Your approvals inbox
Tu bandeja de aprobaciones
My approvals lists every request that is waiting for your decision, whatever module it comes from. This chapter explains how to read it, filter it, and reserve a shared request so nobody else works on it.
Mis aprobaciones lista todas las solicitudes que esperan tu decisión, vengan del módulo que vengan. Este capítulo explica cómo leerla, filtrarla y reservar una solicitud compartida para que nadie más la trabaje.
The counter in the side menu
El contador del menú lateral
Next to My approvals in the side menu there is a number: the requests waiting for you. It is the same number as the card Awaiting your approval on the module home. It updates when you sign in, after each decision you take in the inbox, and whenever a workflow notice arrives.
Al lado de My approvals en el menú lateral hay un número: las solicitudes que te esperan. Es el mismo número que muestra la tarjeta Pendiente de tu aprobación del inicio del módulo. Se actualiza cuando entrás al sistema, después de cada decisión que tomás en la bandeja y cada vez que llega un aviso de flujos.
Read the list
Leer la lista
| Column | What it shows |
|---|---|
| Request | The title of the document, its reference and its type. Click the title to open the history of the request. |
| Amount | The total of the document, when it has one. |
| Requested by | Who submitted it and how long ago. |
| Step | The name of the step you are deciding and the role it is addressed to, or Assigned to you when it is yours personally. A lock chip says Reserved by you when you claimed it. |
| Due | The deadline of the step. A chip marks Overdue or Due today. |
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Solicitud | El título del documento, su referencia y su tipo. Hacé clic en el título para abrir el historial de la solicitud. |
| Importe | El total del documento, cuando lo tiene. |
| Solicitado por | Quién la envió y hace cuánto. |
| Paso | El nombre del paso que estás decidiendo y el rol al que va dirigido, o Asignada a ti cuando es tuya personalmente. Una etiqueta con candado dice Reservada por ti cuando la reclamaste. |
| Vence | El plazo del paso. Una etiqueta marca Vencidas o Vencen hoy. |
At the end of each row are the buttons Approve, Reject and Request changes, and a menu with the other actions. See Approving, rejecting and asking for changes.
Al final de cada fila están los botones Aprobar, Rechazar y Solicitar cambios, y un menú con las demás acciones. Ver Aprobar, rechazar y pedir cambios.
Find a request
Encontrar una solicitud
- Search by title or reference: type part of the title or the document number.
- Entity: show only one type of document, for example purchase orders.
- Flow: show only the requests of one flow. This filter appears only for people who can see the flow definitions.
- All · Overdue · Due today · Due this week: narrow the list by deadline.
- Buscar por título o referencia: escribí parte del título o el número del documento.
- Entidad: mostrar un solo tipo de documento, por ejemplo órdenes de compra.
- Flujo: mostrar solo las solicitudes de un flujo. Este filtro aparece solo para quienes pueden ver las definiciones de flujo.
- Todas · Vencidas · Vencen hoy · Vencen esta semana: acotar la lista por vencimiento.
The button to clear the filters brings back the whole list. The list is paged: twenty requests per page unless you change it at the bottom.
El botón para limpiar los filtros trae de nuevo la lista completa. La lista está paginada: veinte solicitudes por página salvo que lo cambies al pie.
Reserve a shared request
Reservar una solicitud compartida
A request addressed to a role is shared: every person with the role sees it. To avoid two people studying the same request, reserve it.
Una solicitud dirigida a un rol es compartida: la ve cada persona que tiene el rol. Para evitar que dos personas estudien la misma solicitud, reservala.
- Open the menu of the row and choose Claim. The message "Request claimed." appears and the row shows Reserved by you. The request disappears from the inbox of your colleagues.
- Decide it , or give it back with Release from the same menu. The message "Request released." appears and your colleagues see it again.
- Abrí el menú de la fila y elegí Reclamar. Aparece el mensaje «Solicitud reclamada.» y la fila muestra Reservada por ti. La solicitud desaparece de la bandeja de tus colegas.
- Decidila , o devolvela con Liberar desde el mismo menú. Aparece el mensaje «Solicitud liberada.» y tus colegas la vuelven a ver.
Look before you decide
Mirar antes de decidir
- View document opens the document itself (the purchase order, the quote…). It is offered when the document has its own page.
- View timeline opens the history of the request: who submitted it, who already signed, comments and attached files.
- Summarize with copilot opens Copilot summary: a short summary of the request, a suggestion marked Suggestion, not a decision, the reasons and the data it read. The copilot never decides: the Approve and Reject buttons of that window open the normal decision window. If your company does not have the copilot, the window says "The copilot is not available for this tenant" and the option stays disabled until you reload the page.
- Ver documento abre el documento mismo (la orden de compra, la cotización…). Se ofrece cuando el documento tiene su propia página.
- Ver historial abre el historial de la solicitud: quién la envió, quién ya firmó, comentarios y archivos adjuntos.
- Resumir con copilot abre Resumen del copilot: un resumen breve de la solicitud, una sugerencia marcada Sugerencia, no decisión, las razones y los datos que leyó. El copilot nunca decide: los botones Aprobar y Rechazar de esa ventana abren la ventana normal de decisión. Si tu empresa no tiene el copilot, la ventana dice «El copilot no está disponible para este tenant» y la opción queda deshabilitada hasta que recargues la página.
Common issues
Problemas habituales
- "Nothing awaiting your approval"
- Nothing is waiting for you. If you expected a request, check that the document was really submitted, that you hold the role its flow asks for, and that you are not the person who submitted it: your own requests never reach your inbox for a decision.
- "Could not load your approvals."
- The list could not be read. Press the refresh button of the page. If it keeps failing, your user may not have permission to approve: ask your administrator.
- A request I was looking at is gone
- A colleague reserved it or decided it, or the requester cancelled it. Find it in Approvals register to see what happened.
- The menu does not offer Claim
- Claim is offered only for shared requests that nobody reserved yet. A request that is yours personally does not need it.
- «Nada pendiente de tu aprobación»
- No hay nada esperándote. Si esperabas una solicitud, revisá que el documento se haya enviado de verdad, que tengas el rol que pide su flujo y que no seas quien la envió: tus propias solicitudes nunca llegan a tu bandeja para decidir.
- «No se pudieron cargar tus aprobaciones.»
- No se pudo leer la lista. Tocá el botón de actualizar de la página. Si sigue fallando, puede que tu usuario no tenga permiso para aprobar: consultá a tu administrador.
- Una solicitud que estaba mirando desapareció
- Un colega la reservó o la decidió, o quien la pidió la canceló. Buscala en Registro de aprobaciones para ver qué pasó.
- El menú no ofrece Reclamar
- Reclamar se ofrece solo en solicitudes compartidas que todavía nadie reservó. Una solicitud que es tuya personalmente no lo necesita.