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Returns

Devoluciones

A return records that a customer sends back goods of an order that already went out. It has a number of its own and goes through its own stages, from the request to the refund.

Una devolución deja asentado que un cliente manda de vuelta mercadería de un pedido que ya salió. Tiene un número propio y pasa por sus propias etapas, del pedido de devolución al reembolso.

👤 Who: Order Manager, or a role allowed to work on orders📍 Where: Orders → Order Management → Returns

👤 Quién: Order Manager, o un rol con permiso para trabajar pedidos📍 Dónde: Pedidos → Gestión de Pedidos → Devoluciones

Open a return

Abrir una devolución

A return is always opened from its order. The order has to be Shipped, Delivered or Completed, and returns have to be turned on in Tools → Settings with Returns Enabled.

Una devolución siempre se abre desde su pedido. El pedido tiene que estar Enviado, Entregado o Completado, y las devoluciones tienen que estar activadas en Herramientas → Configuración con Devoluciones habilitadas.

Open the order and press Create return. If you do not see the button, look under More. The New Return form opens.
Leave Order ID as it is and leave Customer Account ID empty. The return takes the customer of the order.
Choose what the customer gets in Return Type: REFUND for the money back, EXCHANGE for another product, STORE_CREDIT for a balance to spend later.
Choose why in Reason Code: DEFECTIVE, WRONG_SIZE, WRONG_ITEM, DAMAGED, CHANGED_MIND or OTHER.
Add an explanation in Reason Notes if it helps.
Press Create. The return gets a number that starts with RMA and appears in the Returns card of the order, as Requested.

Abrí el pedido y tocá Crear devolución. Si no ves el botón, buscalo dentro de Más. Se abre el formulario Nueva devolución.
Dejá ID de orden como está y dejá vacío ID de cuenta de cliente. La devolución toma el cliente del pedido.
Elegí qué recibe el cliente en Tipo de devolución: REFUND para la plata de vuelta, EXCHANGE para otro producto, STORE_CREDIT para un saldo a gastar más adelante.
Elegí por qué en Código de motivo: DEFECTIVE, WRONG_SIZE, WRONG_ITEM, DAMAGED, CHANGED_MIND u OTHER.
Agregá una explicación en Notas del motivo si ayuda.
Tocá Crear. La devolución recibe un número que empieza con RMA y aparece en la tarjeta Devoluciones del pedido, como Solicitada.

The stages of a return

Las etapas de una devolución

Open the return by pressing its number. The header shows the button of the next stage.

Abrí la devolución tocando su número. El encabezado muestra el botón de la etapa que sigue.

Status	Button	What it means
Requested	Approve or Reject	The customer asked for it. You accept it or turn it down.
Approved	Mark Shipped or Reject	You accepted it and wait for the customer to send the goods.
Shipped	Receive	The goods are on their way back.
Received	Inspect	The goods arrived at the warehouse.
Inspected	Complete	The goods were checked. Only the refund is missing.
Completed · Rejected	None	Final.

Estado	Botón	Qué significa
Solicitado	Aprobar o Rechazar	El cliente la pidió. La aceptás o la rechazás.
Aprobado	Marcar como enviado o Rechazar	La aceptaste y esperás a que el cliente mande la mercadería.
Enviado	Recibir	La mercadería está volviendo.
Recibido	Inspeccionar	La mercadería llegó al depósito.
Inspeccionado	Completar	La mercadería se revisó. Falta solo el reembolso.
Completado · Rechazado	Ninguno	Definitivo.

Reject asks for a Rejection reason, which is required.
Receive asks for a Warehouse ID: the internal identifier of the warehouse that receives the goods, not its name. Ask whoever manages Inventory for it.
The Return Timeline on the screen shows the date of each stage.

Rechazar pide un Motivo del rechazo, que es obligatorio.
Recibir pide un ID de almacén: el identificador interno del depósito que recibe la mercadería, no su nombre. Pedíselo a quien administra Inventario.
La Cronología de la devolución de la pantalla muestra la fecha de cada etapa.

⚠️

Complete is not available from this screen yet. Pressing it answers "Failed to complete return", because the screen has nowhere to enter the refund amount. Today a return is completed through an integration, which sends that amount.Completar todavía no está disponible desde esta pantalla. Al tocarlo contesta «No se pudo completar la devolución», porque la pantalla no tiene dónde cargar el importe a reembolsar. Hoy una devolución se completa por una integración, que envía ese importe.

The lines of a return

Las líneas de una devolución

The lines say which products come back and how many. They appear in the Related tab of the return. With Update you record, for each line, the Condition in which it arrived and the Disposition, that is, what will be done with it: put it back in stock, repair it, scrap it, send it back to the supplier or set it apart.

