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Positions and headcount
Posiciones y dotación
A position is a job that exists in the company, with the number of people it is meant to have. Assigning employees to it tells you how many seats are covered and how many are vacant.
Una posición es un puesto que existe en la empresa, con la cantidad de personas que debería tener. Asignarle empleados te dice cuántos lugares están cubiertos y cuántos vacantes.
Create a position
Crear una posición
- Go to HR → Organization → Positions and press New Position.
- Type the Code and the Name. The code cannot be changed later.
- Set the Headcount : how many people the position is meant to have. The minimum is one.
- Choose the Org Unit and the Job Level the position belongs to. Both are optional.
- Add a Description if it helps, and press Create.
- Entrá a RRHH → Organización → Posiciones y tocá Nueva posición.
- Escribí el Código y el Nombre. El código no se puede cambiar después.
- Cargá la Plantilla : cuántas personas debería tener la posición. El mínimo es uno.
- Elegí la Unidad Org. y el Nivel de Puesto a los que pertenece la posición. Los dos son opcionales.
- Agregá una Descripción si ayuda, y tocá Crear.
The list shows each position with its unit, level, headcount and whether it is active. The pencil edits name, headcount, unit, level and description. Once a unit or a level is chosen you can replace it with another one, but not leave it empty again.
La lista muestra cada posición con su unidad, su nivel, su plantilla y si está activa. El lápiz edita nombre, plantilla, unidad, nivel y descripción. Una vez elegida una unidad o un nivel podés reemplazarlos por otros, pero no volver a dejarlos vacíos.
See how covered a position is
Ver qué tan cubierta está una posición
Click a position to open it. The Overview tab shows the Headcount Status card:
Tocá una posición para abrirla. La pestaña Overview muestra la tarjeta Estado de dotación:
| Figure | Meaning |
|---|---|
| Headcount | The number of people the position is meant to have. |
| Incumbents | The assignments to this position that are in force today. |
| Vacancies | Headcount minus incumbents. It never goes below zero. |
| Dato | Qué significa |
|---|---|
| Dotación | La cantidad de personas que debería tener la posición. |
| Titulares | Las asignaciones a esta posición que están vigentes hoy. |
| Vacantes | Dotación menos titulares. Nunca baja de cero. |
Assign an employee to a position
Asignar un empleado a una posición
- Open the position and go to the Assignments tab.
- Press Assign Employee.
- Type the employee's identifier in Employee ID. The field does not search by name: it expects the long internal identifier of the employee, which is the last part of the address of their file when you have it open in the browser. Copy it from there.
- Set Effective From , the date the assignment starts. Effective To is optional.
- Leave Primary position ticked if this is the person's main position. Untick it for an additional one.
- Press Assign. The assignment appears in the list and the vacancies are recalculated.
- Abrí la posición y andá a la pestaña Assignments.
- Tocá Asignar empleado.
- Escribí el identificador del empleado en ID de empleado. El campo no busca por nombre: espera el identificador interno largo del empleado, que es la última parte de la dirección de su legajo cuando lo tenés abierto en el navegador. Copialo de ahí.
- Cargá Vigente desde , la fecha en que empieza la asignación. Vigente hasta es opcional.
- Dejá marcado Puesto principal si es la posición principal de la persona. Desmarcalo para una adicional.
- Tocá Asignar. La asignación aparece en la lista y las vacantes se recalculan.
- An employee can have only one primary assignment in force. They can have other secondary ones.
- A position does not accept more assignments in force than its headcount.
- A position that is not active does not accept assignments.
- The cross at the end of a row ends the assignment with today's date, after a confirmation. The seat counts as vacant from the following day. Ended assignments stay in the list with their end date.
- Un empleado puede tener una sola asignación principal vigente. Puede tener otras secundarias.
- Una posición no acepta más asignaciones vigentes que su dotación.
- Una posición que no está activa no acepta asignaciones.
- La cruz al final de una fila termina la asignación con la fecha de hoy, después de una confirmación. El lugar cuenta como vacante desde el día siguiente. Las asignaciones terminadas quedan en la lista con su fecha de fin.
⚠️
The Position field of the employee file is a separate piece of data. Choosing a position in the employee form does not create an assignment here, and assigning an employee here does not fill in the field of the file. If you use both, keep them aligned by hand. The figures of this screen count assignments; the Open Positions card of the HR home page counts the employees whose file names a position.El campo Posición del legajo es un dato aparte. Elegir una posición en el formulario del empleado no crea una asignación acá, y asignar un empleado acá no completa el campo del legajo. Si usás los dos, mantenelos alineados a mano. Los números de esta pantalla cuentan asignaciones; la tarjeta Posiciones Abiertas del inicio de RRHH cuenta los empleados cuyo legajo nombra una posición.
Common issues
Problemas habituales
- "Employee already has an active primary position assignment"
- The person already has a primary position in force. End that assignment first, or untick Primary position to add this one as secondary.
- "Position headcount (…) would be exceeded"
- Every seat of the position is taken. Raise the headcount of the position or end an assignment.
- "Cannot assign to inactive position"
- The position is marked as inactive and does not accept new assignments.
- "Failed to create assignment"
- Check that the identifier you pasted is complete and belongs to an employee, and that the start date is loaded.
- «Employee already has an active primary position assignment»
- La persona ya tiene una posición principal vigente. Terminá primero esa asignación, o desmarcá Puesto principal para agregar esta como secundaria.
- «Position headcount (…) would be exceeded»
- Todos los lugares de la posición están ocupados. Subí la plantilla de la posición o terminá una asignación.
- «Cannot assign to inactive position»
- La posición está marcada como inactiva y no acepta asignaciones nuevas.
- «Failed to create assignment»
- Revisá que el identificador que pegaste esté completo y sea de un empleado, y que la fecha de inicio esté cargada.