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Following a request you sent
Seguir una solicitud que enviaste
After you submit a document for approval you can see on the document itself where the request stands, resubmit it when changes are asked for, cancel it, and read its full history.
Después de enviar un documento a aprobación podés ver en el propio documento por dónde va la solicitud, reenviarla cuando te piden cambios, cancelarla y leer su historial completo.
The badge on the document
La etiqueta en el documento
Purchase orders, quotes, products, expenses, timesheets and price approvals show a badge next to their status while a request is open.
Las órdenes de compra, las cotizaciones, los productos, los gastos, las hojas de horas y las aprobaciones de precio muestran una etiqueta al lado de su estado mientras hay una solicitud abierta.
| Badge | What it means |
|---|---|
| In approval · step 2 | The request is waiting for a decision; the number is the step it is on. |
| Changes requested | An approver sent it back to you. A Resubmit button appears next to the badge. |
| Applying | It was approved and the system is applying the result to the document. |
| Apply failed | It was approved but the result could not be applied. Tell an administrator. |
| No badge | There is no open request: either the document was never submitted, or its request already finished. The status of the document tells you which. |
| Etiqueta | Qué significa |
|---|---|
| En aprobación · paso 2 | La solicitud espera una decisión; el número es el paso en el que está. |
| Cambios solicitados | Un aprobador te la devolvió. Al lado de la etiqueta aparece el botón Reenviar. |
| Aplicando | Fue aprobada y el sistema está aplicando el resultado al documento. |
| Falló al aplicar | Fue aprobada pero el resultado no se pudo aplicar. Avisale a un administrador. |
| Sin etiqueta | No hay una solicitud abierta: el documento nunca se envió, o su solicitud ya terminó. El estado del documento te dice cuál de las dos. |
Click the badge to open the history of the request. The history opens for people who can see the approvals register (managers, approvers and administrators).
Hacé clic en la etiqueta para abrir el historial de la solicitud. El historial se abre para quienes pueden ver el registro de aprobaciones (responsables, aprobadores y administradores).
When changes are asked for
Cuando te piden cambios
- Read what was asked. You receive a notice, and the reason and comment of the approver are in the history of the request.
- Correct the document in its own module.
- Press Resubmit next to the badge of the document, or Resubmit at the top of the history. From the history, a confirmation says "The request will go back to its approvers with the current document."
- The request starts again from the first step with the document as it is now. The message "Request resubmitted." appears.
- Leé qué te pidieron. Recibís un aviso, y el motivo y el comentario del aprobador están en el historial de la solicitud.
- Corregí el documento en su propio módulo.
- Tocá Reenviar al lado de la etiqueta del documento, o Reenviar arriba en el historial. Desde el historial, una confirmación dice «La solicitud vuelve a sus aprobadores con el documento actual.»
- La solicitud empieza de nuevo desde el primer paso con el documento tal como está ahora. Aparece el mensaje «Solicitud reenviada.».
ℹ️
Only the person who submitted the request can resubmit it. Everyone signs again: the approvals of the earlier round do not carry over.Solo quien envió la solicitud puede reenviarla. Todos firman de nuevo: las aprobaciones de la vuelta anterior no se arrastran.
Cancel a request
Cancelar una solicitud
While a request is not finished, the person who submitted it (or an administrator) can withdraw it from its history.
Mientras una solicitud no terminó, quien la envió (o un administrador) puede retirarla desde su historial.
- Open the history of the request and press Cancel request.
- Choose the reason in Reason and add a comment if you want. With Other the comment is mandatory.
- Press Cancel request. The message "Request cancelled." appears. The request ends as Cancelled, it leaves the inbox of the approvers and the document goes back to draft (a price change is simply not applied).
- Abrí el historial de la solicitud y tocá Cancelar solicitud.
- Elegí el motivo en Motivo y agregá un comentario si querés. Con Other el comentario es obligatorio.
- Tocá Cancelar solicitud. Aparece el mensaje «Solicitud cancelada.». La solicitud termina como Cancelada, sale de la bandeja de los aprobadores y el documento vuelve a borrador (un cambio de precio simplemente no se aplica).
⚠️
Cancel the request before changing or cancelling the document. Cancelling a purchase order or a quote in its own module does not withdraw its request: it would stay in the inbox of the approvers.Cancelá la solicitud antes de cambiar o cancelar el documento. Cancelar una orden de compra o una cotización en su propio módulo no retira su solicitud: quedaría en la bandeja de los aprobadores.
