Contracts
Contratos
A contract records the conditions under which a person works: type of employment, dates, weekly hours. Each contract goes through its own statuses, and an employee can have only one active contract at a time.
Un contrato registra las condiciones en que trabaja una persona: tipo de empleo, fechas, horas semanales. Cada contrato pasa por sus propios estados, y un empleado puede tener un solo contrato activo a la vez.
Contract templates
Plantillas de contratos
A template saves you from typing the same conditions for each contract. It is the only way to give a contract its weekly hours, its overtime condition and its probation period from the screen. Templates are in HR → Configuration → Contract Templates.
Una plantilla te evita escribir las mismas condiciones en cada contrato. Es la única forma de darle a un contrato desde la pantalla sus horas semanales, su condición de horas extra y su período de prueba. Las plantillas están en RRHH → Configuración → Plantillas de Contratos.
- Press New Template.
- Type the Code and the Name , and choose the Employment Type.
- Load Default Weekly Hours and Probation Days if they apply.
- Tick Overtime Eligible if the people hired with this template can work paid overtime.
- Press Create Template.
- Tocá Nueva plantilla.
- Escribí el Código y el Nombre , y elegí el Tipo de Empleo.
- Cargá Horas semanales predeterminadas y Días de Prueba si corresponden.
- Marcá Elegible para horas extra si la gente contratada con esta plantilla puede hacer horas extra pagas.
- Tocá Crear plantilla.
A template cannot be edited or deleted from the screen once created, and its code cannot repeat. Set as Default shows a Default mark in the list; it does not preselect the template when you create a contract.
Una plantilla no se puede editar ni eliminar desde la pantalla una vez creada, y su código no se puede repetir. Establecer como predeterminado muestra una marca Predeterminado en la lista; no preselecciona la plantilla al crear un contrato.
Create a contract
Crear un contrato
- Open the New Contract window. From HR → People → Contracts, press New Contract and choose the Employee. From the Contracts tab of an employee file, press New Contract: the employee is already set.
- Choose a Template , or leave No template (blank contract).
- Without a template, type the Contract Code and choose the Employment Type. The code cannot repeat in the company. With a template, these two fields disappear: the type comes from the template and the system builds the code from the template code.
- Load the Start Date. It is required. The End Date is optional: leave it empty for an open-ended contract.
- Type the Legal Entity Code if you want to record which company hires. It is free text.
- Press Create Contract. The contract is created as Draft.
- Abrí la ventana Nuevo Contrato. Desde RRHH → Personal → Contratos, tocá Nuevo contrato y elegí el Empleado. Desde la pestaña Contratos de un legajo, tocá Nuevo Contrato: el empleado ya viene puesto.
- Elegí una Plantilla , o dejá Sin plantilla.
- Sin plantilla, escribí el Código de Contrato y elegí el Tipo de Empleo. El código no se puede repetir en la empresa. Con plantilla, estos dos campos desaparecen: el tipo sale de la plantilla y el sistema arma el código a partir del código de la plantilla.
- Cargá la Fecha de Inicio. Es obligatoria. La Fecha de fin es opcional: dejala vacía para un contrato por tiempo indeterminado.
- Escribí el Código de entidad legal si querés dejar asentado qué sociedad contrata. Es texto libre.
- Tocá Crear contrato. El contrato se crea como Borrador.
- With a template, the contract takes its weekly hours and its overtime condition from it, and the end of the probation period is calculated by adding the probation days to the start date. If that date falls after the end of the contract, it is set to the end of the contract.
- A blank contract is saved without weekly hours and without probation, and as not eligible for overtime.
- A contract cannot be edited after it is created. If a draft has an error, void it and create it again.
- Con plantilla, el contrato toma de ella sus horas semanales y su condición de horas extra, y el fin del período de prueba se calcula sumando los días de prueba a la fecha de inicio. Si esa fecha cae después del fin del contrato, se deja en el fin del contrato.
- Un contrato sin plantilla se guarda sin horas semanales y sin período de prueba, y como no elegible para horas extra.
- Un contrato no se puede editar después de creado. Si un borrador tiene un error, anulalo y creá otro.
