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Ending employment
Dar de baja a un empleado
When a person leaves the company you terminate their file: the system records the date and the reason and closes their contracts. The file is kept for consultation.
Cuando una persona deja la empresa, das de baja su legajo: el sistema registra la fecha y el motivo y cierra sus contratos. El legajo se conserva para consulta.
Terminate an employee
Dar de baja a un empleado
- Open the file of the employee. The Terminate option of the directory menu takes you to the same place.
- Press Terminate at the top. The Terminate Employee window opens with the name of the person.
- Load the Termination Date. It is required.
- Choose the Reason Code. It is required.
- Press Confirm Termination. You see "Employee terminated" and the status changes to Terminated.
- Abrí el legajo del empleado. La opción Terminar del menú del directorio te lleva al mismo lugar.
- Tocá Terminar arriba. Se abre la ventana Terminar Empleado con el nombre de la persona.
- Cargá la Fecha de Terminación. Es obligatoria.
- Elegí el Código de Razón. Es obligatorio.
- Tocá Confirmar Terminación. Ves «Empleado terminado» y el estado pasa a Terminado.
| Reason | When to use it |
|---|---|
| Voluntary | The person resigns. |
| Involuntary | The company ends the relationship. |
| Retirement | The person retires. |
| End of Contract | A fixed-term contract reaches its end. |
| Layoff | The position is eliminated or staff is reduced. |
| Misconduct | Dismissal for a disciplinary cause. |
| Other | None of the above. |
| Razón | Cuándo usarla |
|---|---|
| Voluntario | La persona renuncia. |
| Involuntario | La empresa termina la relación. |
| Jubilación | La persona se jubila. |
| Fin de Contrato | Un contrato a plazo llega a su fin. |
| Despido | Se elimina el puesto o se reduce personal. |
| Mala Conducta | Despido por causa disciplinaria. |
| Otro | Ninguna de las anteriores. |
⚠️
The Notes of this window are not kept. Only the date and the reason code are saved. If you need to leave an explanation, write it in the Notes field of the file from Edit.Las Notas de esta ventana no se conservan. Solo se guardan la fecha y el código de razón. Si necesitás dejar una explicación, escribila en el campo Notas del legajo desde Editar.
What the termination does
Qué hace la baja
- The status of the file changes to Terminated, and the Employment card shows the termination date and reason.
- Every active or suspended contract of the person is ended with the termination date, and its history records that it was closed by the termination. Draft contracts stay as drafts.
- The file, with its contracts, documents and history, remains available in the directory under the Terminated chip.
- El estado del legajo pasa a Terminado, y la tarjeta Empleo muestra la fecha y el motivo de baja.
- Todos los contratos activos o suspendidos de la persona se finalizan con la fecha de baja, y su historial registra que se cerraron por la baja. Los contratos en borrador quedan en borrador.
- El legajo, con sus contratos, documentos e historial, sigue disponible en el directorio bajo la etiqueta Terminado.
What it does not do
Qué no hace
- It does not block the person's access to the system. The user account is separate from the file: ask your administrator to deactivate it.
- It does not end the person's position assignments. End them on the position so the seat shows as vacant. See Positions and headcount.
- It does not start an offboarding checklist.
- It does not change the files of the people who had this person as manager. Edit them to load the new manager.
- No bloquea el acceso de la persona al sistema. La cuenta de usuario es independiente del legajo: pedile a tu administrador que la desactive.
- No termina las asignaciones de la persona a posiciones. Terminalas en la posición para que el lugar figure como vacante. Mirá Posiciones y dotación.
- No inicia una lista de desvinculación.
- No cambia los legajos de quienes tenían a esta persona como gerente. Editalos para cargar el gerente nuevo.
Rehiring
Reingreso
A termination cannot be undone and a terminated file cannot be activated again. If the person returns to the company, create a new employee file. The code of the previous file stays taken, so the new file needs a different employee code.
Una baja no se puede deshacer y un legajo dado de baja no se puede volver a activar. Si la persona vuelve a la empresa, creá un legajo nuevo. El código del legajo anterior queda ocupado, así que el legajo nuevo necesita un código de empleado distinto.
⛔
Check the person and the date before confirming. There is no way back from the screen: a termination loaded by mistake leaves the file terminated and its contracts ended.Revisá la persona y la fecha antes de confirmar. Desde la pantalla no hay vuelta atrás: una baja cargada por error deja el legajo terminado y sus contratos finalizados.
Common issues
Problemas habituales
- "Failed to terminate employee"
- Only an active employee can be terminated. Check the status of the file; a draft has to be activated first. It also appears if your role cannot edit employees.
- The Confirm Termination button is greyed out
- The date or the reason code is missing.
- The person still appears in the lists of the form
- The lists of managers and employees show everyone, also terminated people. Check the status in the directory before choosing.
- «Error al terminar»
- Solo se puede dar de baja a un empleado activo. Revisá el estado del legajo; un borrador primero hay que activarlo. También aparece si tu rol no puede editar empleados.
- El botón Confirmar Terminación está en gris
- Falta la fecha o el código de razón.
- La persona sigue apareciendo en las listas del formulario
- Las listas de gerentes y empleados muestran a todos, también a quienes fueron dados de baja. Revisá el estado en el directorio antes de elegir.