Statuses and who can see what
Estados y quién puede ver qué
A reference of the statuses an employee goes through, of what each role can do with HR records, and of the screens that control and audit access to them.
Una referencia de los estados por los que pasa un empleado, de lo que cada rol puede hacer con la información de personal, y de las pantallas que controlan y auditan el acceso a ella.
Employee statuses
Estados del empleado
| Status | Meaning | How it is reached |
|---|---|---|
| Draft | The file is being prepared. The person does not count as staff yet. | When the file is created, by hand or by import. |
| Active | The person works in the company. | With Activate on a draft that has a hire date. |
| On Leave | The person is away on leave. | No screen of this section sets it today; the filter exists for files that carry it. |
| Terminated | The relationship ended. The file is kept for consultation. | With Terminate on an active employee. |
| Estado | Qué significa | Cómo se llega |
|---|---|---|
| Borrador | El legajo está en preparación. La persona todavía no cuenta como dotación. | Al crear el legajo, a mano o por importación. |
| Activo | La persona trabaja en la empresa. | Con Activar sobre un borrador que tiene fecha de contratación. |
| Con Licencia | La persona está ausente con licencia. | Hoy ninguna pantalla de esta sección lo pone; el filtro existe para los legajos que lo tengan. |
| Terminado | La relación terminó. El legajo se conserva para consulta. | Con Terminar sobre un empleado activo. |
The route goes one way only: draft, active, terminated. An employee file cannot be deleted from the screens, a draft cannot be terminated, and a terminated file cannot return to active.
El recorrido va en un solo sentido: borrador, activo, terminado. Un legajo no se puede eliminar desde las pantallas, un borrador no se puede dar de baja, y un legajo terminado no puede volver a activo.
What each role can do
Qué puede hacer cada rol
| Role | What it can do with HR records |
|---|---|
| Tenant Administrator | Everything: see and edit every employee, the structure, contracts, documents, onboarding, settings and audit logs. |
| HR Manager | See and edit the structure, employees, contracts, documents, onboarding and settings. To open the file of an employee, the employee's organisation unit has to be inside one of the manager's scopes (see below). |
| HR Viewer | See everything, change nothing. |
| An employee without an HR role | See their own data in My Profile and change their display name and work phone. |
| Rol | Qué puede hacer con la información de personal |
|---|---|
| Tenant Administrator | Todo: ver y editar a todos los empleados, la estructura, los contratos, los documentos, la incorporación, los ajustes y los registros de auditoría. |
| HR Manager | Ver y editar la estructura, los empleados, los contratos, los documentos, la incorporación y los ajustes. Para abrir el legajo de un empleado, la unidad organizativa del empleado tiene que estar dentro de alguno de los alcances del gerente (ver abajo). |
| HR Viewer | Ver todo, no cambiar nada. |
| Un empleado sin rol de RR. HH. | Ver sus propios datos en Mi Perfil y cambiar su nombre para mostrar y su teléfono laboral. |
- Each part of the module has its own pair of permissions, one to see and one to change: employees, organisation units, positions, job levels, cost centres, work locations, calendars, contracts, documents, onboarding and settings. Your administrator can build other roles by combining them.
- The screens show the buttons to everyone. If your role lacks the permission, the action fails with a message such as "Failed to create employee" or "Failed to save", or the list stays empty.
- Compensation and payroll data have their own permissions, separate from the permission to see employees. Someone who can open a file does not necessarily see its Compensation tab filled in.
- Cada parte del módulo tiene su propio par de permisos, uno para ver y otro para cambiar: empleados, unidades organizativas, posiciones, niveles de puesto, centros de costo, ubicaciones de trabajo, calendarios, contratos, documentos, incorporación y ajustes. Tu administrador puede armar otros roles combinándolos.
- Las pantallas les muestran los botones a todos. Si a tu rol le falta el permiso, la acción falla con un mensaje como «Error al crear» o «Failed to save», o la lista queda vacía.
- Los datos de compensación y de nómina tienen sus propios permisos, aparte del permiso para ver empleados. Quien puede abrir un legajo no necesariamente ve completa su pestaña Compensación.
Manager scopes
Alcances de gerentes
A manager scope says which organisation units a user with the HR Manager role answers for. It is what lets that user open the files of the employees of those units. An HR Manager with no scope cannot open any employee file, and neither can they open the file of an employee who has no organisation unit loaded.
Un alcance de gerente dice de qué unidades organizativas responde un usuario con el rol HR Manager. Es lo que le permite a ese usuario abrir los legajos de los empleados de esas unidades. Un HR Manager sin ningún alcance no puede abrir ningún legajo, y tampoco puede abrir el legajo de un empleado que no tiene unidad organizativa cargada.
