Settings, statuses and permissions
Ajustes, estados y permisos
The defaults of the module, the switch that lets a flow approve by itself, the absences of other people, and who is allowed to do what.
Los valores por defecto del módulo, el interruptor que permite que un flujo apruebe solo, las ausencias de otras personas y quién puede hacer qué.
Default time limit
Plazo por defecto
In Service level, Default SLA (hours) is the time limit a flow receives when it is created without one. Type a value between 1 and 720 hours and press Save. Changing it does not alter the flows that already exist: each flow and each step keeps its own time limit.
En Nivel de servicio, SLA predeterminado (horas) es el plazo que recibe un flujo cuando se crea sin uno propio. Escribí un valor entre 1 y 720 horas y tocá Guardar. Cambiarlo no altera los flujos que ya existen: cada flujo y cada paso conserva su propio plazo.
Automatic approval
Aprobación automática
The switch Allow flows to approve automatically decides whether a flow may have a path that approves a request without any person deciding, for example purchase orders below a certain amount.
El interruptor Permitir que los flujos aprueben automáticamente decide si un flujo puede tener un camino que aprueba una solicitud sin que decida ninguna persona, por ejemplo las órdenes de compra por debajo de cierto monto.
- Off (the default): publishing a flow with such a path is refused.
- On: such a flow can be published, but only by someone with workflow administration rights.
- Both changes ask for confirmation: Allow automatic approval? with the button Allow, and Turn off automatic approval? with the button Turn off.
- A notice appears when the platform allows automatic approval for every company: in that case flows can approve automatically even with the switch off.
- Desactivado (por defecto): publicar un flujo con un camino así se rechaza.
- Activado: un flujo así se puede publicar, pero solo por alguien con derechos de administración de flujos.
- Los dos cambios piden confirmación: ¿Permitir la aprobación automática? con el botón Permitir, y ¿Desactivar la aprobación automática? con el botón Desactivar.
- Aparece un aviso cuando la plataforma permite la aprobación automática para todas las empresas: en ese caso los flujos pueden aprobar automáticamente aunque el interruptor esté apagado.
Absences of other people
Ausencias de otras personas
In User absences, search a person in User and their absences appear below, with the same Add absence button they have in their profile. Use it when someone is away without having recorded it. See Delegating and absences.
En Ausencias de usuarios, buscá a una persona en Usuario y debajo aparecen sus ausencias, con el mismo botón Agregar ausencia que tiene en su perfil. Usalo cuando alguien está ausente y no la cargó. Ver Delegar y ausencias.
Custom actions
Acciones personalizadas
A custom action is something your company adds for the Action steps of the flows. Press New custom action, type the Name and the Action code (capital letters, digits and underscores, for example NOTIFY_SLACK) and choose the Kind.
Una acción personalizada es algo que tu empresa agrega para los pasos Acción de los flujos. Tocá Nueva acción personalizada, escribí el Nombre y el Código de acción (mayúsculas, dígitos y guiones bajos, por ejemplo NOTIFY_SLACK) y elegí el Tipo.
- HTTP webhook: the flow calls the address in Webhook URL (it must start with https) with the chosen Method.
- Expression: the flow evaluates a condition over the data of the request; if it is false, the action fails.
- The list also offers Set entity field and Manual task. They are not available: saving one is refused.
- An action is not deleted: Disable removes it from the choices for new steps, and the flows that already use it keep working.
- Webhook HTTP: el flujo llama a la dirección de URL del webhook (tiene que empezar con https) con el Método elegido.
- Expresión: el flujo evalúa una condición sobre los datos de la solicitud; si da falso, la acción falla.
- La lista también ofrece Asignar campo y Tarea manual. No están disponibles: al guardar una, el sistema la rechaza.
- Una acción no se elimina: Deshabilitar la saca de las opciones para pasos nuevos, y los flujos que ya la usan siguen funcionando.
