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Approving, rejecting and asking for changes

Aprobar, rechazar y pedir cambios

The three decisions you can take on a request, what each one does to the document, how to attach evidence, and how to decide several requests at once.

Las tres decisiones que podés tomar sobre una solicitud, qué hace cada una con el documento, cómo adjuntar respaldo y cómo decidir varias solicitudes a la vez.

👤 Who: Module managers and approvers · Tenant Administrator📍 Where: Workflow → My approvals

👤 Quién: Responsables y aprobadores de cada módulo · Administrador de la empresa (Tenant Administrator)📍 Dónde: Workflow → My approvals

What each decision does

Qué hace cada decisión

Decision	What happens to the request	What happens to the document
Approve	It moves to the next step. If the step asks for more signatures, it waits for the rest. After the last step it becomes Approved.	Nothing until the last approval. Then the flow applies the result: the document becomes approved or the price is applied.
Reject	It ends as Rejected, whatever step it was on. It cannot be reopened.	Purchase orders, quotes and products go back to draft. Expenses and timesheets are left rejected. A price change is simply not applied.
Request changes	It becomes Changes requested and goes back to the person who submitted it.	It stays as it was, waiting. The requester corrects it and resubmits; the request then starts again from the first step.

Decisión	Qué pasa con la solicitud	Qué pasa con el documento
Aprobar	Pasa al paso siguiente. Si el paso pide más firmas, espera las que faltan. Después del último paso queda Aprobada.	Nada hasta la última aprobación. Entonces el flujo aplica el resultado: el documento queda aprobado o el precio se aplica.
Rechazar	Termina como Rechazada, esté en el paso que esté. No se puede reabrir.	Las órdenes de compra, las cotizaciones y los productos vuelven a borrador. Los gastos y las hojas de horas quedan rechazados. Un cambio de precio simplemente no se aplica.
Solicitar cambios	Queda en Cambios solicitados y vuelve a quien la envió.	Queda como estaba, en espera. Quien la pidió la corrige y la reenvía; la solicitud empieza de nuevo desde el primer paso.

ℹ️

A flow can be designed so that asking for changes rejects the request instead of returning it. If that is the case the request ends as Rejected when you press Send back.Un flujo puede estar diseñado para que pedir cambios rechace la solicitud en vez de devolverla. En ese caso la solicitud termina como Rechazada cuando tocás Devolver.

Approve a request

Aprobar una solicitud

Press Approve on the row. The window Approve request opens with the title of the document underneath.
Write a comment if you want. It is optional (Comment (optional)) and is kept in the history of the request.
Attach files if you need to with Attach files (see below).
Press Approve. The message "Approved." appears and the request leaves your inbox. Go back closes the window without deciding.

Tocá Aprobar en la fila. Se abre la ventana Aprobar solicitud con el título del documento debajo.
Escribí un comentario si querés. Es opcional (Comentario (opcional)) y queda en el historial de la solicitud.
Adjuntá archivos si hace falta con Adjuntar archivos (ver más abajo).
Tocá Aprobar. Aparece el mensaje «Aprobada.» y la solicitud sale de tu bandeja. Volver cierra la ventana sin decidir.

Reject a request

Rechazar una solicitud

Press Reject on the row. The window Reject request opens.
Choose the reason in Reason. It is mandatory. The list is: Price too high, Missing information, Policy violation, Duplicate request, No longer needed, Out of budget and Other. The reasons are shown in English in both languages.
Write a comment. It is optional, except when you choose Other: then the comment is the reason and the button stays disabled until you write it.
Press Reject. The message "Rejected." appears.

Tocá Rechazar en la fila. Se abre la ventana Rechazar solicitud.
Elegí el motivo en Motivo. Es obligatorio. La lista es: Price too high (precio muy alto), Missing information (falta información), Policy violation (incumple una política), Duplicate request (solicitud duplicada), No longer needed (ya no hace falta), Out of budget (fuera de presupuesto) y Other (otro). Los motivos se muestran en inglés en los dos idiomas.
Escribí un comentario. Es opcional, salvo cuando elegís Other: ahí el comentario es el motivo y el botón queda deshabilitado hasta que lo escribas.
Tocá Rechazar. Aparece el mensaje «Rechazada.».

⛔

A rejection is final. There is no undo and the request cannot be resubmitted: the document goes back to its owner, who has to submit it again as a new request. If the document only needs a correction, use Request changes instead.Un rechazo es definitivo. No se deshace y la solicitud no se puede reenviar: el documento vuelve a su dueño, que tiene que enviarlo otra vez como una solicitud nueva. Si el documento solo necesita una corrección, usá Solicitar cambios.

Ask for changes

Pedir cambios

Press Request changes on the row. The window Request changes opens.
Choose the reason : Missing information, Wrong amount, Wrong vendor or Other.
Explain in the comment what has to be corrected. The requester reads it in the history. With Other the comment is mandatory.
Press Send back. The message "Sent back for changes." appears and the requester is notified.

Tocá Solicitar cambios en la fila. Se abre la ventana Pedir cambios.
Elegí el motivo : Missing information (falta información), Wrong amount (importe incorrecto), Wrong vendor (proveedor incorrecto) u Other (otro).
Explicá en el comentario qué hay que corregir. Quien pidió lo lee en el historial. Con Other el comentario es obligatorio.
Tocá Devolver. Aparece el mensaje «Devuelto para cambios.» y se le avisa a quien pidió.

