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Approvers, conditions and deadlines
Aprobadores, condiciones y plazos
What you set inside each step: who approves and with how many signatures, how the amount of the document changes the route, what runs in parallel and how long a step may wait.
Lo que configurás dentro de cada paso: quién aprueba y con cuántas firmas, cómo el monto del documento cambia el recorrido, qué corre en paralelo y cuánto puede esperar un paso.
Who approves a step
Quién aprueba un paso
Select an Approval card. The Step tab opens with the section Who decides.
Seleccioná una tarjeta Aprobación. La pestaña Paso se abre con la sección Quién decide.
| Field | What you set |
|---|---|
| Approver | Mandatory. Role: everyone who holds that role can decide. Person: one named user, found by typing at least two letters of the name. |
| Branch (with a role) | Any branch, or Same branch as requester to keep only the holders of the role who work in the branch of the person who submitted. |
| Assignment | Pooled — anyone with the role: one shared request that any of them takes. Individual — one named person: each person gets their own. Choosing a person sets it to Individual. |
| Signatures needed | How many different people must approve. One means any of them is enough. There is no "everyone must approve" option: type the number. |
| Require a different person than the previous step | Yes stops the person who signed the step before from signing this one. |
| Required permission | Optional. The approver must also hold this permission, for example Approve purchase orders. |
| Campo | Qué definís |
|---|---|
| Approver | Obligatorio. Rol: todos los que tienen ese rol pueden decidir. Persona: un usuario con nombre, que se busca escribiendo al menos dos letras. |
| Sucursal (con un rol) | Cualquier sucursal, o Misma sucursal que el solicitante para dejar solo a quienes tienen el rol y trabajan en la sucursal de quien envió. |
| Assignment | Compartida — cualquiera con el rol: una solicitud compartida que toma cualquiera de ellos. Individual — una persona con nombre: cada persona recibe la suya. Al elegir una persona queda en Individual. |
| Signatures needed | Cuántas personas distintas tienen que aprobar. Uno significa que alcanza con cualquiera. No hay una opción «todos deben aprobar»: escribí el número. |
| Require a different person than the previous step | Sí impide que quien firmó el paso anterior firme este. |
| Required permission | Opcional. El aprobador además tiene que tener este permiso, por ejemplo Aprobar órdenes de compra. |
- An approver is always a role or a named person. There is no "manager of the requester" option.
- The person who submitted the document is always left out, even if they hold the role. Count them out when you decide how many signatures to ask for.
- If nobody eligible is left, the document cannot be submitted. The Problems tab warns you when nobody holds the role or when you ask for more signatures than there are people.
- Un aprobador es siempre un rol o una persona con nombre. No hay una opción «jefe de quien solicita».
- Quien envió el documento queda siempre afuera, aunque tenga el rol. Descontalo cuando decidas cuántas firmas pedir.
- Si no queda nadie habilitado, el documento no se puede enviar. La pestaña Problemas te avisa cuando nadie tiene el rol o cuando pedís más firmas que personas.
Approvers that depend on the amount
Aprobadores que dependen del monto
There are three ways to make the amount of the document decide. Use the one that matches what changes.
Hay tres maneras de hacer que el monto del documento decida. Usá la que corresponda a lo que cambia.
| What changes with the amount | How to set it |
|---|---|
| The whole route (different steps per tier) | A Decision step with Edit tiers (see the next section). |
| Who signs and how many, in one step | In an Approval step, Approvers by amount: a table with Up to, Roles and Signatures per row. Add rows with Add band. The last row leaves Up to empty so every amount has approvers. When the table has rows, the approver and the signatures above it are ignored. |
| Only how many sign | A Co-signature step with Required signers by amount: Up to and Signers per row, added with Add tier. The last row leaves Up to empty. |
| Qué cambia con el monto | Cómo se configura |
|---|---|
| Todo el recorrido (pasos distintos por tramo) | Un paso Decisión con Editar tramos (ver la sección siguiente). |
| Quién firma y cuántos, en un mismo paso | En un paso Aprobación, Approvers by amount: una tabla con Hasta, Roles y Firmas por fila. Agregá filas con Agregar tramo. La última fila deja Hasta vacío para que todo monto tenga aprobadores. Cuando la tabla tiene filas, el aprobador y las firmas de arriba se ignoran. |
| Solo cuántos firman | Un paso Co-firma con Required signers by amount: Hasta y Firmantes por fila, que se agregan con Agregar tramo. La última fila deja Hasta vacío. |
In both tables the rows go from the smallest amount to the largest, and you name the field of the document that holds the amount (it comes filled in as amount).
