Monitoring flows and unblocking a request
Supervisar los flujos y destrabar una solicitud
Where to see every request of the company, how to measure how long approvals take, and what an administrator can do when a request is stuck.
Dónde ver todas las solicitudes de la empresa, cómo medir cuánto tardan las aprobaciones y qué puede hacer un administrador cuando una solicitud está trabada.
The approvals register
El registro de aprobaciones
Approvals register lists every request of the company, the newest first, with the columns Request, Amount, Requested by, Status, Step and Created. Filter by Status, Flow and Entity. Click a row to open its history.
Registro de aprobaciones lista todas las solicitudes de la empresa, de la más nueva a la más vieja, con las columnas Solicitud, Importe, Solicitado por, Estado, Paso y Creada. Filtrá por Estado, Flujo y Entidad. Hacé clic en una fila para abrir su historial.
Export downloads the history of all the requests of a period as a CSV file. Choose From and To (inclusive) in Export audit trail and press Download CSV. The period can span at most 366 days and the file holds up to 50,000 events; if a flow is selected in the filter, the export is limited to it.
Exportar descarga el historial de todas las solicitudes de un período como archivo CSV. Elegí Desde y Hasta (inclusive) en Exportar auditoría y tocá Descargar CSV. El período puede abarcar como máximo 366 días y el archivo trae hasta 50.000 eventos; si hay un flujo elegido en el filtro, la exportación se limita a ese flujo.
See what is running on a flow
Ver qué está corriendo en un flujo
Open the flow in the Studio and choose the mode Live. The Monitor panel shows, for the version you have open, counters by status (In review, Changes requested, Approved, Rejected, Cancelled) and the table of requests with their Step, Requested by and Due. Each step of the flow shows how many requests are waiting on it and how many are overdue. Click a counter to filter the table and a row to open the history.
Abrí el flujo en el Estudio y elegí el modo En vivo. El panel Monitor muestra, para la versión que tenés abierta, contadores por estado (En revisión, Cambios solicitados, Aprobadas, Rechazadas, Canceladas) y la tabla de solicitudes con su Paso, Solicitado por y Vence. Cada paso del flujo muestra cuántas solicitudes esperan en él y cuántas están vencidas. Hacé clic en un contador para filtrar la tabla y en una fila para abrir el historial.
Unblock a stuck request
Destrabar una solicitud trabada
These actions are for administrators. All of them are written in the history of the request with the name of whoever did them.
Estas acciones son para administradores. Todas quedan escritas en el historial de la solicitud con el nombre de quien las hizo.
| Situation | What to do |
|---|---|
| The approver is away or left the company | In My approvals, open the menu of the request and choose Reassign. In Reassign request choose the role that will decide it. Everyone who holds that role sees it; the deadline does not change. To give it to one person, use Delegate. |
| Nobody can approve and the request has to move on | In the history of the request, press Force advance. It skips the pending approval and moves the request to the next step. To confirm you type ADVANCE. |
| The request was approved but shows Apply failed | In the history, press Retry apply. The message "Apply retry queued." appears and the system tries again to apply the result to the document. The section Effects shows the last error. |
| The request should not exist any more | In the history, press Cancel request and choose a reason. The document goes back to draft. |
| The flow was corrected and the open requests should follow the new version | In the Studio, in Live mode on the old version, use Migrate to v… on a request or Migrate all to v…. The window shows first what would move and what blocks it; if a step has no equivalent in the new version you choose one. Only requests In review can be migrated, up to five hundred per run. |
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| El aprobador está ausente o dejó la empresa | En Mis aprobaciones, abrí el menú de la solicitud y elegí Reasignar. En Reasignar solicitud elegí el rol que la va a decidir. La ven todos los que tienen ese rol; el plazo no cambia. Para dársela a una sola persona, usá Delegar. |
| Nadie puede aprobar y la solicitud tiene que avanzar | En el historial de la solicitud, tocá Forzar avance. Saltea la aprobación pendiente y pasa la solicitud al paso siguiente. Para confirmar escribís AVANZAR. |
| La solicitud fue aprobada pero muestra Falló al aplicar | En el historial, tocá Reintentar aplicación. Aparece el mensaje «Reintento de aplicación encolado.» y el sistema vuelve a intentar aplicar el resultado al documento. La sección Efectos muestra el último error. |
| La solicitud ya no debería existir | En el historial, tocá Cancelar solicitud y elegí un motivo. El documento vuelve a borrador. |
| Se corrigió el flujo y las solicitudes abiertas deberían seguir la versión nueva | En el Estudio, en modo En vivo sobre la versión vieja, usá Migrar a v… en una solicitud o Migrar todas a v…. La ventana muestra primero qué se movería y qué lo impide; si un paso no tiene equivalente en la versión nueva, elegís uno. Solo se pueden migrar solicitudes En revisión, hasta quinientas por vez. |
The same actions (Retry apply, Force advance, Cancel request) are in the menu of each row of the Monitor panel. The Workflow home shows the card Failed side effects with the number of approvals whose result could not be applied: when it is not zero, look for the requests marked Apply failed in the register.
