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Delegating and absences

Delegar y ausencias

When you cannot decide a request yourself, hand it to a colleague. When you are going to be away, record the absence so the approvals reach your delegate instead of waiting for you.

Cuando no podés decidir una solicitud, pasásela a un colega. Cuando vas a estar ausente, cargá la ausencia para que las aprobaciones lleguen a tu delegado en vez de esperarte.

👤 Who: Module managers and approvers · Tenant Administrator📍 Where: Workflow → My approvals · user menu → Profile → Absences

👤 Quién: Responsables y aprobadores de cada módulo · Administrador de la empresa (Tenant Administrator)📍 Dónde: Workflow → My approvals · menú de usuario → Perfil → Ausencias

Delegate one request

Delegar una solicitud

Open the menu of the row and choose Delegate. The window Delegate request opens: "Hand this approval to a person; it will appear in their inbox."
Search the person by typing at least two letters of the name in Person and choose it from the list.
Add a comment if you want to explain why. It is optional.
Press Delegate. The message "Delegated to …" appears. The request leaves your inbox, appears in the inbox of that person and they are notified.

Abrí el menú de la fila y elegí Delegar. Se abre la ventana Delegar solicitud: «Entregar esta aprobación a una persona; aparecerá en su bandeja.»
Buscá a la persona escribiendo al menos dos letras del nombre en Persona y elegila de la lista.
Agregá un comentario si querés explicar por qué. Es opcional.
Tocá Delegar. Aparece el mensaje «Delegada a …». La solicitud sale de tu bandeja, aparece en la de esa persona y se le avisa.

You hand the request over completely. It stops being yours and the deadline does not restart.
You cannot delegate to yourself, to the person who submitted the request, or to someone who already signed an earlier step of it.
A delegated request cannot be delegated again by the person who received it. Only an administrator can move it once more.
The delegation is written in the history of the request with your name and your comment.

Entregás la solicitud por completo. Deja de ser tuya y el plazo no se reinicia.
No podés delegar en vos mismo, en quien envió la solicitud ni en alguien que ya firmó un paso anterior de ella.
Una solicitud delegada no se puede volver a delegar por quien la recibió. Solo un administrador puede moverla otra vez.
La delegación queda escrita en el historial de la solicitud con tu nombre y tu comentario.

Record an absence

Cargar una ausencia

An absence says: between these two dates, what would reach me goes to this person. You find the list in your profile (user menu → Profile → Absences) and in My absences on the Workflow home.

Una ausencia dice: entre estas dos fechas, lo que me llegaría va a esta persona. La lista está en tu perfil (menú de usuario → Perfil → Ausencias) y en Mis ausencias del inicio de Workflow.

Press Add absence.
Set From and To. Both days are included. The end date cannot be before the start date.
Choose who takes over in Delegate, searching by name.
Choose the Scope. All request types covers everything; or pick a single document type, for example only purchase orders.
Write a Note if you want (for example "holidays"). It is optional.
Press Save. The message "Absence saved." appears and the absence is listed as Scheduled until its first day and In force while it lasts.

Tocá Agregar ausencia.
Cargá Desde y Hasta. Los dos días están incluidos. La fecha de fin no puede ser anterior a la de inicio.
Elegí quién te reemplaza en Delegado, buscando por nombre.
Elegí el Alcance. Todos los tipos de solicitud cubre todo; o elegí un solo tipo de documento, por ejemplo solo órdenes de compra.
Escribí una Nota si querés (por ejemplo «vacaciones»). Es opcional.
Tocá Guardar. Aparece el mensaje «Ausencia guardada.» y la ausencia figura como Programada hasta su primer día y Vigente mientras dura.

⚠️

Saving replaces any absence that overlaps the period. If you already had an absence for some of those days, the new one takes its place.Guardar reemplaza cualquier ausencia que se solape con el período. Si ya tenías una ausencia para algunos de esos días, la nueva ocupa su lugar.

