu empresa, o el primero activo si ninguno está marcado como predeterminado.
Split by Warehouse	Para cada línea, el depósito con más stock disponible, prefiriendo uno que cubra la línea entera.
Nearest Warehouse	Para cada línea, el depósito más cercano a la dirección de entrega que cubra la línea entera.

ℹ️

One line, one warehouse. A line is never split between two warehouses. If no warehouse covers it entirely, the system reserves what the best warehouse has and the rest counts as a shortage.Una línea, un depósito. Una línea nunca se reparte entre dos depósitos. Si ningún depósito la cubre entera, el sistema reserva lo que tiene el mejor depósito y el resto cuenta como faltante.

What happens after allocating

Qué pasa después de asignar

If every line is fully reserved, the order becomes Allocated.
If something is missing, the order becomes Processing.
The reserved units are set apart in Inventory and are no longer available for other orders.
On the order, each line shows how many units are allocated in the Progress column.

Si todas las líneas quedaron reservadas por completo, el pedido pasa a Asignado.
Si algo falta, el pedido pasa a En proceso.
Las unidades reservadas quedan apartadas en Inventario y dejan de estar disponibles para otros pedidos.
En el pedido, cada línea muestra cuántas unidades tiene asignadas en la columna Progreso.

When there is not enough stock

Cuando no alcanza el stock

Situation	What the system does
Something is missing and you ticked the backorder box	It reserves what there is and creates a new order for the missing units, with the same customer, currency and prices. The result shows Backorder created: and its number. The new order is of type Backorder, in Pending, and carries a note with the number of the original order.
Something is missing, you did not tick the box, and partial allocation is allowed	It reserves what there is. The order stays in Processing and you can allocate the rest when stock arrives.
Something is missing, you did not tick the box, and partial allocation is not allowed	It reserves nothing and refuses the allocation.
No line has any stock	The Confirm Allocation button stays greyed out.

Situación	Qué hace el sistema
Falta algo y tildaste la casilla de pedidos pendientes	Reserva lo que hay y crea un pedido nuevo por las unidades que faltan, con el mismo cliente, moneda y precios. El resultado muestra Pedido pendiente creado: y su número. El pedido nuevo es de tipo Pedido pendiente de stock, está en Pendiente y lleva una nota con el número del pedido original.
Falta algo, no tildaste la casilla y la asignación parcial está permitida	Reserva lo que hay. El pedido queda En proceso y podés asignar el resto cuando llegue stock.
Falta algo, no tildaste la casilla y la asignación parcial no está permitida	No reserva nada y rechaza la asignación.
Ninguna línea tiene stock	El botón Confirmar asignación queda en gris.

Whether partial allocation is allowed is decided in Tools → Settings, with Allow Partial Allocation. It comes turned off.

Si la asignación parcial está permitida se decide en Herramientas → Configuración, con Permitir asignación parcial. Viene desactivada.

⚠️

A backorder does not reduce the original order. The original keeps its full quantities and shows the missing units as pending. Decide which of the two orders will deliver them and cancel the other, so that the customer does not receive them twice.Un pedido pendiente no reduce el pedido original. El original conserva sus cantidades completas y muestra las unidades que faltan como pendientes. Decidí cuál de los dos pedidos las va a entregar y cancelá el otro, para que el cliente no las reciba dos veces.

Release a reservation

Liberar una reserva

Open the order. It has to be Allocated or Processing, with reserved units that have not gone out.
Press More → Deallocate. The system asks "Deallocate this order? All line allocations will be reset."
Confirm with Deallocate. A message says how many lines were released.

Abrí el pedido. Tiene que estar Asignado o En proceso, con unidades reservadas que no hayan salido.
Tocá Más → Desasignar. El sistema pregunta «¿Desasignar este pedido? Se van a reiniciar todas las asignaciones de sus líneas.»
Confirmá con Desasignar. Un mensaje dice cuántas líneas se liberaron.

The reservations go back to Inventory. An order that was Allocated returns to Confirmed. Cancelling an order also releases its reservations.

Las reservas vuelven a Inventario. Un pedido que estaba Asignado vuelve a Confirmado. Cancelar un pedido también libera sus reservas.

Common issues

Problemas habituales

"Partial allocation not allowed by policy. All lines must be fully allocatable or enable backorder creation.": Stock is missing and your company does not allow reserving part of an order. Tick the backorder box, or ask an administrator to turn on Allow Partial Allocation in Settings.
"No unallocated lines in this order": Everything is already reserved. There is nothing left to allocate.
"No active warehouses configured": Your company has no active warehouse. Someone has to create or activate one in Inventory.
"Specified warehouse not found or inactive": What you typed in Warehouse Override (optional) is not the identifier of an active warehouse. Clear the field.
"Failed to preview allocation" · "Failed to allocate order": The plan could not be calculated or the reservation could not be made. Try again; if it repeats, check the stock of the product in Inventory.
The Confirm Allocation button is greyed out: No line can be reserved with that strategy. Press Back and try another strategy.
The Allocate button is not on the order: The order is a draft, is on hold, has already been fully reserved or has gone out. Confirm the draft or resolve the hold first.
The Deallocate button is not on the order: It appears only when the order is Allocated or Processing and has reserved units that have not gone out.

«Partial allocation not allowed by policy. All lines must be fully allocatable or enable backorder creation.»: Falta stock y tu empresa no permite reservar una parte del pedido. Tildá la casilla de pedidos pendientes, o pedile a un administrador que active Permitir asignación parcial en Configuración.
«No unallocated lines in this order»: Ya está todo reservado. No queda nada por asignar.
«No active warehouses configured»: Tu empresa no tiene ningún depósito activo. Alguien tiene que crear o activar uno en Inventario.
«Specified warehouse not found or inactive»: Lo que escribiste en Depósito (anulación opcional) no es el identificador de un depósito activo. Borrá el campo.
«No se pudo previsualizar la asignación» · «No se pudo asignar el pedido»: No se pudo calcular el plan o no se pudo hacer la reserva. Probá de nuevo; si se repite, revisá el stock del producto en Inventario.
El botón Confirmar asignación está en gris: Ninguna línea se puede reservar con esa estrategia. Tocá Volver y probá con otra.
El pedido no tiene el botón Asignar stock: El pedido es un borrador, está retenido, ya está reservado por completo o ya salió. Confirmá el borrador o resolvé la retención primero.
El pedido no tiene el botón Desasignar: Aparece solo cuando el pedido está Asignado o En proceso y tiene unidades reservadas que no salieron.