Documents, certifications and onboarding
Documentos, certificaciones e incorporación
Three catalogues prepare the paperwork around an employee: the types of document the company asks for, the certifications it tracks, and the task lists for people who join or leave.
Tres catálogos preparan los papeles que rodean a un empleado: los tipos de documento que la empresa pide, las certificaciones que sigue, y las listas de tareas para quienes ingresan o se van.
What is available today
Qué está disponible hoy
The three screens of this chapter are catalogues: you define in them what the company uses. Attaching a document to a person, recording that a person holds a certification and starting a task list for a specific employee cannot be done from the screens yet. The Documents tab of the employee file shows the documents a person has, read-only.
Las tres pantallas de este capítulo son catálogos: en ellas definís lo que la empresa usa. Adjuntar un documento a una persona, registrar que una persona tiene una certificación e iniciar una lista de tareas para un empleado puntual todavía no se puede hacer desde las pantallas. La pestaña Documentos del legajo muestra los documentos que tiene una persona, en solo lectura.
Document types
Tipos de documentos
A document type is a category of paper the company keeps about its people: identity document, signed contract, medical certificate.
Un tipo de documento es una categoría de papel que la empresa guarda de su gente: documento de identidad, contrato firmado, certificado médico.
- Go to HR → Configuration → Document Types and press Add Document Type.
- Type the Code and the Name. The code cannot repeat and cannot be changed later.
- Load Retention Months if the company keeps this type of document for a fixed time. It is optional.
- Tick Expiry required if every document of this type must carry an expiry date, such as a licence or a medical fitness certificate. A document of such a type is not accepted without its date.
- Tick Sensitive to mark the type as containing sensitive data.
- Press Create. The pencil on each row edits everything except the code.
- Entrá a RRHH → Configuración → Tipos de Documentos y tocá Agregar tipo de documento.
- Escribí el Código y el Nombre. El código no se puede repetir y no se puede cambiar después.
- Cargá Meses de Retención si la empresa guarda este tipo de documento por un tiempo fijo. Es opcional.
- Marcá Vencimiento requerido si todo documento de este tipo tiene que llevar fecha de vencimiento, como una licencia o un apto médico. Un documento de un tipo así no se acepta sin su fecha.
- Marcá Sensible para señalar que el tipo contiene datos sensibles.
- Tocá Crear. El lápiz de cada fila edita todo menos el código.
Certifications
Certificaciones
A certification is a qualification the company follows: a professional licence, a safety course, a technical accreditation.
Una certificación es una calificación que la empresa sigue: una matrícula profesional, un curso de seguridad, una acreditación técnica.
- Go to HR → Configuration → Certifications and press Add Certification.
- Type the Certification Code and the Name. Add a Description if it helps.
- Tick Requires renewal and load the Renewal Period (months) if the certification has to be renewed.
- Press Create. The pencil edits everything except the code.
- Entrá a RRHH → Configuración → Certificaciones y tocá Agregar certificación.
- Escribí el Código de Certificación y el Nombre. Agregá una Descripción si ayuda.
- Marcá Requiere renovación y cargá el Período de Renovación (meses) si la certificación hay que renovarla.
- Tocá Crear. El lápiz edita todo menos el código.
Onboarding and offboarding templates
Plantillas de incorporación y desvinculación
A template is a list of tasks to carry out when a person joins the company or when they leave: hand over equipment, sign documents, give access, return the badge.
Una plantilla es una lista de tareas para cumplir cuando una persona ingresa a la empresa o cuando se va: entregar equipo, firmar documentos, dar accesos, devolver la credencial.
- Go to HR → People → Onboarding Templates and press New Template.
- Type the Code and the Name , and choose the Type: Onboarding for people who join, Offboarding for people who leave.
- Press Create and click the template in the list to open it.
- Press Add Task for each step of the list.
- Complete the task : Title, an optional Description, the Assignee Role, the Sort Order and the Due Days Offset.
- Press Add. Repeat for each task.
- Entrá a RRHH → Personal → Plantillas de Incorporación y tocá Nueva plantilla.
- Escribí el Código y el Nombre , y elegí el Tipo: Incorporación para quienes ingresan, Desvinculación para quienes se van.
- Tocá Crear y tocá la plantilla en la lista para abrirla.
- Tocá Agregar tarea por cada paso de la lista.
- Completá la tarea : Título, una Descripción opcional, el Rol del Asignado, el Orden de clasificación y el Desfase de días de vencimiento.
- Tocá Agregar. Repetí por cada tarea.
| Field | Meaning |
|---|---|
| Assignee Role | Who is expected to do the task: HR Admin, Manager (the person's boss), IT or Employee (the person themselves). |
| Sort Order | The position of the task in the list. It is proposed automatically after the last task. |
| Due Days Offset | How many days after the start of the process the task is due. Zero means the same day. The list shows it as a plus sign, the number and the letter d. |
| Campo | Qué significa |
|---|---|
| Rol del Asignado | Quién se espera que haga la tarea: Administrador de RR. HH., Gerente (el jefe de la persona), IT o Empleado (la propia persona). |
| Orden de clasificación | El lugar de la tarea en la lista. Se propone solo, a continuación de la última tarea. |
| Desfase de días de vencimiento | Cuántos días después del inicio del proceso vence la tarea. Cero es el mismo día. La lista lo muestra como un signo más, el número y la letra d. |
- The Active switch at the top of a template turns it on or off without deleting it.
- In the template list, the pencil changes name and type, and the bin deletes the template after a confirmation.
- Inside a template, the pencil and the bin of each row edit and delete a task.
- El interruptor Activo que está arriba en una plantilla la enciende o la apaga sin eliminarla.
- En la lista de plantillas, el lápiz cambia nombre y tipo, y el tacho elimina la plantilla después de una confirmación.
- Dentro de una plantilla, el lápiz y el tacho de cada fila editan y eliminan una tarea.
Common issues
Problemas habituales
- "Failed to save document type" · "Failed to save certification"
- The code already exists, or your role cannot edit documents.
- "Failed to create template"
- The template code already exists, or your role cannot manage onboarding.
- I created a template and no tasks appeared for the new employee
- Creating or activating an employee does not start a task list. For now the template is the definition of the list; follow the tasks outside the system.
- I cannot find where to upload a document for an employee
- It cannot be done from the screens yet. The Documents tab of the file only lists.
- «Failed to save document type» · «Failed to save certification»
- El código ya existe, o tu rol no puede editar documentos.
- «Failed to create template»
- El código de la plantilla ya existe, o tu rol no puede administrar la incorporación.
- Creé una plantilla y no aparecieron tareas para el empleado nuevo
- Crear o activar a un empleado no inicia una lista de tareas. Por ahora la plantilla es la definición de la lista; seguí las tareas fuera del sistema.
- No encuentro dónde subir un documento de un empleado
- Todavía no se puede hacer desde las pantallas. La pestaña Documentos del legajo solo lista.