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Company structure

Estructura de la empresa

Organisation units, job levels, cost centres, legal entities, work locations and work calendars are the catalogues that describe your company. You load them once and then choose from them in each employee file.

Las unidades organizativas, los niveles de puesto, los centros de costo, las entidades legales, las ubicaciones de trabajo y los calendarios laborales son los catálogos que describen tu empresa. Los cargás una vez y después elegís de ellos en cada legajo.

👤 Who: HR Manager📍 Where: HR → Organization · HR → Configuration

👤 Quién: HR Manager (responsable de RR. HH.)📍 Dónde: RRHH → Organización · RRHH → Configuración

What each catalogue is for

Para qué sirve cada catálogo

Catalogue	What it is	Where
Org Units	Departments, areas and teams, arranged as a hierarchy: each unit can hang from a parent unit.	HR → Organization → Org Units
Job Levels	The seniority ladder (for example junior, senior, lead), ordered by a rank number.	HR → Organization → Job Levels
Cost Centers	The cost centre each employee is charged to.	HR → Organization → Cost Centers
Legal Entities	The companies that employ people, with their country, currency and tax identifier.	HR → Organization → Legal Entities
Work Locations	Offices, sites and remote locations, with time zone and address.	HR → Configuration → Work Locations
Work Calendars	Which days of the week are worked and how many hours a normal day has.	HR → Configuration → Work Calendars

Catálogo	Qué es	Dónde
Unidades Organizativas	Departamentos, áreas y equipos, ordenados como una jerarquía: cada unidad puede depender de una unidad padre.	RRHH → Organización → Unidades Organizativas
Niveles de Puesto	La escala de seniority (por ejemplo junior, senior, líder), ordenada por un número de rango.	RRHH → Organización → Niveles de Puesto
Centros de Costo	El centro de costo al que se imputa cada empleado.	RRHH → Organización → Centros de Costo
Entidades Legales	Las sociedades que emplean gente, con su país, su moneda y su identificación fiscal.	RRHH → Organización → Entidades Legales
Ubicaciones de Trabajo	Oficinas, sedes y ubicaciones remotas, con zona horaria y dirección.	RRHH → Configuración → Ubicaciones de Trabajo
Calendarios Laborales	Qué días de la semana se trabajan y cuántas horas tiene un día normal.	RRHH → Configuración → Calendarios Laborales

ℹ️

The code is permanent. In every catalogue the Code is typed when you create the item, cannot repeat inside the same catalogue and cannot be changed afterwards. The name can be changed whenever you want.El código es permanente. En todos los catálogos el Código se escribe al crear el elemento, no se puede repetir dentro del mismo catálogo y no se puede cambiar después. El nombre se puede cambiar cuando quieras.

Create an organisation unit

Crear una unidad organizativa

Go to HR → Organization → Org Units and press New Org Unit.
Type the Code and the Name. Both are required.
Choose the Parent Org Unit if the unit depends on another one. Leave — None — for a top-level unit.
Set Effective From if you want to record since when the unit exists. It is optional.
Press Create. The list shows the unit with its parent and its Level: zero for a top-level unit, one for its children, and so on.

Entrá a RRHH → Organización → Unidades Organizativas y tocá Nueva unidad organizativa.
Escribí el Código y el Nombre. Los dos son obligatorios.
Elegí la Unidad Padre si la unidad depende de otra. Dejá — None — para una unidad de primer nivel.
Cargá Vigente desde si querés dejar asentado desde cuándo existe la unidad. Es opcional.
Tocá Crear. La lista muestra la unidad con su padre y su Nivel: cero para una unidad de primer nivel, uno para sus hijas, y así.

💡

Create the parents before the children. The parent list only offers the units shown on the page of the list you are on. If you have more units than fit on one page, raise the number of rows per page at the bottom before pressing New Org Unit.Creá primero los padres y después los hijos. La lista de padres solo ofrece las unidades que se ven en la página de la lista en la que estás. Si tenés más unidades de las que entran en una página, subí la cantidad de filas por página abajo antes de tocar Nueva unidad organizativa.

The system has no drawn organisation chart: the hierarchy is read from the Parent and Level columns of this list.

El sistema no tiene un organigrama dibujado: la jerarquía se lee en las columnas Padre y Nivel de esta lista.