The contract list
La lista de contratos
Employment Contracts lists the contracts of every employee. Click a row to open a contract. The search box and the status chips work on the rows of the page you are looking at, not on the whole list: if you do not find a contract, go through the pages or open it from the employee file.
Contratos Laborales lista los contratos de todos los empleados. Tocá una fila para abrir un contrato. El buscador y las etiquetas de estado trabajan sobre las filas de la página que estás mirando, no sobre toda la lista: si no encontrás un contrato, recorré las páginas o abrilo desde el legajo del empleado.
Statuses and actions
Estados y acciones
| Status | Meaning | What you can do |
|---|---|---|
| Draft | Created, not yet in force. | Activate · Void |
| Active | The contract in force for the employee. | Suspend · End · Void |
| Suspended | Temporarily on hold. | Reinstate · End |
| Ended | Finished on its end date. Final. | Nothing. |
| Voided | Cancelled as if it should not have existed. Final. | Nothing. |
| Estado | Qué significa | Qué podés hacer |
|---|---|---|
| Borrador | Creado, todavía sin vigencia. | Activar · Anular |
| Activo | El contrato vigente del empleado. | Suspender · Fin · Anular |
| Suspendido | En pausa temporal. | Reincorporar · Fin |
| Finalizado | Terminado en su fecha de fin. Definitivo. | Nada. |
| Anulado | Cancelado como si no debiera haber existido. Definitivo. | Nada. |
- Activate takes effect immediately. The system refuses it if the employee already has another active contract: end that one first.
- Suspend opens Suspend Contract, where you can write a Reason. The reason is kept in the history of the contract.
- Reinstate returns a suspended contract to active.
- End opens End Contract and asks for the End Date. The date is saved in the contract and in its history.
- Void has no confirmation step: the contract is voided as soon as you press the button.
- Activar rige de inmediato. El sistema lo rechaza si el empleado ya tiene otro contrato activo: finalizá primero ese.
- Suspender abre Suspender Contrato, donde podés escribir una Razón. La razón queda en el historial del contrato.
- Reincorporar devuelve a activo un contrato suspendido.
- Fin abre Finalizar Contrato y pide la Fecha de Fin. La fecha se guarda en el contrato y en su historial.
- Anular no tiene paso de confirmación: el contrato queda anulado apenas tocás el botón.
The contract history
El historial del contrato
The History tab of a contract lists, from newest to oldest, each thing that happened to it with date and time: creation, activation, suspension, reinstatement, end and voiding. A contract closed by the termination of the employee shows it as its own event.
La pestaña History de un contrato lista, de lo más nuevo a lo más viejo, cada cosa que le pasó con fecha y hora: creación, activación, suspensión, reincorporación, fin y anulación. Un contrato cerrado por la baja del empleado lo muestra como un evento propio.
Common issues
Problemas habituales
- "Employee already has an active contract"
- The person has another contract in Active. Open it and end it, then activate the new one.
- "Failed to create contract"
- The contract code already exists in the company, the end date is earlier than the start date, or your role cannot create contracts.
- "No employees found. Create an employee first."
- There are no employee files yet. Create the employee and then the contract.
- "Cannot void an ended contract"
- An ended contract is final and cannot be voided.
- The search does not find a contract I know exists
- The search only looks at the rows of the current page, by contract code and employment type. Change page, or open the contract from the Contracts tab of the employee file.
- «Employee already has an active contract»
- La persona tiene otro contrato en Activo. Abrilo y finalizalo, y después activá el nuevo.
- «Failed to create contract» · «Error al crear contrato»
- El código de contrato ya existe en la empresa, la fecha de fin es anterior a la de inicio, o tu rol no puede crear contratos.
- «No employees found. Create an employee first.»
- Todavía no hay legajos. Creá al empleado y después el contrato.
- «Cannot void an ended contract»
- Un contrato finalizado es definitivo y no se puede anular.
- El buscador no encuentra un contrato que sé que existe
- El buscador solo mira las filas de la página actual, por código de contrato y tipo de empleo. Cambiá de página, o abrí el contrato desde la pestaña Contratos del legajo.