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Payments and invoicing

Pagos y facturación

The invoice of an order is created by itself when the goods go out. Payments are recorded on the order by hand and move its payment status from unpaid to paid.

La factura de un pedido se genera sola cuando sale la mercadería. Los pagos se registran a mano en el pedido y mueven su estado de pago de sin pagar a pagado.

👤 Who: Order Manager, or a role allowed to work on orders📍 Where: Orders → Order Management → Orders → an order

👤 Quién: Order Manager, o un rol con permiso para trabajar pedidos📍 Dónde: Pedidos → Gestión de Pedidos → Pedidos → un pedido

When the invoice is created

Cuándo se genera la factura

You do not create the invoice from Orders. It is created when a shipment is dispatched, and when depends on the Invoice Strategy chosen in Tools → Settings:

La factura no se crea desde Pedidos. Se genera cuando se despacha un envío, y el momento depende de la Estrategia de facturación elegida en Herramientas → Configuración:

Rule	What happens
Per Order	One single invoice, created when the last pending unit of the order goes out. It includes every unit shipped, whichever shipment carried it. It is the rule that comes turned on.
Per Shipment	One invoice for each shipment, created when that shipment is dispatched, with the units it carried.

Regla	Qué pasa
Por orden	Una sola factura, que se genera cuando sale la última unidad pendiente del pedido. Incluye todas las unidades enviadas, sin importar en qué envío salieron. Es la regla que viene activada.
Por envío	Una factura por cada envío, que se genera cuando ese envío se despacha, con las unidades que llevó.

The invoice is created in Accounting as a draft, in the name and e-mail of the customer of the order, in the currency of the order, with the number of the order as reference. Each line is the product with its code, the units shipped and the unit price of the order. It adds no taxes and falls due thirty days after its date. The same shipment or order never produces two invoices.

La factura se genera en Contabilidad como borrador, a nombre y con el e-mail del cliente del pedido, en la moneda del pedido y con el número del pedido como referencia. Cada línea es el producto con su código, las unidades enviadas y el precio unitario del pedido. No agrega impuestos y vence a los treinta días de su fecha. Un mismo envío o pedido nunca genera dos facturas.

ℹ️

The order screen does not show the invoice. Look for it in Accounting by the number of the order. Your finance team reviews it, completes the taxes and issues it.La pantalla del pedido no muestra la factura. Buscala en Contabilidad por el número del pedido. Tu equipo de finanzas la revisa, completa los impuestos y la emite.

Record a payment

Registrar un pago

You can record a payment on any order that is not cancelled, even a draft.

Podés registrar un pago en cualquier pedido que no esté cancelado, incluso en un borrador.

Open the order and press Record payment. If you do not see the button, look under More.
Type how it was paid in Payment Method, for example bank transfer or cash. It is free text.
Type the amount in Amount. It has to be greater than zero.
Leave Currency Code empty to use the currency of the order.
Press Record Payment. The payment appears in the Payments card as Pending.

Abrí el pedido y tocá Registrar pago. Si no ves el botón, buscalo dentro de Más.
Escribí cómo se pagó en Método de pago, por ejemplo transferencia bancaria o efectivo. Es texto libre.
Escribí el importe en Monto. Tiene que ser mayor que cero.
Dejá vacío Currency Code para usar la moneda del pedido.
Tocá Registrar pago. El pago aparece en la tarjeta Pagos como Pendiente.

Take the payment to captured

Llevar el pago a capturado

A payment counts as collected only when it is Captured. It gets there in two steps, from the Payments card of the order:

Un pago cuenta como cobrado recién cuando está Capturado. Llega ahí en dos pasos, desde la tarjeta Pagos del pedido:

Press Authorize on the pending payment. The system asks for a Provider reference, for example the number of the transfer. It is optional. The payment becomes Authorized.
Press Capture on the authorized payment. The payment becomes Captured and the payment status of the order is recalculated.

