Ready-made flows and switching them on
Flujos listos y cómo ponerlos en marcha
Kubrik comes with one approval flow per document type. None of them takes over until you route its document type to the engine. This chapter lists the flows and explains the switch.
Kubrik trae un flujo de aprobación por cada tipo de documento. Ninguno toma el control hasta que enrutás su tipo de documento al motor. Este capítulo lista los flujos y explica el cambio.
The flows that come with the system
Los flujos que vienen con el sistema
| Flow | Document | Who approves | Time limit |
|---|---|---|---|
| Purchase order approval | Purchase order, on submit | Purchasing Manager. The number of signatures depends on the total of the order: one up to five thousand, two up to fifty thousand, three above. | 48 hours |
| Quote approval | Sales quote, on submit | CRM Manager, one signature | 48 hours |
| SKU approval · FAMILY approval | Product and product family, on submit | PIM Manager, one signature | 48 hours |
| Below-floor price change | Price change below the margin floor | PPE — Approver, one signature | 48 hours |
| Bulk re-price below floor | Bulk re-price with rows below the floor | PPE — Approver, one signature | 48 hours |
| Expense approval | Expense, on submit | PSA — Manager, one signature | 72 hours |
| Timesheet approval | Timesheet, on submit | PSA — Manager, one signature | 48 hours |
| Flujo | Documento | Quién aprueba | Plazo |
|---|---|---|---|
| Purchase order approval | Orden de compra, al enviarla | Purchasing Manager. La cantidad de firmas depende del total de la orden: una hasta cinco mil, dos hasta cincuenta mil, tres por encima. | 48 horas |
| Quote approval | Cotización, al enviarla | CRM Manager, una firma | 48 horas |
| SKU approval · FAMILY approval | Producto y familia de productos, al enviarlos | PIM Manager, una firma | 48 horas |
| Below-floor price change | Cambio de precio por debajo del piso de margen | PPE — Approver, una firma | 48 horas |
| Bulk re-price below floor | Re-precio masivo con filas por debajo del piso | PPE — Approver, una firma | 48 horas |
| Expense approval | Gasto, al enviarlo | PSA — Manager, una firma | 72 horas |
| Timesheet approval | Hoja de horas, al enviarla | PSA — Manager, una firma | 48 horas |
The names of these flows are in English. In each of them the person who submitted the document cannot sign it. You find them in Flow definitions; if one is missing in your company (the expense and timesheet flows may be), create it from its template: see Designing a flow in the Studio.
Los nombres de estos flujos están en inglés. En todos, quien envió el documento no puede firmarlo. Los encontrás en Definiciones de flujo; si alguno falta en tu empresa (los de gastos y hojas de horas pueden faltar), crealo desde su plantilla: ver Diseñar un flujo en el Estudio.
The list of flows
La lista de flujos
Flow definitions lists every flow of the company with its Code, Name, Trigger (the document type and the moment that starts it), Version, Status and Updated. You can search by code or name and filter by Status and Entity.
Definiciones de flujo lista todos los flujos de la empresa con su Código, Nombre, Disparador (el tipo de documento y el momento que lo inicia), Versión, Estado y Actualizada. Podés buscar por código o nombre y filtrar por Estado y Entidad.
| Status | Meaning |
|---|---|
| Draft | Being prepared. It does not govern any document. |
| Active | The flow in use for its trigger. There is only one active flow per trigger. |
| Superseded | Another flow was activated for the same trigger and replaced it. |
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | En preparación. No gobierna ningún documento. |
| Activo | El flujo en uso para su disparador. Hay un solo flujo activo por disparador. |
| Reemplazado | Se activó otro flujo para el mismo disparador y lo reemplazó. |
The menu of each row offers Open in Studio, Convert to graph (for flows that still exist as a plain list of steps), Activate (for a draft) and Clone (a copy to modify without touching the original). There is no option to delete a flow: a flow stops governing when another one is activated for the same trigger.
El menú de cada fila ofrece Abrir en el Estudio, Convertir a grafo (para los flujos que todavía existen como una lista simple de pasos), Activar (para un borrador) y Clonar (una copia para modificar sin tocar el original). No hay opción para eliminar un flujo: un flujo deja de gobernar cuando se activa otro para el mismo disparador.
The three routing modes
Los tres modos de enrutamiento
Rollout has one row per trigger. Each trigger is in one of three modes.
Puesta en marcha tiene una fila por disparador. Cada disparador está en uno de tres modos.
| Mode | What happens when a document is submitted |
|---|---|
| Legacy | The module approves with its own screen, as before. Nothing reaches the inbox. This is how every trigger starts. |
| Shadow | The module still decides. In addition the engine rehearses each submission without creating a request or notifying anybody, and records the result. |
| Engine | A request is created and decided in My approvals. The approve and reject buttons of the module are replaced by a link to the inbox. |
| Modo | Qué pasa cuando se envía un documento |
|---|---|
| Legado | El módulo aprueba con su propia pantalla, como antes. Nada llega a la bandeja. Así empieza cada disparador. |
| Sombra | El módulo sigue decidiendo. Además el motor ensaya cada envío sin crear una solicitud ni avisar a nadie, y registra el resultado. |
| Motor | Se crea una solicitud y se decide en Mis aprobaciones. Los botones de aprobar y rechazar del módulo se reemplazan por un enlace a la bandeja. |
The column State summarises each row: Live (active flow, routed to the engine), Shadow (active flow, rehearsing), Not routed (there is an active flow but the trigger is still in Legacy) and No active flow (nothing to run). The module home warns when active flows are not routed.