Edit or delete an organisation unit

Editar o eliminar una unidad organizativa

The pencil opens Edit Organisation Unit. You can change the name and move the unit under a different parent. You cannot turn a unit back into a top-level one from this screen, and a date typed in Effective From while editing is not saved.
Moving a unit recalculates its own level. The units that hang from it keep the level they had.
The bin asks for confirmation. The system refuses to delete a unit that still has employees assigned: move them first with Bulk Reassign.
A unit accepted for deletion is closed with today's date but stays in the list for now.

El lápiz abre Editar unidad organizativa. Podés cambiar el nombre y mover la unidad debajo de otro padre. Desde esta pantalla no podés volver a dejar una unidad como de primer nivel, y una fecha escrita en Vigente desde al editar no se guarda.
Mover una unidad recalcula su propio nivel. Las unidades que dependen de ella conservan el nivel que tenían.
El tacho pide confirmación. El sistema no deja eliminar una unidad que todavía tiene empleados asignados: movelos antes con la Reasignación Masiva.
Una unidad aceptada para eliminar queda cerrada con la fecha de hoy, pero por ahora sigue apareciendo en la lista.

Job levels, cost centres and work locations

Niveles de puesto, centros de costo y ubicaciones de trabajo

The three screens work the same way: a New… button opens a small form, and the pencil on each row edits it. None of them has a delete button.

Las tres pantallas funcionan igual: un botón Nuevo… abre un formulario corto, y el lápiz de cada fila lo edita. Ninguna tiene botón de eliminar.

Screen	Button	Fields
Job Levels	New Job Level	Code, Name and Rank, a whole number from one upwards that orders the levels.
Cost Centres	New Cost Centre	Code, Name and GL Segment, an optional text to note the accounting segment.
Work Locations	New Work Location	Code, Name, Timezone and Address. The last two are optional free text.

Pantalla	Botón	Campos
Niveles de Puesto	Nuevo nivel de puesto	Código, Nombre y Rango, un número entero de uno en adelante que ordena los niveles.
Centros de Costo	Nuevo centro de costo	Código, Nombre y Segmento contable (GL), un texto opcional para anotar el segmento contable.
Ubicaciones de Trabajo	Nuevo lugar de trabajo	Código, Nombre, Zona horaria y Dirección. Los dos últimos son texto libre opcional.

Legal entities

Entidades legales

Press New Entity and complete Code, Name, Country Code (the two-letter code of the country), Currency Code and, if you want, Tax ID. The first four are required. The pencil edits the entity and the bin deletes it after a confirmation.

Tocá Nueva entidad y completá Código, Nombre, Código de país (el código de dos letras del país), Currency Code y, si querés, Número Fiscal. Los cuatro primeros son obligatorios. El lápiz edita la entidad y el tacho la elimina después de una confirmación.

Work calendars

Calendarios laborales

Press New Calendar, type Code and Name, tick the Workdays (Monday to Friday come ticked) and set Default Daily Hours, between one and twenty-four in steps of half an hour. The list shows the worked days and the daily hours of each calendar. Holidays cannot be loaded from this screen yet.

Tocá Nuevo calendario, escribí Código y Nombre, marcá los Días laborables (de lunes a viernes vienen marcados) y cargá las Horas diarias predeterminadas, entre una y veinticuatro de a media hora. La lista muestra los días trabajados y las horas diarias de cada calendario. Los feriados todavía no se pueden cargar desde esta pantalla.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to create org unit" (or job level, cost centre, work location, calendar, legal entity): The most common cause is a code that already exists in that catalogue. Choose another code. It also appears if your role cannot edit that catalogue.
"Failed to delete org unit": The unit still has employees assigned. Move them to another unit and try again.
The parent I need is not in the list: The list only offers the units of the page you are looking at. Show more rows per page, or go to the page where the parent is, and open the form again.
I pressed the bin and the unit is still there: That is how it works today: the unit is closed with today's date but the list keeps showing it.

«Failed to create org unit» (o job level, cost centre, work location, calendar, legal entity): La causa más común es un código que ya existe en ese catálogo. Elegí otro código. También aparece si tu rol no puede editar ese catálogo.
«Failed to delete org unit»: La unidad todavía tiene empleados asignados. Movelos a otra unidad y probá de nuevo.
El padre que necesito no está en la lista: La lista solo ofrece las unidades de la página que estás mirando. Mostrá más filas por página, o andá a la página donde está el padre, y abrí el formulario de nuevo.
Toqué el tacho y la unidad sigue ahí: Hoy funciona así: la unidad queda cerrada con la fecha de hoy, pero la lista la sigue mostrando.