⚠️

Requests for price changes and bulk re-prices cannot be resubmitted. If one of them needs a correction, reject it and ask the requester to make the change again.Las solicitudes de cambio de precio y de re-precio masivo no se pueden reenviar. Si una necesita una corrección, rechazala y pedile a quien la hizo que cargue el cambio de nuevo.

Attach files to your decision

Adjuntar archivos a tu decisión

In the decision window, Attach files lets you add evidence: a signed quote, a photo, a spreadsheet. The files are saved with your decision and anyone who opens the history of the request can download them.

En la ventana de decisión, Adjuntar archivos te deja agregar respaldo: un presupuesto firmado, una foto, una planilla. Los archivos se guardan con tu decisión y quien abra el historial de la solicitud los puede descargar.

Accepted: PDF, images (PNG, JPG, WEBP), text, CSV, Word (DOCX) and Excel (XLSX).
Up to 10 MB each and at most 10 files per decision.
Attaching is offered when you decide one request from the inbox. It is not offered when you decide several at once.

Se aceptan: PDF, imágenes (PNG, JPG, WEBP), texto, CSV, Word (DOCX) y Excel (XLSX).
Hasta 10 MB cada uno y como máximo 10 archivos por decisión.
Adjuntar se ofrece cuando decidís una solicitud desde la bandeja. No se ofrece cuando decidís varias a la vez.

Decide several requests at once

Decidir varias solicitudes a la vez

Tick the box of each request. A bar appears above the list with the count, for example 3 selected.
Press Approve or Reject in that bar. The decision window says This decision applies to 3 requests.
Fill in the reason and the comment as for a single request. The same reason and comment are recorded on all of them.
Confirm. The message says how many were recorded, for example "3 decisions recorded." If some could not be decided it says "2 recorded, 1 failed.": the failed ones stay in your inbox.

Tildá la casilla de cada solicitud. Aparece una barra sobre la lista con la cantidad, por ejemplo 3 seleccionadas.
Tocá Aprobar o Rechazar en esa barra. La ventana de decisión dice Esta decisión se aplica a 3 solicitudes.
Completá el motivo y el comentario como para una sola. El mismo motivo y comentario quedan en todas.
Confirmá. El mensaje dice cuántas se registraron, por ejemplo «3 decisiones registradas.». Si alguna no se pudo decidir dice «2 registradas, 1 fallidas.»: las que fallaron siguen en tu bandeja.

ℹ️

Each request is decided on its own: one that fails does not undo the others. You can decide up to one hundred requests in one go. The bar also shows Request changes, but asking for changes on several requests at once is not available yet: do it one by one.Cada solicitud se decide por separado: una que falla no deshace las demás. Podés decidir hasta cien solicitudes de una vez. La barra también muestra Solicitar cambios, pero pedir cambios en varias solicitudes a la vez todavía no está disponible: hacelo de a una.

Common issues

Problemas habituales

"The decision could not be recorded.": The inbox shows this single message for every refusal. The usual causes: you are the person who submitted the request; you already signed this step; a colleague reserved or decided the request a moment ago; you no longer hold the role of the step; or the step asks for a permission your user does not have. Refresh the inbox: if the request is gone, someone else dealt with it.
The Reject button of the window stays disabled: The reason is missing, or you chose Other and the comment is empty.
"…: this file type is not accepted.": The file is not one of the accepted types. Convert it to PDF or to an image and attach it again.
"…: empty or larger than 10 MB.": The file is empty or too big. Reduce it or split it.
"At most 10 files per decision.": You reached the limit. Remove one with the cross next to its name, or put several documents in a single PDF.
I approved and the request is still In review: The step asks for more signatures, or there are more steps after yours. Open View timeline to see what is missing.
The request is Approved but shows "Apply failed": The approval is valid but the system could not apply it to the document. An administrator has to retry it. See Monitoring flows and unblocking a request.

«No se pudo registrar la decisión.»: La bandeja muestra este único mensaje para cualquier rechazo del sistema. Las causas habituales: sos quien envió la solicitud; ya firmaste este paso; un colega reservó o decidió la solicitud hace un momento; ya no tenés el rol del paso; o el paso pide un permiso que tu usuario no tiene. Actualizá la bandeja: si la solicitud ya no está, otra persona se ocupó.
El botón Rechazar de la ventana queda deshabilitado: Falta el motivo, o elegiste Other y el comentario está vacío.
«…: este tipo de archivo no se acepta.»: El archivo no es de los tipos aceptados. Convertilo a PDF o a imagen y adjuntalo de nuevo.
«…: vacío o mayor que 10 MB.»: El archivo está vacío o es demasiado grande. Achicalo o dividilo.
«Como máximo 10 archivos por decisión.»: Llegaste al límite. Quitá uno con la cruz que está al lado del nombre, o juntá varios documentos en un solo PDF.
Aprobé y la solicitud sigue En revisión: El paso pide más firmas, o hay más pasos después del tuyo. Abrí Ver historial para ver qué falta.
La solicitud está Aprobada pero muestra «Falló al aplicar»: La aprobación es válida pero el sistema no pudo aplicarla al documento. Un administrador tiene que reintentarla. Ver Supervisar los flujos y destrabar una solicitud.