- Go to HR → Settings → Manager Scopes.
- Type the user's identifier in Platform User ID. It is the long internal identifier of the user account, not the name or the e-mail: ask your system administrator for it.
- Choose the Org Unit.
- Leave Include Subtree ticked for the scope to cover also every unit that hangs from the chosen one. Untick it to cover only that unit.
- Press Add. You see "Scope added" and the scope appears in the list.
- Entrá a RRHH → Ajustes → Alcances de Gerentes.
- Escribí el identificador del usuario en ID de usuario de la plataforma. Es el identificador interno largo de la cuenta de usuario, no el nombre ni el email: pedíselo a tu administrador del sistema.
- Elegí la Unidad organizativa.
- Dejá marcado Incluir Subárbol para que el alcance cubra también todas las unidades que dependen de la elegida. Desmarcalo para cubrir solo esa unidad.
- Tocá Agregar. Ves «Scope added» y el alcance aparece en la lista.
A user can have several scopes, one per unit. The bin on a row removes the scope after a confirmation. The list shows the user as the first characters of their identifier.
Un usuario puede tener varios alcances, uno por unidad. El tacho de una fila quita el alcance después de una confirmación. La lista muestra al usuario como los primeros caracteres de su identificador.
Audit logs
Registros de auditoría
- HR → Settings → Access Audit Log opens Sensitive Access Audit Log: one line each time someone consults or changes the sensitive data of an employee, with date and time, the type of access, the employee, who did it, which fields and the reason given. The employee file does not show sensitive fields on screen today, so the list is usually empty.
- HR → Settings → Retention Audit Log lists the records that were anonymised or deleted because their retention time expired, with date, action, type of record and reason. You can narrow it by date. The automatic clean-up of old data is not running today, so this list is also usually empty.
- RRHH → Ajustes → Registro de Acceso Sensible abre Registro de Auditoría de Accesos Sensibles: una línea cada vez que alguien consulta o cambia los datos sensibles de un empleado, con fecha y hora, el tipo de acceso, el empleado, quién lo hizo, qué campos y la razón indicada. El legajo hoy no muestra campos sensibles en pantalla, así que la lista suele estar vacía.
- RRHH → Ajustes → Registro de Retención lista los registros que se anonimizaron o eliminaron porque se cumplió su plazo de conservación, con fecha, acción, tipo de registro y razón. Podés acotarlo por fecha. La limpieza automática de datos viejos hoy no está corriendo, así que esta lista también suele estar vacía.
HR settings
Ajustes de RH
HR → Settings → Settings opens HR Settings, a list of the module's parameters with their key, value and date. The screen is for consultation: adding parameters with Add Setting is not available yet, because the keys the form offers are not accepted when saving, and the module works with its default values.
RRHH → Ajustes → Ajustes abre Ajustes de RH, una lista de los parámetros del módulo con su clave, su valor y su fecha. La pantalla es de consulta: agregar parámetros con Agregar ajuste todavía no está disponible, porque las claves que ofrece el formulario no se aceptan al guardar, y el módulo trabaja con sus valores predeterminados.
Common issues
Problemas habituales
- "Employee not found." when opening a file from the directory
- You hold the HR Manager role and the employee's unit is outside your scopes, or the employee has no unit. Ask your administrator to add the scope or to load the unit in the file.
- "Manager scope already exists for this user and org unit"
- That user already has a scope on that unit.
- "Failed to add scope"
- The identifier you typed is not a complete user identifier, or your role cannot edit employees.
- "Failed to save setting"
- Adding or changing parameters from this screen is not available yet.
- A button does nothing useful and shows a "Failed to…" message
- Your role can see that screen but cannot change it. Ask your administrator for the permission.
- «Empleado no encontrado.» al abrir un legajo desde el directorio
- Tenés el rol HR Manager y la unidad del empleado está fuera de tus alcances, o el empleado no tiene unidad. Pedile a tu administrador que agregue el alcance o que cargue la unidad en el legajo.
- «Manager scope already exists for this user and org unit»
- Ese usuario ya tiene un alcance sobre esa unidad.
- «Failed to add scope»
- El identificador que escribiste no es un identificador de usuario completo, o tu rol no puede editar empleados.
- «Failed to save setting»
- Agregar o cambiar parámetros desde esta pantalla todavía no está disponible.
- Un botón no hace nada útil y muestra un mensaje «Failed to…»
- Tu rol puede ver esa pantalla pero no cambiarla. Pedile el permiso a tu administrador.