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Orders at a glance

Pedidos de un vistazo

Orders is where a sales order is entered, confirmed, given stock, shipped, paid and, if the goods come back, returned. This chapter shows the whole route, every status and what each one lets you do.

En Pedidos se carga un pedido de venta, se confirma, se le asigna stock, se envía, se cobra y, si la mercadería vuelve, se devuelve. Este capítulo muestra el recorrido completo, cada estado y qué permite hacer.

👤 Who: Everyone who works with orders📍 Where: Orders

👤 Quién: Todos los que trabajan con pedidos📍 Dónde: Pedidos

What you find in the menu

Qué hay en el menú

Screen	What it is for
Order Management → Orders	The list of sales orders. Here you create an order and open it to work on it.
Order Management → Sales	Every sale in one read-only list: counter tickets from the point of sale and orders from this module.
Order Management → Shipments	The shipments created for the orders, with their carrier and tracking.
Order Management → Returns	The returns opened against shipped orders.
Exceptions → Order Holds	Orders that someone put on hold and that are waiting for a decision.
Exceptions → Exceptions	A list of problems to follow up on orders, shipments, returns and payments.
Tools → Analytics	Figures and charts about orders, revenue, fulfilment and returns.
Tools → Channel Import	A tool to load orders that come from an outside system. It is meant for whoever integrates that system.
Tools → Settings	The rules of the module: invoicing, partial reservations, returns and the link with customers.

Pantalla	Para qué sirve
Gestión de Pedidos → Pedidos	La lista de pedidos de venta. Acá creás un pedido y lo abrís para trabajarlo.
Gestión de Pedidos → Ventas	Todas las ventas en una sola lista de consulta: los tickets de mostrador del punto de venta y los pedidos de este módulo.
Gestión de Pedidos → Envíos	Los envíos creados para los pedidos, con su transportista y su seguimiento.
Gestión de Pedidos → Devoluciones	Las devoluciones abiertas sobre pedidos ya enviados.
Excepciones → Retenciones de Pedidos	Los pedidos que alguien puso en retención y esperan una decisión.
Excepciones → Excepciones	Una lista de problemas para seguir sobre pedidos, envíos, devoluciones y pagos.
Herramientas → Analítica	Cifras y gráficos de pedidos, ingresos, cumplimiento y devoluciones.
Herramientas → Importar desde Canal	Una herramienta para cargar pedidos que vienen de un sistema externo. Está pensada para quien integra ese sistema.
Herramientas → Configuración	Las reglas del módulo: facturación, reservas parciales, devoluciones y el vínculo con los clientes.

ℹ️

Order Holds, Exceptions, Analytics and Channel Import are optional features. If you do not see them in the menu, your company does not have them turned on.Retenciones de Pedidos, Excepciones, Analítica e Importar desde Canal son funciones opcionales. Si no las ves en el menú, tu empresa no las tiene activadas.

The usual route of an order

El recorrido habitual de un pedido

Enter the order. You create it with the customer's data. It is born as Draft with a number of its own. See Creating an order.
Add the lines. One line per product, with its quantity and its price.
Confirm it. The order becomes Confirmed and its lines are closed.
Reserve the stock. You allocate stock from a warehouse and the order becomes Allocated. See Reserving stock.
Ship it. You create one or more shipments. When all the lines have gone out, the order becomes Shipped. See Shipments.
Invoice and collect. Shipping creates the invoice in Accounting. Payments are recorded on the order. See Payments and invoicing.
Take back a return, if the customer sends goods back. See Returns.

Cargá el pedido. Lo creás con los datos del cliente. Nace como Borrador y con un número propio. Mirá Crear un pedido.
Agregá las líneas. Una línea por producto, con su cantidad y su precio.
Confirmalo. El pedido pasa a Confirmado y sus líneas quedan cerradas.
Reservá el stock. Asignás stock de un depósito y el pedido pasa a Asignado. Mirá Reservar stock.
Envialo. Creás uno o más envíos. Cuando salieron todas las líneas, el pedido pasa a Enviado. Mirá Envíos.
Facturá y cobrá. El envío genera la factura en Contabilidad. Los pagos se registran en el pedido. Mirá Pagos y facturación.
Recibí una devolución, si el cliente manda mercadería de vuelta. Mirá Devoluciones.

ℹ️

Confirming is the approval. There is no separate approval step, and the system does not check the customer's credit limit when you confirm. An order is stopped only when a person puts it on hold.Confirmar es aprobar. No hay un paso de aprobación aparte, y el sistema no revisa el límite de crédito del cliente cuando confirmás. Un pedido se frena solo cuando una persona lo pone en retención.

Every status and what it allows

Cada estado y qué permite

The order screen offers only the actions its status allows. If a button is missing, look for the status in this table.

La pantalla del pedido ofrece solo las acciones que su estado permite. Si falta un botón, buscá el estado en esta tabla.

Status	What it means	What you can do
Draft	Just entered. It is not a sale yet and does not appear in Sales.	Add lines, confirm, record a payment, cancel, delete.
Pending	Waiting to be confirmed. Backorders created by the system start here.	Add lines, confirm, allocate stock, place a hold, record a payment, cancel.
Confirmed	Accepted. Its lines can no longer change.	Allocate stock, create a shipment, place a hold, record a payment, cancel.
Processing	Part of the stock is reserved and part is missing.	Allocate the rest, deallocate, create a shipment, place a hold, record a payment, cancel.
Allocated	All the stock is reserved.	Create a shipment, deallocate, place a hold, record a payment, cancel.
On hold	Stopped by a person until the hold is resolved.	Record a payment and resolve the hold. Nothing else.
Partially shipped	Some units have gone out and some are still pending.	Create another shipment, record a payment, cancel what is pending.
Shipped	Every line has gone out.	Create a return, record a payment.
Delivered · Completed	The order reached the customer and is closed.	Create a return, record a payment.
Cancelled	Final. It cannot be reopened.	Nothing.