En las dos tablas las filas van del monto menor al mayor, y se indica el campo del documento que trae el monto (viene cargado como amount).
Decisions and conditions
Decisiones y condiciones
A Decision step opens two or more paths and each request takes exactly one. In the Steps view it is a block with one column per path.
Un paso Decisión abre dos o más caminos y cada solicitud toma exactamente uno. En la vista Pasos es un bloque con una columna por camino.
- Add a Decision step where the route splits.
- Press Edit tiers to split by amount. In Tiers by amount choose the Amount field, type the limit of each tier in Up to and add tiers with + Tier. The last row, More than the last, catches everything above. Press Apply tiers.
- Or write each condition by hand. Click the chip of a path: the Step tab shows Selected branch. Choose the Condition type: Amount threshold, Field is one of (a list of values, one per line) or Field compared to a number, and fill in Field, Is and Value.
- Mark one path as the default with Otherwise (default branch). It is taken when no other condition holds. Exactly one path must be the default.
- Add the steps of each path with the + inside its column. Use + Path to add another path.
- Agregá un paso Decisión donde el recorrido se divide.
- Tocá Editar tramos para dividir por monto. En Tramos por monto elegí el Dato, escribí el tope de cada tramo en Hasta y agregá tramos con + Tramo. La última fila, Más del último, toma todo lo que esté por encima. Tocá Aplicar tramos.
- O escribí cada condición a mano. Hacé clic en la etiqueta de un camino: la pestaña Paso muestra Rama seleccionada. Elegí el Tipo de condición: Umbral de importe, El campo es uno de (una lista de valores, uno por línea) o Campo comparado con un número, y completá Campo, Es y Valor.
- Marcá un camino como el camino por defecto con Si no (rama por defecto). Se toma cuando ninguna otra condición se cumple. Exactamente un camino tiene que ser el camino por defecto.
- Agregá los pasos de cada camino con el + dentro de su columna. Usá + Camino para sumar otro camino.
- A condition reads the data the document sends with the request. A purchase order sends its total, currency, vendor and warehouse; a quote its total, subtotal and discount; an expense its amount, category and project. Products send no data, so their flows cannot have conditions.
- The field name is typed exactly as the document sends it, for example amount.
- A path with no steps continues straight on. If a path leads to the approved end with no approval on the way, the request would approve itself: that is only allowed when automatic approval is switched on. See Settings, statuses and permissions.
- Una condición lee los datos que el documento manda con la solicitud. Una orden de compra manda su total, moneda, proveedor y depósito; una cotización su total, subtotal y descuento; un gasto su importe, categoría y proyecto. Los productos no mandan datos, así que sus flujos no pueden tener condiciones.
- El nombre del campo se escribe exactamente como lo manda el documento, por ejemplo amount.
- Un camino sin pasos sigue de largo. Si un camino lleva al final aprobado sin ninguna aprobación en el medio, la solicitud se aprobaría sola: eso solo se permite cuando la aprobación automática está activada. Ver Ajustes, estados y permisos.
Steps in parallel
Pasos en paralelo
In parallel opens several branches that run at the same time, for example finance and legal reviewing together. The block says In parallel · all are awaited: the flow continues only when every branch finished. Add branches with + Branch. A rejection in any branch rejects the whole request. A branch cannot contain an end.
En paralelo abre varias ramas que corren a la vez, por ejemplo finanzas y legales revisando juntos. El bloque dice En paralelo · se esperan todos: el flujo sigue recién cuando terminaron todas las ramas. Agregá ramas con + Rama. Un rechazo en cualquier rama rechaza toda la solicitud. Una rama no puede contener un final.
Deadlines
Plazos
In the section Deadline of an approval step, Time limit (hours) is how long the step may wait. When it passes, the request is marked overdue in the inbox and the people who decide it receive one reminder.
En la sección Plazo de un paso de aprobación, Time limit (hours) es cuánto puede esperar el paso. Cuando se cumple, la solicitud queda marcada como vencida en la bandeja y quienes la deciden reciben un recordatorio.
⚠️
The other options of "On breach" are not applied yet. The field also offers to reassign to a role, to repeat the reminder and to reject automatically, but a flow built in the Studio does not carry them out: at the deadline it sends the single reminder and keeps waiting. To move an overdue request, an administrator reassigns it by hand. See Monitoring flows and unblocking a request.Las demás opciones de «On breach» todavía no se aplican. El campo también ofrece reasignar a un rol, repetir el recordatorio y rechazar automáticamente, pero un flujo armado en el Estudio no las ejecuta: al vencer envía el único recordatorio y sigue esperando. Para mover una solicitud vencida, un administrador la reasigna a mano. Ver Supervisar los flujos y destrabar una solicitud.
