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Testing, publishing and versions

Probar, publicar y versiones

Before a flow governs real documents you correct its problems, try it with an example and publish it. Every publication is a version, and requests always finish on the version they started with.

Antes de que un flujo gobierne documentos reales corregís sus problemas, lo probás con un ejemplo y lo publicás. Cada publicación es una versión, y las solicitudes siempre terminan con la versión con la que empezaron.

👤 Who: Tenant Administrator📍 Where: Workflow → Workflow Studio → a flow

👤 Quién: Administrador de la empresa (Tenant Administrator)📍 Dónde: Workflow → Workflow Studio → un flujo

Correct the problems

Corregir los problemas

The Problems tab lists what is wrong with the flow, in two groups: Block publishing (errors) and Warnings. The Studio checks while you work and the server checks again on each save.

La pestaña Problemas lista lo que está mal en el flujo, en dos grupos: Impiden publicar (errores) y Avisos. El Estudio revisa mientras trabajás y el servidor vuelve a revisar en cada guardado.

Open Problems. The number on the tab is red when there are errors.
Read each problem. It says what is wrong, what would happen to a request and how to solve it.
Press the quick fix when the problem offers one, for example Add an approved end or Use the last path as "otherwise". Otherwise press Go to the step to open the step with the field to correct.
Repeat until the tab says "Nothing to fix."

Abrí Problemas. El número de la pestaña está en rojo cuando hay errores.
Leé cada problema. Dice qué está mal, qué le pasaría a una solicitud y cómo resolverlo.
Tocá el arreglo rápido cuando el problema lo ofrece, por ejemplo Agregar final aprobado o Usar el último camino como "si no, este". Si no, tocá Ir al paso para abrir el paso con el campo a corregir.
Repetí hasta que la pestaña diga «No hay nada que corregir.».

Test with an example

Probar con un ejemplo

The test walks the flow with the data of an imaginary document and shows the route it would take. It creates nothing: no request, no notice, no change to any document.

La prueba recorre el flujo con los datos de un documento imaginario y muestra el recorrido que haría. No crea nada: ni solicitud, ni aviso, ni cambio en ningún documento.

Choose the mode Test in the top bar, or the Test tab.
Pick one of the Saved examples , or fill in the form with the data of the document: total, vendor, currency and so on.
Press Run. The Walk lists the steps the request would go through, who each one would be assigned to and how it ends. In the Steps view the route taken is marked in green.
Change the answer of a step in Assume it: Approves, Rejects or Asks for changes. The walk is recalculated at once.
Try the edges : an amount just below and just above each tier, and a rejection at each step.

Elegí el modo Probar en la barra superior, o la pestaña Probar.
Elegí uno de los Ejemplos guardados , o completá el formulario con los datos del documento: total, proveedor, moneda, etcétera.
Tocá Ejecutar. El Recorrido lista los pasos por los que pasaría la solicitud, a quién se asignaría cada uno y cómo termina. En la vista Pasos el recorrido queda marcado en verde.
Cambiá la respuesta de un paso en Suponer que: Aprueba, Rechaza o Pide cambios. El recorrido se recalcula enseguida.
Probá los bordes : un monto apenas por debajo y apenas por encima de cada tramo, y un rechazo en cada paso.

The bookmark icon saves the current data as an example with a name; examples are shared by everyone who works on that flow, and a flow keeps at most fifty. The checklist marks Tested once a test has run in your session; testing is not required to publish.

El ícono de marcador guarda los datos actuales como un ejemplo con nombre; los ejemplos los comparten todos los que trabajan en ese flujo, y un flujo guarda como máximo cincuenta. La lista de control marca Probado cuando corriste una prueba en tu sesión; probar no es obligatorio para publicar.

Publish

Publicar

Press Publish in the top bar. If there are errors the Studio takes you to Problems instead.
Read the window. It says which version you are publishing, which one it replaces, how many requests are in flight and what changed against the live version.
Write what changed and why in What changed and why. It is mandatory and it is the line the version history shows.
Press Publish. The message "Published. New requests will run this version." appears and the version opens read-only.

Tocá Publicar en la barra superior. Si hay errores, el Estudio te lleva a Problemas.
Leé la ventana. Dice qué versión publicás, a cuál reemplaza, cuántas solicitudes están en curso y qué cambió respecto de la versión activa.
Escribí qué cambió y por qué en Qué cambió y por qué. Es obligatorio y es la línea que muestra el historial de versiones.
Tocá Publicar. Aparece el mensaje «Publicado. Las solicitudes nuevas corren esta versión.» y la versión se abre en solo lectura.

Requests in flight are not touched. They finish on the version they started with; only new requests use the new version.
Publishing the first version activates the flow for its trigger, unless another flow is already active for it. In that case the flow stays as a draft and you activate it from Flow definitions, which replaces the other one.
Publishing is not the same as switching on. A published and active flow governs documents only when its trigger is routed to the engine. See Ready-made flows and switching them on.