Who can do what
Quién puede hacer qué
| Task | Who can |
|---|---|
| Approve, reject and ask for changes; reserve and release a shared request | The manager and approver roles of each module (for example Purchasing Manager, CRM Manager, PIM Manager, PSA — Manager, PPE — Approver) and the Tenant Administrator. Each one decides only the requests addressed to a role they hold or to them personally. |
| Delegate a request that is theirs | Whoever holds it. |
| See the approvals register, the history of any request and the analytics | The same manager and approver roles, and the Tenant Administrator. |
| See the approver ranking | The manager roles and the Tenant Administrator. |
| Record their own absences and notification preferences | Everyone. |
| Resubmit or cancel a request | The person who submitted it. An administrator can also cancel. |
| Create, edit, publish and activate flows | Tenant Administrator. |
| Route triggers, reassign, force advance, retry apply, migrate requests, change the settings, record absences for others | Tenant Administrator. |
| Tarea | Quién puede |
|---|---|
| Aprobar, rechazar y pedir cambios; reservar y liberar una solicitud compartida | Los roles de responsable y aprobador de cada módulo (por ejemplo Purchasing Manager, CRM Manager, PIM Manager, PSA — Manager, PPE — Approver) y el Tenant Administrator. Cada uno decide solo las solicitudes dirigidas a un rol que tiene o a él personalmente. |
| Delegar una solicitud propia | Quien la tiene. |
| Ver el registro de aprobaciones, el historial de cualquier solicitud y la analítica | Los mismos roles de responsable y aprobador, y el Tenant Administrator. |
| Ver el ranking de aprobadores | Los roles de responsable y el Tenant Administrator. |
| Cargar sus propias ausencias y preferencias de notificación | Todos. |
| Reenviar o cancelar una solicitud | Quien la envió. Un administrador también puede cancelar. |
| Crear, editar, publicar y activar flujos | Tenant Administrator. |
| Enrutar disparadores, reasignar, forzar avance, reintentar la aplicación, migrar solicitudes, cambiar los ajustes, cargar ausencias de otros | Tenant Administrator. |
Statuses at a glance
Los estados de un vistazo
| What | Statuses |
|---|---|
| A request | In review · Changes requested · Approved · Scheduled · Rejected · Cancelled. See Following a request you sent. |
| The result of an approved request | Applying · Applied · Apply failed |
| A flow | Draft · Active · Superseded |
| A version of a flow | Draft · Published · Replaced |
| A trigger in Rollout | Mode: Legacy · Shadow · Engine. State: Live · Shadow · Not routed · No active flow |
| An absence | Scheduled · In force |
| Qué | Estados |
|---|---|
| Una solicitud | En revisión · Cambios solicitados · Aprobada · Programada · Rechazada · Cancelada. Ver Seguir una solicitud que enviaste. |
| El resultado de una solicitud aprobada | Aplicando · Aplicada · Falló al aplicar |
| Un flujo | Borrador · Activo · Reemplazado |
| Una versión de un flujo | Borrador · Publicada · Reemplazada |
| Un disparador en Puesta en marcha | Modo: Legado · Sombra · Motor. Estado: En vivo · En sombra · Sin enrutar · Sin flujo activo |
| Una ausencia | Programada · Vigente |
The status filter of the register also lists Draft and Expired. Requests do not normally take them: a request starts directly In review.
El filtro de estado del registro también lista Borrador y Vencida. Las solicitudes normalmente no pasan por ellos: una solicitud empieza directamente En revisión.
Common issues
Problemas habituales
- "Enter between 1 and 720 hours."
- The default time limit is outside the accepted range.
- "Could not save engine settings."
- The settings were not saved. Only an administrator can change them.
- "The automatic approval setting could not be saved."
- The switch went back to its previous position. Try again; only an administrator can change it.
- "Could not save the custom action."
- The server refused the action; when it gives a reason, the window shows it. Check that the code uses only capital letters, digits and underscores, that the kind is HTTP webhook or Expression, and that the address starts with https.
- Someone with the right role does not see My approvals
- Check that the Workflow module is enabled for your company and that the role of that person is a manager or approver role.
- «Ingresá entre 1 y 720 horas.»
- El plazo por defecto está fuera del rango aceptado.
- «No se pudieron guardar los ajustes del motor.»
- Los ajustes no se guardaron. Solo un administrador puede cambiarlos.
- «No se pudo guardar el ajuste de aprobación automática.»
- El interruptor volvió a su posición anterior. Probá de nuevo; solo un administrador puede cambiarlo.
- «No se pudo guardar la acción personalizada.»
- El servidor rechazó la acción; cuando da un motivo, la ventana lo muestra. Revisá que el código use solo mayúsculas, dígitos y guiones bajos, que el tipo sea Webhook HTTP o Expresión, y que la dirección empiece con https.
- Alguien con el rol correcto no ve My approvals
- Revisá que el módulo Workflow esté habilitado para tu empresa y que el rol de esa persona sea un rol de responsable o de aprobador.