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Importing employees in bulk
Importar empleados en forma masiva
When you start with the system, or after taking on a group of people, you can create many employee files at once from a file instead of typing them one by one.
Cuando arrancás con el sistema, o después de incorporar a un grupo de personas, podés crear muchos legajos de una vez desde un archivo en lugar de escribirlos de a uno.
Prepare the file
Preparar el archivo
The import reads a text file with values separated by commas (CSV), saved in UTF-8. The first line carries the names of the columns, exactly as in the table; each following line is one employee.
La importación lee un archivo de texto con valores separados por comas (CSV), guardado en UTF-8. La primera línea lleva los nombres de las columnas, exactamente como en la tabla; cada línea siguiente es un empleado.
| Column | Required | Content |
|---|---|---|
| employee_code | Yes | The employee code. It cannot repeat in the company. |
| first_name | Yes | First name. |
| last_name | Yes | Last name. |
| employment_type | Yes | One of PERMANENT, CONTRACTOR, INTERN or TEMP. Upper or lower case is accepted. |
| hire_date | No | The hire date as year, month and day separated by hyphens, for example 2026-03-01. |
| work_email | No | Work e-mail. |
| work_phone | No | Work phone. |
| notes | No | Notes of the file. |
| Columna | Obligatoria | Contenido |
|---|---|---|
| employee_code | Sí | El código de empleado. No se puede repetir en la empresa. |
| first_name | Sí | Nombre. |
| last_name | Sí | Apellido. |
| employment_type | Sí | Uno de PERMANENT, CONTRACTOR, INTERN o TEMP. Se aceptan mayúsculas o minúsculas. |
| hire_date | No | La fecha de contratación como año, mes y día separados por guiones, por ejemplo 2026-03-01. |
| work_email | No | Email laboral. |
| work_phone | No | Teléfono laboral. |
| notes | No | Notas del legajo. |
- A file can carry up to one thousand employees.
- Do not use commas inside a value, not even between quotation marks: the comma always separates columns. Write "Perez Juan" and not "Perez, Juan".
- The order of the columns does not matter, and extra columns are ignored.
- Organisation unit, position, job level, cost centre, work location and manager cannot be imported. Load them afterwards, by editing each file or with Bulk Reassign.
- Un archivo puede traer hasta mil empleados.
- No uses comas dentro de un valor, ni siquiera entre comillas: la coma siempre separa columnas. Escribí "Perez Juan" y no "Perez, Juan".
- El orden de las columnas no importa, y las columnas de más se ignoran.
- La unidad organizativa, la posición, el nivel de puesto, el centro de costo, la ubicación de trabajo y el gerente no se pueden importar. Cargalos después, editando cada legajo o con la Reasignación Masiva.
⚠️
Save the spreadsheet as CSV before uploading. The file picker also lets you choose Excel files, but the import only understands CSV text: an Excel workbook ends up as a failed job.Guardá la planilla como CSV antes de subirla. El selector de archivos también deja elegir archivos de Excel, pero la importación solo entiende texto CSV: un libro de Excel termina como un trabajo fallido.
Upload the file
Subir el archivo
- Go to HR → Settings → Import. The screen is Data Import.
- Choose EMPLOYEE in Entity Type. The list offers other types, but today only employees can be imported.
- Press Choose File and pick your CSV. The button then shows the name of the file.
- Press Upload & Import. You see "Import started" and the screen of the job opens.
- Entrá a RRHH → Ajustes → Importar. La pantalla es Importación de Datos.
- Elegí EMPLOYEE en Tipo de entidad. La lista ofrece otros tipos, pero hoy solo se pueden importar empleados.
- Tocá Choose File y elegí tu CSV. El botón pasa a mostrar el nombre del archivo.
- Tocá Upload & Import. Ves «Import started» y se abre la pantalla del trabajo.
Follow the job
Seguir el trabajo
Import Job shows the status of the import and its figures: Total Rows, Success, Errors, and when it started and finished. The import runs in the background; if the figures do not move, go back to Data Import and open the job again from Recent Import Jobs with the eye icon.
Trabajo de Importación muestra el estado de la importación y sus números: Total de filas, Éxito, Errores, y cuándo empezó y cuándo terminó. La importación corre en segundo plano; si los números no se mueven, volvé a Importación de Datos y abrí de nuevo el trabajo desde Jobs de importación recientes con el ícono del ojo.
- Each correct row creates one employee. A row with an error is skipped and the rest are imported anyway.
- When there are errors, the Errors table lists each one with its Row number (counting the header as row one), the Field and the Message.
- To retry the rejected rows, correct them and upload a file with only those rows: the ones already imported would be rejected as duplicates.
- Cada fila correcta crea un empleado. Una fila con error se saltea y el resto se importa igual.
- Cuando hay errores, la tabla Errores lista cada uno con su número de Fila (contando el encabezado como fila uno), el Campo y el Mensaje.
- Para reintentar las filas rechazadas, corregilas y subí un archivo solo con esas filas: las que ya se importaron se rechazarían por duplicadas.
ℹ️
Imported employees are drafts. Each one has to be activated afterwards, and the ones without a hire date need it loaded first. See Hiring an employee.Los empleados importados quedan en borrador. A cada uno hay que activarlo después, y a los que no tienen fecha de contratación hay que cargársela antes. Mirá Dar de alta un empleado.
Common issues
Problemas habituales
- "Failed to start import"
- You chose an entity type other than EMPLOYEE, the file has more than one thousand rows, or your role cannot create employees.
- The job ends as Failed with no rows
- The file could not be read as CSV, or the first line lacks one of the four required columns. Check the header and that the file is CSV and not Excel.
- "Required field 'first_name' is missing or empty"
- That row has a required value empty. The message names the column.
- "Invalid employment type: …"
- The value is not one of PERMANENT, CONTRACTOR, INTERN or TEMP.
- "Invalid date format for hire_date: … (expected yyyy-MM-dd)"
- Write the date as year, month and day with hyphens. In a spreadsheet, format the column as text before saving.
- "Employee with code '…' already exists"
- That code is already used by another employee, perhaps by a row imported in a previous attempt.
- «Failed to start import»
- Elegiste un tipo de entidad distinto de EMPLOYEE, el archivo tiene más de mil filas, o tu rol no puede crear empleados.
- El trabajo termina como fallido y sin filas
- El archivo no se pudo leer como CSV, o a la primera línea le falta alguna de las cuatro columnas obligatorias. Revisá el encabezado y que el archivo sea CSV y no Excel.
- «Required field 'first_name' is missing or empty»
- Esa fila tiene vacío un valor obligatorio. El mensaje nombra la columna.
- «Invalid employment type: …»
- El valor no es uno de PERMANENT, CONTRACTOR, INTERN o TEMP.
- «Invalid date format for hire_date: … (expected yyyy-MM-dd)»
- Escribí la fecha como año, mes y día con guiones. En una planilla, dale formato de texto a la columna antes de guardar.
- «Employee with code '…' already exists»
- Ese código ya lo usa otro empleado, quizá una fila importada en un intento anterior.