The employee file, tab by tab
El legajo del empleado, pestaña por pestaña
The employee file gathers everything the company knows about a person in six tabs. This chapter explains what each tab shows and what you can do from it.
El legajo reúne en seis pestañas todo lo que la empresa sabe de una persona. Este capítulo explica qué muestra cada pestaña y qué podés hacer desde ella.
The header
El encabezado
At the top you see the name of the person (the display name if it has one), the employee code and the status. The buttons depend on the status: Edit is always there, Activate appears on a draft, and Terminate on an active employee.
Arriba ves el nombre de la persona (el nombre para mostrar si lo tiene), el código de empleado y el estado. Los botones dependen del estado: Editar está siempre, Activar aparece en un borrador y Terminar en un empleado activo.
Overview
General
The first tab shows the file in four cards, plus the notes and the creation and last update dates.
La primera pestaña muestra el legajo en cuatro tarjetas, más las notas y las fechas de creación y de última actualización.
| Card | What it shows |
|---|---|
| Personal Information | First name, last name, display name if loaded, and employee code. |
| Contact | Work e-mail and work phone. |
| Employment | Status, employment type and hire date. After a termination, also the termination date and reason. |
| Assignment | Organisation unit, position, job level, cost centre, work location and manager. |
| Tarjeta | Qué muestra |
|---|---|
| Información Personal | Nombre, apellido, nombre para mostrar si está cargado, y código de empleado. |
| Contacto | Email laboral y teléfono laboral. |
| Empleo | Estado, tipo de empleo y fecha de contratación. Después de una baja, también la fecha y el motivo de baja. |
| Asignación | Unidad organizativa, posición, nivel de puesto, centro de costo, lugar de trabajo y gerente. |
The file holds work data only. It has no fields for personal address, identity document, bank account or emergency contact on screen.
El legajo guarda solo datos laborales. En pantalla no tiene campos para domicilio particular, documento de identidad, cuenta bancaria ni contacto de emergencia.
Contracts
Contratos
Lists the employment contracts of the person with code, status, type, start and end. An empty end shows Open. New Contract creates one for this employee, and clicking a row opens the contract. See Contracts.
Lista los contratos laborales de la persona con código, estado, tipo, inicio y fin. Un fin vacío muestra Abierto. Nuevo Contrato crea uno para este empleado, y tocar una fila abre el contrato. Mirá Contratos.
Compensation
Compensación
Lists the compensation packages of the person with status, currency and validity dates, and New Package creates one. When a package is in force, the Current Cost Profile card shows monthly salary, hourly rate, daily rate and total monthly cost. Packages are explained in the compensation section of the manual.
Lista los paquetes de compensación de la persona con estado, moneda y fechas de vigencia, y Nuevo Paquete crea uno. Cuando hay un paquete vigente, la tarjeta Perfil de Costo Actual muestra salario mensual, tarifa por hora, tarifa diaria y costo mensual total. Los paquetes se explican en la sección de compensación del manual.
Leave
Ausencias
Shows the leave balances of the person by policy, in hours, and their leave requests with dates, hours and status. Request Leave loads a request in the name of the employee and Adjust Balance corrects a balance. Both are explained in the leave section of the manual.
Muestra los saldos de ausencias de la persona por política, en horas, y sus solicitudes con fechas, horas y estado. Solicitar Ausencia carga una solicitud a nombre del empleado y Ajustar Saldo corrige un saldo. Los dos se explican en la sección de ausencias del manual.
Documents
Documentos
Lists the documents recorded for the person with their type, file name, upload date and expiry date; N/A means the document does not expire. The tab is read-only: documents cannot be uploaded from the file yet.
Lista los documentos registrados de la persona con su tipo, nombre de archivo, fecha de carga y fecha de vencimiento; N/D significa que el documento no vence. La pestaña es de solo lectura: todavía no se pueden subir documentos desde el legajo.
Org History
Historial Org.
Each time the organisation unit, the position, the job level, the cost centre or the manager of the file changes, the system adds a line here with the date, what changed (the previous value and the new one) and when it was recorded. Changes of work location, of name or of contact data do not generate a line. See Changes during employment.
Cada vez que cambia la unidad organizativa, la posición, el nivel de puesto, el centro de costo o el gerente del legajo, el sistema agrega acá una línea con la fecha, qué cambió (el valor anterior y el nuevo) y cuándo se registró. Los cambios de lugar de trabajo, de nombre o de datos de contacto no generan línea. Mirá Cambios durante la relación laboral.
Common issues
Problemas habituales
- "Employee not found."
- Either the address is wrong, or you hold the HR Manager role and the employee is in an organisation unit outside your manager scopes. Press Back to Directory and ask your administrator to review your scopes. See Statuses and who can see what.
- A field of the Assignment card shows a short code followed by dots instead of a name
- The file points to an item that is no longer in the catalogue, or your role cannot read that catalogue.
- The Documents tab is empty
- No document has been recorded for the person, or your role cannot see documents.
- «Empleado no encontrado.»
- O la dirección está mal, o tenés el rol HR Manager y el empleado está en una unidad organizativa fuera de tus alcances de gerente. Tocá Volver al Directorio y pedile a tu administrador que revise tus alcances. Mirá Estados y quién puede ver qué.
- Un campo de la tarjeta Asignación muestra un código corto seguido de puntos en vez de un nombre
- El legajo apunta a un elemento que ya no está en el catálogo, o tu rol no puede leer ese catálogo.
- La pestaña Documentos está vacía
- No se registró ningún documento de la persona, o tu rol no puede ver documentos.