Estado	Qué significa	Qué podés hacer
Borrador	Recién cargado. Todavía no es una venta y no aparece en Ventas.	Agregar líneas, confirmar, registrar un pago, cancelar, eliminar.
Pendiente	Espera la confirmación. Los pedidos pendientes de stock que crea el sistema arrancan acá.	Agregar líneas, confirmar, asignar stock, colocar una retención, registrar un pago, cancelar.
Confirmado	Aceptado. Sus líneas ya no cambian.	Asignar stock, crear un envío, colocar una retención, registrar un pago, cancelar.
En proceso	Una parte del stock está reservada y otra falta.	Asignar el resto, desasignar, crear un envío, colocar una retención, registrar un pago, cancelar.
Asignado	Todo el stock está reservado.	Crear un envío, desasignar, colocar una retención, registrar un pago, cancelar.
Retenido	Frenado por una persona hasta que se resuelva la retención.	Registrar un pago y resolver la retención. Nada más.
Enviado parcialmente	Salieron algunas unidades y otras siguen pendientes.	Crear otro envío, registrar un pago, cancelar lo pendiente.
Enviado	Salieron todas las líneas.	Crear una devolución, registrar un pago.
Entregado · Completado	El pedido llegó al cliente y está cerrado.	Crear una devolución, registrar un pago.
Cancelado	Definitivo. No se puede reabrir.	Nada.

ℹ️

Delivered and Completed are not set from these screens today. An order you work here stays in Shipped after its shipments are delivered. Those two statuses appear only when an integration sets them.Entregado y Completado hoy no se ponen desde estas pantallas. Un pedido que trabajás acá queda en Enviado aunque sus envíos se entreguen. Esos dos estados aparecen solo cuando los pone una integración.

What each step does in other modules

Qué hace cada paso en otros módulos

When you…	The system…
Create an order	Gives it a number that starts with ORD, followed by the year and month and a sequence. If the customer link is turned on in Settings, it looks for the customer by e-mail and creates the account and the contact when they do not exist.
Allocate stock	Reserves the units in Inventory, line by line, in the warehouse you chose. Reserved stock is no longer available for other orders.
Deallocate or cancel	Releases those reservations.
Dispatch a shipment	Marks the units as shipped on the order, takes them out of stock and creates the invoice as a draft in Accounting, according to the invoicing rule.
Complete a return	Records the refund amount and, if the rule is on, creates a credit note as a draft in Accounting.

Cuando vos…	El sistema…
Creás un pedido	Le da un número que empieza con ORD, seguido del año y el mes y una secuencia. Si el vínculo con clientes está activado en Configuración, busca al cliente por su e-mail y crea la cuenta y el contacto cuando no existen.
Asignás stock	Reserva las unidades en Inventario, línea por línea, en el depósito que elegiste. El stock reservado deja de estar disponible para otros pedidos.
Desasignás o cancelás	Libera esas reservas.
Despachás un envío	Marca las unidades como enviadas en el pedido, las saca del stock y crea la factura como borrador en Contabilidad, según la regla de facturación.
Completás una devolución	Guarda el importe a reembolsar y, si la regla está activada, crea una nota de crédito como borrador en Contabilidad.

Who can do what

Quién puede hacer qué

Role	What it can do
Order Manager	Everything in the module, including deleting drafts and saving Settings.
Order Viewer	Look at orders, shipments, returns, holds, exceptions, analytics and settings. It cannot change anything.
Company administrator	Everything in the module.

Rol	Qué puede hacer
Order Manager	Todo lo del módulo, incluso eliminar borradores y guardar la Configuración.
Order Viewer	Consultar pedidos, envíos, devoluciones, retenciones, excepciones, analítica y configuración. No puede cambiar nada.
Administrador de la empresa	Todo lo del módulo.

Your administrator can give other roles the permission to work on orders. One single permission covers entering and confirming orders, reserving stock, shipping, payments, holds and returns. Deleting a draft and saving the settings need permissions of their own.

Tu administrador puede darles a otros roles el permiso para trabajar pedidos. Un solo permiso cubre cargar y confirmar pedidos, reservar stock, enviar, registrar pagos, retener y devolver. Eliminar un borrador y guardar la configuración llevan permisos propios.

Common issues

Problemas habituales

The order shows no action buttons: You can look at orders but not change them. With read-only access the order screen offers only More → Copy order ID. Ask your administrator for the permission to work on orders.
A button I expected is not there: The status of the order does not allow that action. Check the table of statuses above.
"Order not found" · "The order does not exist or you do not have access to it.": The link points to an order that was deleted or that belongs to another company. Go back with Back to orders and look for it in the list.
I do not see Orders in the side menu: The module is turned off for your company or your role has no permission in it. Ask your administrator.

El pedido no muestra botones de acción: Podés consultar pedidos pero no cambiarlos. Con acceso de solo lectura la pantalla del pedido ofrece únicamente Más → Copiar ID del pedido. Pedile a tu administrador el permiso para trabajar pedidos.
Falta un botón que esperaba: El estado del pedido no permite esa acción. Revisá la tabla de estados de arriba.
«Pedido no encontrado» · «El pedido no existe o no tenés acceso a él.»: El enlace apunta a un pedido que se eliminó o que es de otra empresa. Volvé con Volver a pedidos y buscalo en la lista.
No veo Pedidos en el menú lateral: El módulo está desactivado para tu empresa o tu rol no tiene permisos en él. Consultá a tu administrador.