Tocá Autorizar en el pago pendiente. El sistema pide una Referencia del proveedor, por ejemplo el número de la transferencia. Es opcional. El pago pasa a Autorizado.
Tocá Capturar en el pago autorizado. El pago pasa a Capturado y se recalcula el estado de pago del pedido.

Payment status of the order	When
Unpaid	No payment has been captured.
Partially paid	The captured payments add up to less than the total of the order.
Paid	The captured payments add up to the total of the order or more.
Refunded	Nothing is captured and at least one payment was refunded.

Estado de pago del pedido	Cuándo
Sin pagar	No hay ningún pago capturado.
Pagado parcialmente	Los pagos capturados suman menos que el total del pedido.
Pagado	Los pagos capturados suman el total del pedido o más.
Reembolsado	No queda nada capturado y al menos un pago fue reembolsado.

⚠️

A payment recorded here is a note on the order. It does not charge a card, it does not create a receipt in Accounting and it does not settle the invoice. The collection against the invoice is recorded in Accounting.Un pago registrado acá es una anotación en el pedido. No cobra una tarjeta, no genera un recibo en Contabilidad y no cancela la factura. El cobro contra la factura se registra en Contabilidad.

Refund a payment

Reembolsar un pago

Press Refund on a captured payment, in the Payments card.
Type the amount in Refund amount. The window shows the maximum, which is the amount of the payment.
Confirm with Refund. The payment becomes Refunded and the card shows the amount refunded below it.

Tocá Reembolsar en un pago capturado, en la tarjeta Pagos.
Escribí el importe en Importe a reembolsar. La ventana muestra el máximo, que es el importe del pago.
Confirmá con Reembolsar. El pago pasa a Reembolsado y la tarjeta muestra debajo el importe reembolsado.

⚠️

A refunded payment stops counting as collected in full, even when you refund only part of it. If the customer keeps part of what was paid, record that part as a new payment and capture it.Un pago reembolsado deja de contar entero como cobrado, aunque reembolses solo una parte. Si el cliente conserva una parte de lo que pagó, registrá esa parte como un pago nuevo y capturalo.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to record payment": The payment was not saved. Check the amount. On a cancelled order no payment can be recorded.
"Invalid refund amount": The amount is empty, zero or not a number.
The refund is refused: The amount is larger than the payment. Type an amount up to the maximum shown in the window.
The order is still Unpaid after I recorded the payment: The payment is Pending or Authorized. It counts only when you press Capture.
There is no Authorize, Capture or Refund button on a payment: The button follows the status of the payment: Authorize for a pending one, Capture for an authorized one, Refund for a captured one. A refunded payment has no more actions. With read-only access no button is shown.
The order shipped and there is no invoice in Accounting: With Per Order, the invoice waits for the whole order to go out. If everything went out and it is still missing, tell your finance team so that they create it by hand: Orders does not try again.
The invoice has no taxes: Orders does not calculate taxes. Finance completes them on the draft before issuing it.

«No se pudo registrar el pago»: El pago no se guardó. Revisá el importe. En un pedido cancelado no se puede registrar un pago.
«Importe de reembolso inválido»: El importe está vacío, es cero o no es un número.
El reembolso se rechaza: El importe es mayor que el pago. Escribí un importe de hasta el máximo que muestra la ventana.
El pedido sigue Sin pagar después de registrar el pago: El pago está Pendiente o Autorizado. Cuenta recién cuando tocás Capturar.
Un pago no tiene botón Autorizar, Capturar ni Reembolsar: El botón sigue el estado del pago: Autorizar para uno pendiente, Capturar para uno autorizado, Reembolsar para uno capturado. Un pago reembolsado no tiene más acciones. Con acceso de solo lectura no se muestra ningún botón.
El pedido se envió y no hay factura en Contabilidad: Con Por orden, la factura espera a que salga el pedido completo. Si ya salió todo y sigue faltando, avisale a tu equipo de finanzas para que la carguen a mano: Pedidos no vuelve a intentarlo.
La factura no tiene impuestos: Pedidos no calcula impuestos. Finanzas los completa en el borrador antes de emitirlo.