What an absence does

Qué hace una ausencia

New requests. While the absence is in force, a request that would be addressed to you is addressed to your delegate.
Requests you already had. When the absence starts, the open requests that were yours personally are also handed to your delegate, within a few minutes.
Requests shared by a role. In some flows a request addressed to a role is not moved: your colleagues with the same role keep seeing it and decide it.
When you come back. Nothing is handed back: what your delegate received stays with your delegate. New requests reach you again.
One hop only. If your delegate is also away, the request stays with your delegate; it is not passed on to a third person.
Segregation is kept. If your delegate is the person who submitted a request, or already signed it, that request is not handed over.

Solicitudes nuevas. Mientras la ausencia está vigente, una solicitud que iría dirigida a vos va dirigida a tu delegado.
Solicitudes que ya tenías. Cuando empieza la ausencia, las solicitudes abiertas que eran tuyas personalmente también pasan a tu delegado, en pocos minutos.
Solicitudes compartidas por un rol. En algunos flujos una solicitud dirigida a un rol no se mueve: tus colegas con el mismo rol la siguen viendo y la deciden.
Cuando volvés. No se devuelve nada: lo que recibió tu delegado queda con tu delegado. Las solicitudes nuevas te vuelven a llegar.
Un solo salto. Si tu delegado también está ausente, la solicitud queda con tu delegado; no pasa a una tercera persona.
Se mantiene la separación de funciones. Si tu delegado es quien envió una solicitud, o ya la firmó, esa solicitud no se le pasa.

ℹ️

The screen says that the requests already assigned to you stay with you. In practice the ones addressed to you personally are handed over when the absence starts, as described above. Check your inbox before leaving and delegate by hand anything you want in specific hands.La pantalla dice que las solicitudes que ya tenés asignadas siguen con vos. En la práctica, las que van dirigidas a vos personalmente pasan al delegado cuando empieza la ausencia, como se describe arriba. Revisá tu bandeja antes de irte y delegá a mano lo que quieras dejar en manos de alguien en particular.

Remove an absence

Quitar una ausencia

Open the menu of the absence and choose Delete. The confirmation says "New assignments in the period will reach you again." Removing an absence does not bring back what was already handed to your delegate.

Abrí el menú de la ausencia y elegí Eliminar. La confirmación dice «Las asignaciones nuevas del período volverán a llegarte.» Quitar una ausencia no trae de vuelta lo que ya pasó a tu delegado.

An administrator can record or remove absences for another person, for example someone who fell ill, from Engine settings → User absences.

Un administrador puede cargar o quitar ausencias de otra persona, por ejemplo alguien que se enfermó, desde Ajustes del motor → Ausencias de usuarios.

Common issues

Problemas habituales

The menu does not offer Delegate: The request is reserved by another person. Only that person or an administrator can hand it on.
"The decision could not be recorded." when delegating: The person you chose cannot receive this request: it is you, the requester, someone who already signed it, or a user who is no longer active. Or the request was already delegated once. Choose someone else or ask an administrator.
"the delegate cannot be the absent user": You chose yourself as delegate of your own absence. Choose another person.
"the delegate is not an active user of this tenant": The person you chose can no longer sign in. Choose another person.
"Could not save the absence.": The absence was not saved. Check the dates and the delegate and try again.

El menú no ofrece Delegar: La solicitud está reservada por otra persona. Solo esa persona o un administrador pueden pasarla.
«No se pudo registrar la decisión.» al delegar: La persona que elegiste no puede recibir esta solicitud: sos vos, es quien la pidió, es alguien que ya la firmó, o es un usuario que ya no está activo. O la solicitud ya se había delegado una vez. Elegí a otra persona o consultá a un administrador.
"the delegate cannot be the absent user": Te elegiste a vos mismo como delegado de tu propia ausencia. Elegí a otra persona. El mensaje aparece en inglés.
"the delegate is not an active user of this tenant": La persona que elegiste ya no puede ingresar al sistema. Elegí a otra. El mensaje aparece en inglés.
«No se pudo guardar la ausencia.»: La ausencia no se guardó. Revisá las fechas y el delegado y probá de nuevo.