Hiring an employee

Dar de alta un empleado

Hiring has two moments: you create the file, which is saved as a draft, and you activate it when the person actually joins. This chapter also explains the employee directory.

El alta tiene dos momentos: creás el legajo, que se guarda como borrador, y lo activás cuando la persona efectivamente ingresa. Este capítulo también explica el directorio de empleados.

The employee directory

El directorio de empleados

Employee Directory lists the employees ordered by last name, with their status, department, employment type and hire date.

Directorio de Empleados lista a los empleados ordenados por apellido, con su estado, departamento, tipo de empleo y fecha de contratación.

• Search employees... looks in the first name, the last name and the employee code, across the whole company.
• The chips All, Draft, Active, On Leave and Terminated filter by status.
• The Employment Type selector next to the chips does not filter the list yet.
• Click a row to open the file. The three-dot menu offers View, Edit, Activate for a draft, and Terminate, which takes you to the file to do it there.
• The Department column shows the employee's organisation unit, or Unassigned when the file has none.

• Buscar empleados... busca en el nombre, el apellido y el código de empleado, en toda la empresa.
• Las etiquetas Todas, Borrador, Activo, Con Licencia y Terminado filtran por estado.
• El selector Tipo de Empleo que está al lado de las etiquetas todavía no filtra la lista.
• Tocá una fila para abrir el legajo. El menú de tres puntos ofrece Ver, Editar, Activar para un borrador, y Terminar, que te lleva al legajo para hacerlo ahí.
• La columna Departamento muestra la unidad organizativa del empleado, o Unassigned cuando el legajo no tiene ninguna.

Create the employee file

Crear el legajo

1. Press New Employee.
2. Complete Basic Information. Employee Code, First Name and Last Name are required. The code identifies the person in the company: it cannot repeat, it accepts up to fifty characters and it cannot be changed after you save.
3. Complete Contact with Work Email and Work Phone if you have them.
4. Choose the Employment Type : Permanent, Contractor, Intern or Temporary. It comes as Permanent.
5. Load the Hire Date. You can leave it empty for now, but you will need it to activate the employee.
6. Complete Assignment : Org Unit, Position, Job Level, Cost Center, Work Location and Manager. All six are optional and each list shows what is loaded in the company structure. The manager is chosen among the existing employees.
7. Write Notes if there is something to record.
8. Press Create Employee. You see "Employee created" and return to the directory, where the new employee appears as Draft.

1. Tocá Nuevo Empleado.
2. Completá Información Básica. Código de Empleado, Nombre y Apellido son obligatorios. El código identifica a la persona en la empresa: no se puede repetir, acepta hasta cincuenta caracteres y no se puede cambiar después de guardar.
3. Completá Contacto con Correo de Trabajo y Teléfono de Trabajo si los tenés.
4. Elegí el Tipo de Empleo : Permanente, Contratista, Pasante o Temporal. Viene en Permanente.
5. Cargá la Fecha de Contratación. Podés dejarla vacía por ahora, pero la vas a necesitar para activar al empleado.
6. Completá Asignación : Unidad Org., Posición, Nivel de Puesto, Centro de Costo, Ubicación de Trabajo y Gerente. Los seis son opcionales y cada lista muestra lo que está cargado en la estructura de la empresa. El gerente se elige entre los empleados existentes.
7. Escribí Notas si hay algo para dejar asentado.
8. Tocá Crear Empleado. Ves «Empleado creado» y volvés al directorio, donde el empleado nuevo aparece como Borrador.

Activate the employee

Activar al empleado

A draft is a file in preparation. Activating it marks the person as part of the staff.

Un borrador es un legajo en preparación. Activarlo marca a la persona como parte de la dotación.

1. Check that the file has a hire date. Without it the system does not activate.
2. Press Activate , either on the three-dot menu of the directory or at the top of the open file.
3. Check the status. You see "Employee activated" and the status changes to Active. There is no confirmation step and the activation cannot be undone.

1. Revisá que el legajo tenga fecha de contratación. Sin ella el sistema no activa.
2. Tocá Activar , en el menú de tres puntos del directorio o arriba en el legajo abierto.
3. Revisá el estado. Ves «Empleado activado» y el estado pasa a Activo. No hay paso de confirmación y la activación no se puede deshacer.

What hiring does not do

Qué no hace el alta

• It does not create a login. The employee file and the user account that signs in to Kubrik OS are two separate things. A new employee has no access to the system until an administrator creates their user, and they only see their own profile once that user is linked to the file. See Employee self-service.
• It does not create a contract. Add it from the Contracts tab of the file. See Contracts.
• It does not start an onboarding checklist. Onboarding templates are a catalogue for now. See Documents, certifications and onboarding.
• It does not assign the employee to a position on the positions screen. See Positions and headcount.

• No crea un usuario. El legajo del empleado y la cuenta de usuario con la que se entra a Kubrik OS son dos cosas distintas. Un empleado nuevo no tiene acceso al sistema hasta que un administrador le crea su usuario, y solo ve su propio perfil cuando ese usuario está vinculado al legajo. Mirá Autoservicio del empleado.
• No crea un contrato. Agregalo desde la pestaña Contratos del legajo. Mirá Contratos.
• No inicia una lista de incorporación. Las plantillas de incorporación son por ahora un catálogo. Mirá Documentos, certificaciones e incorporación.
• No asigna al empleado a una posición en la pantalla de posiciones. Mirá Posiciones y dotación.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to create employee"

Almost always the employee code already exists. Codes of terminated employees also count. Use another code. It also appears if the code has more than fifty characters or if your role cannot create employees.

"Failed to activate"

The file has no hire date, or it is no longer a draft. Open Edit, load the Hire Date, save and activate again.

"Failed to load reference data"

One of the lists of the form (units, positions, levels, cost centres, locations or employees) could not be read, usually because your role cannot see that catalogue. Ask your administrator.

The Create Employee button is greyed out

Code, first name or last name is empty.

«Error al crear»

Casi siempre el código de empleado ya existe. Los códigos de empleados dados de baja también cuentan. Usá otro código. También aparece si el código tiene más de cincuenta caracteres o si tu rol no puede crear empleados.

«Error al activar»

El legajo no tiene fecha de contratación, o ya no es un borrador. Abrí Editar, cargá la Fecha de Contratación, guardá y activá de nuevo.

«Error al cargar datos de referencia»

Alguna de las listas del formulario (unidades, posiciones, niveles, centros de costo, ubicaciones o empleados) no se pudo leer, en general porque tu rol no puede ver ese catálogo. Consultá a tu administrador.

El botón Crear Empleado está en gris

Falta el código, el nombre o el apellido.

RelatedRelacionado