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Changing, cancelling and deleting an order

Cambiar, cancelar y eliminar un pedido

What can still be corrected on an order, how to cancel one that will not be delivered and when a draft can be deleted for good.

Qué se puede corregir todavía en un pedido, cómo cancelar uno que no se va a entregar y cuándo un borrador se puede eliminar del todo.

👤 Who: Order Manager, or a role allowed to work on orders📍 Where: Orders → Order Management → Orders → an order

👤 Quién: Order Manager, o un rol con permiso para trabajar pedidos📍 Dónde: Pedidos → Gestión de Pedidos → Pedidos → un pedido

What can be changed

Qué se puede cambiar

You want to…	Can you?
Add a product	Yes, while the order is Draft or Pending.
Change the quantity or the price of a line	No. Delete the draft and enter it again, or cancel the order and enter a new one.
Remove a line	No. The same.
Change the customer, the currency or the notes	No. They stay as they were entered.
Change the stock reservation	Yes: deallocate and allocate again. See Reserving stock.

Querés…	¿Se puede?
Agregar un producto	Sí, mientras el pedido esté en Borrador o Pendiente.
Cambiar la cantidad o el precio de una línea	No. Eliminá el borrador y cargalo de nuevo, o cancelá el pedido y cargá uno nuevo.
Quitar una línea	No. Lo mismo.
Cambiar el cliente, la moneda o las notas	No. Quedan como se cargaron.
Cambiar la reserva de stock	Sí: desasigná y volvé a asignar. Mirá Reservar stock.

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Do not use Edit to correct an order. The Edit option under More opens the new-order form, not the data of the order you are looking at. If you fill it in and press Create, you get another order. Close the form without saving.No uses Editar para corregir un pedido. La opción Editar dentro de Más abre el formulario de pedido nuevo, no los datos del pedido que estás mirando. Si lo completás y tocás Crear, obtenés otro pedido. Cerrá el formulario sin guardar.

Cancel an order

Cancelar un pedido

You can cancel an order that has not gone out completely and that has no active hold: Draft, Pending, Confirmed, Processing, Allocated or Partially shipped.

Podés cancelar un pedido que no haya salido por completo y que no tenga una retención activa: Borrador, Pendiente, Confirmado, En proceso, Asignado o Enviado parcialmente.

Open the order and press More → Cancel order. The Cancel Order window opens and names the order.
Write why in Cancellation Reason. It is required.
Press Cancel Order. To leave without cancelling, press Keep Order.

Abrí el pedido y tocá Más → Cancelar pedido. Se abre la ventana Cancelar pedido, que nombra al pedido.
Escribí por qué en Motivo de cancelación. Es obligatorio.
Tocá Cancelar pedido. Para salir sin cancelar, tocá Mantener pedido.

When an order is cancelled:

Cuando un pedido se cancela:

Its status becomes Cancelled and the History records it.
Every unit that had not gone out is cancelled, and the total is recalculated without them.
The stock it had reserved is released in Inventory.
The reason is saved with the order.

Su estado pasa a Cancelado y la Historia lo registra.
Se cancelan todas las unidades que no habían salido, y el total se recalcula sin ellas.
El stock que tenía reservado se libera en Inventario.
El motivo queda guardado con el pedido.

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Cancelling cannot be undone. A cancelled order is not reopened, accepts no more payments and accepts no returns. Think twice before cancelling an order that has already gone out in part: what was shipped stays shipped, but you will not be able to open a return on it.Cancelar no se puede deshacer. Un pedido cancelado no se reabre, no acepta más pagos y no acepta devoluciones. Pensalo dos veces antes de cancelar un pedido que ya salió en parte: lo enviado queda enviado, pero no vas a poder abrirle una devolución.

⚠️

Cancelling the order does not touch what hangs from it. Shipments that were created and not dispatched stay as they are: cancel them from their own screen. Captured payments are not refunded: refund them before cancelling. An invoice already created stays in Accounting.Cancelar el pedido no toca lo que cuelga de él. Los envíos creados y no despachados quedan como están: cancelalos desde su propia pantalla. Los pagos capturados no se reembolsan: reembolsalos antes de cancelar. Una factura ya generada queda en Contabilidad.

To cancel several orders with the same reason, select them in the list and use Cancel Selected. See Finding an order.

Para cancelar varios pedidos con el mismo motivo, seleccionalos en la lista y usá Cancelar seleccionados. Mirá Buscar un pedido.

Delete a draft

Eliminar un borrador

Deleting removes the order and its lines for good. It is allowed only while the order is Draft, and only for the Order Manager role and the company administrator.

Eliminar borra el pedido y sus líneas del todo. Se permite solo mientras el pedido está en Borrador, y solo al rol Order Manager y al administrador de la empresa.

Open the draft and press More → Delete. Or, in the list, open the menu at the end of the row and press Delete.
Read the question, which names the order and warns that it cannot be undone.
Confirm with Delete. The message "Order deleted" appears.

Abrí el borrador y tocá Más → Eliminar. O, en la lista, abrí el menú del final de la fila y tocá Eliminar.
Leé la pregunta, que nombra al pedido y avisa que no se puede deshacer.
Confirmá con Eliminar. Aparece el mensaje «Pedido eliminado».

Common issues

Problemas habituales

"Failed to cancel order": The order could not be cancelled. Check its status: an order that has gone out completely is not cancelled, and neither is one with an active hold.
"Cannot be cancelled while 1 hold is active. Resolve the hold first.": Resolve the hold in the Holds card and cancel again. See Holds and exceptions.
"Delete failed: Only DRAFT orders can be deleted. …": The order is no longer a draft. An order that was confirmed or cancelled is not deleted: it stays in the list.
The Delete option is in the list but answers that I have no permission: Deleting needs a permission of its own. Ask an Order Manager or your administrator.
The Cancel order option is not there: The order has already gone out completely or is already cancelled. If the goods come back, open a return.
I need to change a quantity on a confirmed order: Cancel the order and enter a new one with the right quantity.

«No se pudo cancelar el pedido»: El pedido no se pudo cancelar. Revisá su estado: un pedido que ya salió completo no se cancela, y tampoco uno con una retención activa.
«No se puede cancelar mientras haya 1 retención activa. Resolvé la retención primero.»: Resolvé la retención en la tarjeta Retenciones y volvé a cancelar. Mirá Retenciones y excepciones.
«Delete failed: Only DRAFT orders can be deleted. …»: El pedido ya no es un borrador. Un pedido que se confirmó o se canceló no se elimina: queda en la lista.
La opción Eliminar está en la lista pero contesta que no tengo permiso: Eliminar lleva un permiso propio. Pedíselo a un Order Manager o a tu administrador.
No está la opción Cancelar pedido: El pedido ya salió completo o ya está cancelado. Si la mercadería vuelve, abrí una devolución.
Necesito cambiar una cantidad en un pedido confirmado: Cancelá el pedido y cargá uno nuevo con la cantidad correcta.