Read the history of a request
Leer el historial de una solicitud
The history is one page per request. At the top: the title and reference of the document, the flow and version that governs it, its status, who requested it and the amount. Below:
El historial es una página por solicitud. Arriba: el título y la referencia del documento, el flujo y la versión que la gobierna, su estado, quién la pidió y el importe. Debajo:
- History: every event in order, with the columns Event, Actor, Details (reason, comment, attached files, step) and When. Events include Submitted, Approved, Rejected, Changes requested, Resubmitted, Claimed, Released, Delegated, Reassigned, Escalated, Cancelled and Applied to the document.
- Attachments: the files the approvers attached, with size and date. Click a name to download it.
- Execution: for flows drawn in the Studio, each step the request entered, when it entered and left, and its outcome.
- Effects: what the flow did to the document after the decision, with its state and number of attempts.
- Historial: cada evento en orden, con las columnas Evento, Actor, Detalle (motivo, comentario, archivos adjuntos, paso) y Cuándo. Los eventos incluyen Enviada, Aprobada, Rechazada, Cambios solicitados, Reenviada, Reclamada, Liberada, Delegada, Reasignada, Escalada, Cancelada y Aplicada al documento.
- Adjuntos: los archivos que adjuntaron los aprobadores, con tamaño y fecha. Hacé clic en un nombre para descargarlo.
- Ejecución: en los flujos dibujados en el Estudio, cada paso por el que pasó la solicitud, cuándo entró y salió, y su resultado.
- Efectos: lo que el flujo hizo sobre el documento después de la decisión, con su estado y cantidad de intentos.
Export CSV and Export PDF download the history of that request, with actor, reason, comment, version and attached files. View document opens the document.
Exportar CSV y Exportar PDF descargan el historial de esa solicitud, con actor, motivo, comentario, versión y archivos adjuntos. Ver documento abre el documento.
Statuses of a request
Estados de una solicitud
| Status | Meaning |
|---|---|
| In review | Waiting for one or more decisions. |
| Changes requested | Sent back to the requester, who has to correct and resubmit, or cancel. |
| Approved | Every step was approved. An extra chip says whether the result is Applying, Applied or Apply failed. |
| Scheduled | Approved, with a date in the future from which it takes effect. |
| Rejected | An approver rejected it. It is final. |
| Cancelled | The requester or an administrator withdrew it. |
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| En revisión | Espera una o más decisiones. |
| Cambios solicitados | Devuelta a quien la pidió, que tiene que corregir y reenviar, o cancelar. |
| Aprobada | Se aprobaron todos los pasos. Una etiqueta adicional dice si el resultado está Aplicando, Aplicada o Falló al aplicar. |
| Programada | Aprobada, con una fecha futura a partir de la cual rige. |
| Rechazada | Un aprobador la rechazó. Es definitivo. |
| Cancelada | Quien la pidió o un administrador la retiró. |
Common issues
Problemas habituales
- "Could not resubmit the request."
- The request is no longer in Changes requested, or you are not the person who submitted it. Requests for price changes cannot be resubmitted at all: make the change again.
- "The action could not be completed."
- The history shows this message when an action is refused: for example, cancelling a request that already finished. Press the refresh button to see its current status.
- "Could not load the workflow instance."
- Your user cannot see the approvals register, or the request does not exist. Follow the request from the badge of the document, or ask a manager.
- I do not see the Cancel request button
- The request already finished, or you are neither the person who submitted it nor an administrator.
- My document is stuck in "pending approval" and nobody has it in the inbox
- Nobody eligible holds the role of the step, or the people who hold it are the requester. Ask an administrator to reassign the request. See Monitoring flows and unblocking a request.
- «No se pudo reenviar la solicitud.»
- La solicitud ya no está en Cambios solicitados, o no sos quien la envió. Las solicitudes de cambio de precio no se pueden reenviar nunca: cargá el cambio de nuevo.
- «No se pudo completar la acción.»
- El historial muestra este mensaje cuando una acción es rechazada: por ejemplo, cancelar una solicitud que ya terminó. Tocá el botón de actualizar para ver su estado actual.
- «No se pudo cargar la instancia del flujo.»
- Tu usuario no puede ver el registro de aprobaciones, o la solicitud no existe. Seguí la solicitud desde la etiqueta del documento, o consultá a un responsable.
- No veo el botón Cancelar solicitud
- La solicitud ya terminó, o no sos quien la envió ni un administrador.
- Mi documento quedó «pendiente de aprobación» y nadie lo tiene en la bandeja
- Nadie habilitado tiene el rol del paso, o quienes lo tienen son quien la pidió. Pedile a un administrador que reasigne la solicitud. Ver Supervisar los flujos y destrabar una solicitud.