How approvals work in Kubrik

Cómo funcionan las aprobaciones en Kubrik

A workflow is the route a document follows until someone with authority approves it. This chapter explains which documents can go through one, what happens at each stage and where each part of the module is.

Un flujo es el recorrido que sigue un documento hasta que alguien con autoridad lo aprueba. Este capítulo explica qué documentos pueden pasar por uno, qué ocurre en cada etapa y dónde está cada parte del módulo.

What a workflow is

Qué es un flujo

When you submit a document that needs approval, Kubrik opens a request. The request travels through the steps of a flow: one or more approvals, and at the end an action that leaves the document approved. Each approval step is addressed to a role (for example, everyone who is a Purchasing Manager) or to one named person. Those people find the request in My approvals and decide.

Cuando enviás un documento que necesita aprobación, Kubrik abre una solicitud. La solicitud recorre los pasos de un flujo: una o más aprobaciones y, al final, una acción que deja el documento aprobado. Cada paso de aprobación va dirigido a un rol (por ejemplo, todos los que son Purchasing Manager) o a una persona con nombre. Esas personas encuentran la solicitud en Mis aprobaciones y deciden.

1. Someone submits the document. The request is born In review and reaches the inbox of whoever decides the first step.
2. Each approver decides. Approve moves the request to the next step. Reject ends it. Request changes sends it back to the person who submitted it.
3. The last approval closes the request. It becomes Approved and the flow applies the result to the document: the purchase order becomes approved, the new price is applied, and so on.

1. Alguien envía el documento. La solicitud nace En revisión y llega a la bandeja de quien decide el primer paso.
2. Cada aprobador decide. Aprobar pasa la solicitud al paso siguiente. Rechazar la termina. Solicitar cambios se la devuelve a quien la envió.
3. La última aprobación cierra la solicitud. Queda Aprobada y el flujo aplica el resultado al documento: la orden de compra queda aprobada, el precio nuevo se aplica, etcétera.

Which documents can go through a workflow

Qué documentos pueden pasar por un flujo

Rules that always apply

Reglas que valen siempre

• You cannot decide your own request. The person who submitted the document is left out of its approvers.
• One person, one signature per step. When a step asks for several signatures, they must come from different people.
• A single rejection rejects the request, even if the step asks for several signatures or runs in parallel with others.
• A step addressed to a role can be decided by anyone who holds that role at the moment of deciding.

• No podés decidir tu propia solicitud. Quien envió el documento queda fuera de sus aprobadores.
• Una persona, una firma por paso. Cuando un paso pide varias firmas, tienen que ser de personas distintas.
• Un solo rechazo rechaza la solicitud, aunque el paso pida varias firmas o corra en paralelo con otros.
• Un paso dirigido a un rol lo puede decidir cualquiera que tenga ese rol en el momento de decidir.

Where everything is

Dónde está cada cosa

The side menu has the Workflow module. Its home page shows the card Awaiting your approval with your pending count and two groups of shortcuts. In Spanish the home page is titled Flujos y aprobaciones; several entries of the side menu are shown in English in both languages.

El menú lateral tiene el módulo Workflow. Su página de inicio se titula Flujos y aprobaciones y muestra la tarjeta Pendiente de tu aprobación con tu cantidad de pendientes y dos grupos de accesos. Varias entradas del menú lateral se muestran en inglés en los dos idiomas.

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