Las mismas acciones (Reintentar aplicación, Forzar avance, Cancelar solicitud) están en el menú de cada fila del panel Monitor. El inicio de Workflow muestra la tarjeta Efectos fallidos con la cantidad de aprobaciones cuyo resultado no se pudo aplicar: cuando no es cero, buscá en el registro las solicitudes marcadas Falló al aplicar.
Approval analytics
Analítica de aprobaciones
Approval analytics measures the approvals of a period. Choose 7 days, 30 days, 90 days or Custom (at most 400 days), and narrow by Flow definition and Document type.
Analítica de aprobaciones mide las aprobaciones de un período. Elegí 7 días, 30 días, 90 días o Personalizado (como máximo 400 días), y acotá por Definición de flujo y Tipo de documento.
| Figure | What it tells you |
|---|---|
| Cycle time (median) and Cycle time (p90) | How many hours a request takes from submission to the end: the typical case, and the slow ones. |
| Decided within SLA | The share of decisions taken before the deadline of their step. |
| Rejection rate | How many requests end rejected, with the count of rejected and approved. |
| Open and overdue | Requests still waiting whose deadline has passed. |
| Escalations | How many times a deadline was missed and a reminder or a reassignment followed. |
| Time per step | The hours each step takes, for flows drawn in the Studio. |
| Bottlenecks | The steps with requests waiting right now: how many, for how long and how many are overdue. |
| Approver ranking | Per person: decisions, approved, rejected, average response and share within the deadline. |
| Rejection reasons | Which reasons are used most when rejecting. |
| Cifra | Qué te dice |
|---|---|
| Tiempo de ciclo (mediana) y Tiempo de ciclo (p90) | Cuántas horas tarda una solicitud desde el envío hasta el final: el caso típico y los lentos. |
| Decididas dentro del SLA | La proporción de decisiones tomadas antes del plazo de su paso. |
| Tasa de rechazo | Cuántas solicitudes terminan rechazadas, con la cantidad de rechazadas y aprobadas. |
| Abiertas vencidas | Solicitudes que siguen esperando y cuyo plazo ya pasó. |
| Escalamientos | Cuántas veces se superó un plazo y siguió un recordatorio o una reasignación. |
| Tiempo por paso | Las horas que lleva cada paso, en los flujos dibujados en el Estudio. |
| Cuellos de botella | Los pasos con solicitudes esperando en este momento: cuántas, hace cuánto y cuántas están vencidas. |
| Ranking de aprobadores | Por persona: decisiones, aprobadas, rechazadas, respuesta promedio y proporción dentro del plazo. |
| Motivos de rechazo | Qué motivos se usan más al rechazar. |
Common issues
Problemas habituales
- "The action could not be completed."
- The action was refused. The usual causes: the request already finished; there is nothing waiting to force; or your user is not an administrator. Refresh the history to see the current status.
- "The period is too long"
- Analytics accepts at most 400 days. Choose a shorter period.
- "Approval analytics is not available"
- Your installation has no analytics source for approvals yet. The approvals keep being recorded; ask whoever runs the installation.
- ""From" must not be after "To", and the range may span at most 366 days."
- Correct the dates of the export.
- "The audit trail could not be exported."
- The file could not be generated. Try again; for the PDF of a single request, use the CSV if it keeps failing.
- "… has no counterpart in the target version: choose one below."
- When migrating, a step where requests are waiting does not exist in the new version. Choose under Map to a node of the target version the step that replaces it and press Recalculate plan.
- The Reassign option is not in the menu
- It appears only for administrators.
- «No se pudo completar la acción.»
- La acción fue rechazada. Las causas habituales: la solicitud ya terminó; no hay nada esperando para forzar; o tu usuario no es administrador. Actualizá el historial para ver el estado actual.
- «El período es demasiado largo»
- La analítica acepta como máximo 400 días. Elegí un período más corto.
- «La analítica de aprobaciones no está disponible»
- Tu instalación todavía no tiene una fuente de analítica para aprobaciones. Las aprobaciones se siguen registrando; consultá a quien administra la instalación.
- «"Desde" no puede ser posterior a "Hasta", y el rango puede abarcar como máximo 366 días.»
- Corregí las fechas de la exportación.
- «No se pudo exportar la auditoría.»
- No se pudo generar el archivo. Probá de nuevo; para el PDF de una solicitud, usá el CSV si sigue fallando.
- «… no tiene equivalente en la versión destino: elegí uno abajo.»
- Al migrar, un paso donde hay solicitudes esperando no existe en la versión nueva. Elegí en Mapear a un nodo de la versión destino el paso que lo reemplaza y tocá Recalcular plan.
- La opción Reasignar no está en el menú
- Aparece solo para administradores.