Las líneas dicen qué productos vuelven y cuántos. Aparecen en la pestaña Related de la devolución. Con Actualizar dejás asentado, para cada línea, la Condición en la que llegó y la Disposición, es decir qué se va a hacer con ella: volverla al stock, repararla, descartarla, devolverla al proveedor o apartarla.

ℹ️

Add Line asks for the Order Line ID, an internal identifier that the order screen does not show. In practice the lines of a return are loaded by an integration. A line cannot ask for more units than were shipped on that line of the order.Agregar línea pide el ID de línea de orden, un identificador interno que la pantalla del pedido no muestra. En la práctica las líneas de una devolución las carga una integración. Una línea no puede pedir más unidades de las que se enviaron en esa línea del pedido.

⚠️

Receiving a return from this screen does not put the goods back in stock. The stock goes back only for the units marked as received on each line, and the screen has no field for that quantity. Enter the goods in Inventory by hand.Recibir una devolución desde esta pantalla no vuelve la mercadería al stock. El stock vuelve solo por las unidades marcadas como recibidas en cada línea, y la pantalla no tiene un campo para esa cantidad. Ingresá la mercadería en Inventario a mano.

What completing a return does

Qué hace completar una devolución

It saves the refund amount on the return. The refunds of all the returns of an order cannot add up to more than the total of the order.
If Auto Credit Note on Return is turned on in Settings, it creates a credit note in Accounting as a draft, in the currency of the order, with the number of the order as reference. It comes turned off.
If the return is of type store credit and your company uses store credit, it credits the amount to the customer's balance.
It does not refund the payments recorded on the order. Refund them from the Payments card. See Payments and invoicing.

Guarda el importe a reembolsar en la devolución. Los reembolsos de todas las devoluciones de un pedido no pueden sumar más que el total del pedido.
Si Nota de crédito automática en devolución está activada en Configuración, genera una nota de crédito en Contabilidad como borrador, en la moneda del pedido y con el número del pedido como referencia. Viene desactivada.
Si la devolución es de tipo crédito en tienda y tu empresa usa crédito en tienda, acredita el importe en el saldo del cliente.
No reembolsa los pagos registrados en el pedido. Reembolsalos desde la tarjeta Pagos. Mirá Pagos y facturación.

Find a return

Buscar una devolución

The Returns screen opens with five counters: All, Open, Processing, Completed and Rejected. The search box looks in the return number. You can filter by Status and by Type. Each row shows the return, its status, its type and reason, where it is in its route and how many days it has been open, and the refund. Load More brings the next ones.

La pantalla Devoluciones abre con cinco contadores: Todos, Abiertos, En proceso, Completados y Rechazados. El cuadro de búsqueda mira el número de devolución. Podés filtrar por Estado y por Tipo. Cada fila muestra la devolución, su estado, su tipo y motivo, en qué punto del recorrido está y cuántos días lleva abierta, y el reembolso. Cargar más trae las siguientes.

Common issues

Problemas habituales

The Create return button is not on the order: The order has not gone out completely, is cancelled, or returns are turned off in Settings.
"Failed to complete return": Completing is not available from this screen yet. See the note above.
"Failed to receive return": What you typed in Warehouse ID is not the identifier of a warehouse. Ask whoever manages Inventory for it.
"Failed to add return line": The Order Line ID is not from the order of this return, or the quantity is larger than what was shipped on that line.
"Failed to approve return" · "Failed to reject return": The return is no longer in a status that allows it. Reload the page to see where it is.
There is no Reject button: A return can be rejected from the screen only while it is Requested or Approved.
The Related tab is empty: The return has no lines yet.
"Refund amount not yet determined": The return has not been completed, so it has no refund amount.

El pedido no tiene el botón Crear devolución: El pedido no salió completo, está cancelado, o las devoluciones están desactivadas en Configuración.
«No se pudo completar la devolución»: Completar todavía no está disponible desde esta pantalla. Mirá la nota de arriba.
«No se pudo recibir la devolución»: Lo que escribiste en ID de almacén no es el identificador de un depósito. Pedíselo a quien administra Inventario.
«No se pudo agregar la línea de devolución»: El ID de línea de orden no es del pedido de esta devolución, o la cantidad es mayor que lo enviado en esa línea.
«No se pudo aprobar la devolución» · «No se pudo rechazar la devolución»: La devolución ya no está en un estado que lo permita. Recargá la página para ver en qué punto está.
No hay botón Rechazar: Una devolución se puede rechazar desde la pantalla solo mientras está Solicitado o Aprobado.
La pestaña Related está vacía: La devolución todavía no tiene líneas.
«El monto del reembolso todavía no está determinado»: La devolución no se completó, así que no tiene importe a reembolsar.