How HR records are organised
Cómo se organiza la información de personal
The HR module keeps three things together: the structure of the company, one file per employee, and a personal page where each employee sees their own data. This chapter shows where each part lives and the usual order of work.
El módulo de RRHH reúne tres cosas: la estructura de la empresa, un legajo por empleado y una página personal donde cada empleado ve sus propios datos. Este capítulo muestra dónde está cada parte y el orden habitual de trabajo.
The three parts
Las tres partes
| Part | What it holds | Where |
|---|---|---|
| Company structure | Organisation units, positions, job levels, cost centres, legal entities, work locations and work calendars. They are the lists you choose from when you fill in an employee file. | HR → Organization and HR → Configuration |
| Employee file | Personal and contact data, status, where the person sits in the structure, and tabs for contracts, compensation, leave, documents and the history of organisational changes. | HR → People → Employees |
| Self-service | The page where an employee sees their own file and edits two fields. | HR → People → My Profile |
| Parte | Qué guarda | Dónde |
|---|---|---|
| Estructura de la empresa | Unidades organizativas, posiciones, niveles de puesto, centros de costo, entidades legales, ubicaciones de trabajo y calendarios laborales. Son las listas de donde elegís al completar un legajo. | RRHH → Organización y RRHH → Configuración |
| Legajo del empleado | Datos personales y de contacto, estado, lugar que ocupa la persona en la estructura, y pestañas de contratos, compensación, ausencias, documentos e historial de cambios organizativos. | RRHH → Personal → Empleados |
| Autoservicio | La página donde un empleado ve su propio legajo y edita dos campos. | RRHH → Personal → Mi Perfil |
The usual order of work
El orden habitual de trabajo
- Load the structure first. Create the organisation units, positions, job levels, cost centres and work locations. They are all optional, but an employee file can only point to items that already exist. See Company structure and Positions and headcount.
- Create the employee. The file is born as a Draft. See Hiring an employee.
- Activate the employee once the hire date is loaded.
- Add the contract and activate it. See Contracts.
- Keep the file up to date when the person changes unit, position or manager. See Changes during employment.
- Terminate the employee when the relationship ends. See Ending employment.
- Cargá primero la estructura. Creá las unidades organizativas, posiciones, niveles de puesto, centros de costo y ubicaciones de trabajo. Todos son opcionales, pero un legajo solo puede apuntar a elementos que ya existen. Mirá Estructura de la empresa y Posiciones y dotación.
- Creá el empleado. El legajo nace como Borrador. Mirá Dar de alta un empleado.
- Activá al empleado cuando esté cargada la fecha de contratación.
- Agregá el contrato y activalo. Mirá Contratos.
- Mantené el legajo al día cuando la persona cambia de unidad, de posición o de jefe. Mirá Cambios durante la relación laboral.
- Dá de baja al empleado cuando termina la relación. Mirá Dar de baja a un empleado.
The HR home page
La página de inicio de RRHH
HR opens on Human Resources, a summary built from the employee, position, leave and payroll lists. The cards relevant to this section are:
RRHH abre en Recursos Humanos, un resumen armado con las listas de empleados, posiciones, ausencias y nómina. Las tarjetas que tocan a esta sección son:
| Card | What it counts |
|---|---|
| Headcount | Employees who are active or on leave. Click it to open the directory. |
| Active · On Leave | Employees in each of those statuses. |
| New Hires | Employees whose hire date falls in the current month. |
| Contractors | Employees whose employment type is Contractor. |
| Open Positions | Seats that the positions foresee and that are not covered. Click it to open the positions. |
| Separations | Employees terminated in the current month. |
| Expiring Contracts (30d) | Active contracts whose end date falls in the next thirty days. |
| Expiring Certs (30d) | Employee certifications that expire in the next thirty days. |
| Tarjeta | Qué cuenta |
|---|---|
| Plantilla | Empleados activos o con licencia. Tocala para abrir el directorio. |
| Activos · Con Licencia | Empleados en cada uno de esos estados. |
| Nuevas Contrataciones | Empleados cuya fecha de contratación cae en el mes en curso. |
| Contratistas | Empleados cuyo tipo de empleo es Contratista. |
| Posiciones Abiertas | Lugares que las posiciones prevén y que no están cubiertos. Tocala para abrir las posiciones. |
| Separaciones | Empleados dados de baja en el mes en curso. |
| Contratos por Vencer (30d) | Contratos activos cuya fecha de fin cae en los próximos treinta días. |
| Certificados por Vencer (30d) | Certificaciones de empleados que vencen en los próximos treinta días. |
Below the cards, the page lists every screen of the module grouped by area. People, Organization, Configuration and Settings each have their own landing page with the same links.
Debajo de las tarjetas, la página lista todas las pantallas del módulo agrupadas por área. Personal, Organización, Configuración y Ajustes tienen cada una su propia página de entrada con los mismos accesos.
What this section does not cover
Qué no cubre esta sección
Attendance, leave, payroll, compensation, benefits, performance and succession have their own section of the manual. Here they appear only where the employee file shows them.
Asistencia, ausencias, nómina, compensación, beneficios, desempeño y sucesión tienen su propia sección del manual. Acá aparecen solo donde el legajo las muestra.