What happens after each answer
Qué pasa después de cada respuesta
- What happens next has one row per answer, Approved and Rejected, each with a Goes to list: another step, Ends: approved or Ends: rejected.
- If changes are requested (section Special cases): Return to the initiator sends the request back to the requester to correct and resubmit; Reject the request ends it.
- Qué pasa después tiene una fila por respuesta, Aprobado y Rechazado, cada una con una lista Va a: otro paso, Termina: aprobada o Termina: rechazada.
- If changes are requested (sección Casos especiales): Devolver al iniciador devuelve la solicitud a quien la pidió para que corrija y reenvíe; Rechazar la solicitud la termina.
The other steps
Los demás pasos
| Step | Its settings |
|---|---|
| Action | What to do: what the system does to the document, for example Approve the purchase order, Approve the quote, Approve the expense or Apply the price change. Choose the one that belongs to the document of the flow. |
| Notify | Who to tell (a role or a person) and Message. It never stops the flow. |
| Wait | Wait for (hours) or Or until (a date and time). Fill in one of the two. |
| Sub-flow | Which flow: another active flow that runs on the same document. A sub-flow cannot call another sub-flow. |
| End | Arriving here means Approved or Rejected. |
| Paso | Su configuración |
|---|---|
| Acción | What to do: lo que el sistema hace sobre el documento, por ejemplo Aprobar la orden de compra, Aprobar el presupuesto, Aprobar el gasto o Aplicar el cambio de precio. Elegí la que corresponde al documento del flujo. |
| Notificar | Who to tell (un rol o una persona) y Message. Nunca detiene el flujo. |
| Esperar | Wait for (hours) u Or until (una fecha y hora). Completá uno de los dos. |
| Subflujo | Which flow: otro flujo activo que corre sobre el mismo documento. Un subflujo no puede llamar a otro subflujo. |
| Fin | Arriving here means Aprobado o Rechazado. |
Common issues
Problemas habituales
- "Nobody is chosen to approve"
- An approval step has no approver. Open the step and fill in Approver.
- "Nobody holds the approving role"
- No user has the role you chose, so the request would wait forever. Give the role to someone or choose another role.
- "More signatures than people who can sign"
- You ask for more signatures than there are people with the role. Lower the number or give the role to more people.
- "Some requests would have no path"
- A decision has no default path. Mark one path with Otherwise (default branch).
- "A path has no condition"
- A path of a decision does not say when to take it. Write its condition, or make it the default path.
- "Large amounts have no approvers"
- The last row of Approvers by amount has a limit. Leave its Up to empty.
- "Fewer tiers would drop a path that still has steps. Remove its steps first."
- You tried to reduce the tiers of a decision whose paths have steps. Delete the steps of the path you want to drop and apply the tiers again.
- "Step-permission enforcement is currently off — this permission is recorded but not enforced."
- The permission you chose in Required permission is saved but not checked when deciding. Ask whoever runs your installation if you need it enforced.
- «Falta elegir quién aprueba»
- Un paso de aprobación no tiene aprobador. Abrí el paso y completá Approver.
- «Nadie tiene el rol que aprueba»
- Ningún usuario tiene el rol que elegiste, así que la solicitud esperaría para siempre. Asignale el rol a alguien o elegí otro rol.
- «Más firmas que personas que pueden firmar»
- Pedís más firmas que personas con el rol. Bajá el número o asigná el rol a más personas.
- «Algunas solicitudes no tendrían camino»
- Una decisión no tiene camino por defecto. Marcá un camino con Si no (rama por defecto).
- «Un camino no tiene condición»
- Un camino de una decisión no dice cuándo tomarlo. Escribí su condición, o hacelo el camino por defecto.
- «Los montos grandes no tienen aprobadores»
- La última fila de Approvers by amount tiene tope. Dejá su Hasta vacío.
- «Con menos tramos se perdería un camino que todavía tiene pasos. Quitá sus pasos primero.»
- Quisiste reducir los tramos de una decisión cuyos caminos tienen pasos. Eliminá los pasos del camino que querés sacar y aplicá los tramos otra vez.
- «La exigencia de permiso por paso está desactivada — este permiso se registra pero no se exige.»
- El permiso que elegiste en Required permission se guarda pero no se controla al decidir. Consultá a quien administra tu instalación si necesitás que se exija.