Las solicitudes en curso no se tocan. Terminan con la versión con la que empezaron; solo las solicitudes nuevas usan la versión nueva.
Publicar la primera versión activa el flujo para su disparador, salvo que ya haya otro flujo activo para él. En ese caso el flujo queda en borrador y lo activás desde Definiciones de flujo, lo que reemplaza al otro.
Publicar no es lo mismo que poner en marcha. Un flujo publicado y activo gobierna documentos recién cuando su disparador está enrutado al motor. Ver Flujos listos y cómo ponerlos en marcha.

Versions

Versiones

The Versions tab lists every version of the flow with its note, its author, the date and how many requests are still running on it.

La pestaña Versiones lista todas las versiones del flujo con su nota, su autor, la fecha y cuántas solicitudes siguen corriendo con ella.

Version status	Meaning
Draft	The one you can edit. There is only one per flow.
Published	The one new requests use. It cannot be edited.
Replaced	An earlier published version. Requests that started on it finish on it.

Estado de la versión	Qué significa
Borrador	La que podés editar. Hay una sola por flujo.
Publicada	La que usan las solicitudes nuevas. No se puede editar.
Reemplazada	Una versión publicada anterior. Las solicitudes que empezaron con ella terminan con ella.

To change a published flow, press Create draft from version … in the top bar, or Duplicate to edit on the version. Edit the draft and publish it.
To go back to an earlier version, press Duplicate to edit on that version and publish the draft it creates.
To see what changed, use Compare with the version before or Compare with v…: the section What changed lists the steps and paths added, removed or modified.
There is no option to discard a draft or to delete a version.

Para cambiar un flujo publicado, tocá Crear borrador desde la versión … en la barra superior, o Duplicar para editar en la versión. Editá el borrador y publicalo.
Para volver a una versión anterior, tocá Duplicar para editar en esa versión y publicá el borrador que crea.
Para ver qué cambió, usá Comparar con la versión anterior o Comparar con v…: la sección Qué cambió lista los pasos y caminos agregados, eliminados o modificados.
No hay opción para descartar un borrador ni para eliminar una versión.

Common issues

Problemas habituales

"1 error stops publishing · View": The flow has errors. Press View, correct them in Problems and publish again.
"A request could be approved without anyone approving it": A path reaches the approved end without going through an approval. Add an approval before it, or switch on automatic approval if that is what you want.
"This flow can approve requests without anyone deciding, so a workflow administrator has to publish it.": Automatic approval is on, but publishing such a flow needs workflow administration rights. Ask an administrator who has them.
"Published, but the flow is not active yet: another flow is live for this trigger, or activating it needs a workflow administrator. Activate it from the flow list.": The version was published but the flow is still a draft. Open Flow definitions and press Activate on it.
"Not published: the last save did not land, so the server does not hold this graph yet.": The draft could not be saved. Resolve the save problem (the top bar offers Retry) and publish again.
"Not published: someone else edited this draft. Resolve the conflict first.": Another person saved the draft. Choose in the conflict window which version to keep and publish again.
"The server found problems that stop publishing. They are listed in Problems.": The server found errors the Studio had not shown yet. Open Problems.
"Invalid JSON — nothing was run.": In the test, the data written by hand is not valid. Use the form or one of the saved examples.
"A flow keeps at most 50 examples. Delete one first.": The flow reached the limit of saved examples. Delete one from its menu.

«1 error impide publicar · Ver»: El flujo tiene errores. Tocá Ver, corregilos en Problemas y publicá de nuevo.
«Una solicitud podría aprobarse sin que nadie la apruebe»: Un camino llega al final aprobado sin pasar por ninguna aprobación. Agregá una aprobación antes, o activá la aprobación automática si eso es lo que querés.
«Este flujo puede aprobar solicitudes sin que nadie decida: tiene que publicarlo un administrador de workflow.»: La aprobación automática está activada, pero publicar un flujo así necesita derechos de administración de flujos. Pedíselo a un administrador que los tenga.
«Publicado, pero el flujo todavía no está activo: hay otro flujo vigente para este disparador, o activarlo requiere un administrador de workflow. Activalo desde la lista de flujos.»: La versión se publicó pero el flujo sigue en borrador. Abrí Definiciones de flujo y tocá Activar.
«No se publicó: el último guardado no llegó al servidor, así que todavía no tiene este grafo.»: El borrador no se pudo guardar. Resolvé el guardado (la barra superior ofrece Reintentar) y publicá de nuevo.
«No se publicó: otra persona editó este borrador. Resolvé el conflicto primero.»: Otra persona guardó el borrador. Elegí en la ventana de conflicto qué versión conservar y publicá de nuevo.
«El servidor encontró problemas que impiden publicar. Están en Problemas.»: El servidor encontró errores que el Estudio todavía no había mostrado. Abrí Problemas.
«JSON inválido: no se ejecutó nada.»: En la prueba, los datos escritos a mano no son válidos. Usá el formulario o uno de los ejemplos guardados.
«Un flujo guarda como máximo 50 ejemplos. Borrá uno primero.»: El flujo llegó al límite de ejemplos guardados. Borrá uno desde su menú.