La columna Estado resume cada fila: En vivo (flujo activo, enrutado al motor), En sombra (flujo activo, ensayando), Sin enrutar (hay un flujo activo pero el disparador sigue en Legado) y Sin flujo activo (no hay nada que ejecutar). El inicio del módulo avisa cuando hay flujos activos sin enrutar.
Switch a document type on
Poner en marcha un tipo de documento
- Check the flow. In Flow definitions, confirm that the trigger has an Active flow and that the people who must approve hold its role.
- Open Rollout, open the menu of the trigger and choose Change mode. The window Change routing mode shows the current mode.
- Choose Engine in Mode.
- Choose the version in Graph version if the flow was drawn in the Studio: Latest published follows each new publication; a specific version stays fixed until you change it here.
- Write a note in Note (audit trail) saying why you are switching.
- Press Save. The message "Trigger routed to Engine." appears. From now on, every new submission of that document type opens a request.
- Revisá el flujo. En Definiciones de flujo, confirmá que el disparador tiene un flujo Activo y que quienes deben aprobar tienen su rol.
- Abrí Puesta en marcha, abrí el menú del disparador y elegí Cambiar modo. La ventana Cambiar modo de enrutamiento muestra el modo actual.
- Elegí Motor en Modo.
- Elegí la versión en Versión del grafo si el flujo se dibujó en el Estudio: Última publicada sigue cada publicación nueva; una versión puntual queda fija hasta que la cambies acá.
- Escribí una nota en Nota (auditoría) diciendo por qué hacés el cambio.
- Tocá Guardar. Aparece el mensaje «Disparador enrutado a Motor.». Desde ahora, cada envío nuevo de ese tipo de documento abre una solicitud.
- Documents already waiting. A document submitted before the switch is still decided in its module, the old way.
- Going back. You can return a trigger to Legacy or Shadow at any time, with no safeguard. Requests already open stay in the inbox until they are decided or cancelled.
- Rehearsing first. In Shadow, the column Shadow shows the number of rehearsals and the percentage that agreed; View disagreements lists them and Reset shadow starts the count again.
- Documentos que ya estaban esperando. Un documento enviado antes del cambio se sigue decidiendo en su módulo, como antes.
- Volver atrás. Podés devolver un disparador a Legado o Sombra cuando quieras, sin barrera. Las solicitudes ya abiertas siguen en la bandeja hasta que se decidan o se cancelen.
- Ensayar primero. En Sombra, la columna Sombra muestra la cantidad de ensayos y el porcentaje que coincidió; Ver desacuerdos los lista y Reiniciar sombra vuelve a empezar la cuenta.
Common issues
Problemas habituales
- "Not enough shadow evidence to switch to ENGINE. Keep it in SHADOW longer, or force the switch by typing ENGINE."
- There are fewer than one hundred rehearsals. Leave the trigger in Shadow, or force the switch.
- "The engine disagreed with the current path too often to switch to ENGINE. Review the disagreements, or force the switch by typing ENGINE."
- Too many rehearsals did not agree. Open View disagreements, correct the flow, reset the shadow and rehearse again, or force the switch.
- "No active flow for this trigger — SHADOW and ENGINE have nothing to run."
- The trigger has no active flow. Activate or publish one first.
- "PO approval is routed to the workflow engine but no approval started (no active pur.po definition, or it did not require approval). Seed the definition, or set this trigger back to LEGACY."
- A user sees this when submitting a purchase order while the trigger is in Engine without an active flow. Activate a flow for purchase orders or return the trigger to Legacy. Quotes, products, expenses and timesheets show a similar message.
- "This flow is modelled as a graph that is not published yet. Publish it from the Studio — publishing its first version activates it."
- You pressed Activate on a flow drawn in the Studio that was never published. Open it in the Studio and publish it.
- "Could not activate the flow."
- Flows that approve amounts or approve by themselves can only be activated by an administrator with workflow administration rights. If that is not the cause, the message of the server is shown underneath.
- «No hay suficiente evidencia en sombra para pasar a ENGINE. Dejalo más tiempo en SHADOW, o forzá el cambio escribiendo ENGINE.»
- Hay menos de cien ensayos. Dejá el disparador en Sombra, o forzá el cambio.
- «El motor discrepó con el camino actual demasiadas veces para pasar a ENGINE. Revisá las discrepancias, o forzá el cambio escribiendo ENGINE.»
- Demasiados ensayos no coincidieron. Abrí Ver desacuerdos, corregí el flujo, reiniciá la sombra y ensayá de nuevo, o forzá el cambio.
- «No hay flujo activo para este disparador — SHADOW y ENGINE no tienen nada que ejecutar.»
- El disparador no tiene un flujo activo. Activá o publicá uno primero.
- "PO approval is routed to the workflow engine but no approval started (no active pur.po definition, or it did not require approval). Seed the definition, or set this trigger back to LEGACY."
- Un usuario lo ve al enviar una orden de compra cuando el disparador está en Motor sin un flujo activo. Activá un flujo para órdenes de compra o devolvé el disparador a Legado. Las cotizaciones, los productos, los gastos y las hojas de horas muestran un mensaje parecido. El mensaje aparece en inglés.
- «Este flujo está modelado como un grafo que todavía no se publicó. Publicalo desde el Studio: publicar su primera versión lo activa.»
- Tocaste Activar en un flujo dibujado en el Estudio que nunca se publicó. Abrilo en el Estudio y publicalo.
- «No se pudo activar el flujo.»
- Los flujos que aprueban importes o que aprueban solos solo los puede activar un administrador con derechos de administración de flujos. Si no es esa la causa, debajo se muestra el mensaje del servidor.