User manualManual de usuario › Workflows and approvals › Designing and running flows › Designing a flow in the StudioFlujos y aprobaciones › Diseñar y operar flujos › Diseñar un flujo en el Estudio
Designing a flow in the Studio
Diseñar un flujo en el Estudio
The Studio is where you build an approval flow: you choose what starts it, add its steps one after another and decide where each answer leads. This chapter covers creating a flow and moving around the Studio.
El Estudio es donde armás un flujo de aprobación: elegís qué lo inicia, agregás sus pasos uno tras otro y decidís adónde lleva cada respuesta. Este capítulo cubre crear un flujo y moverse por el Estudio.
Create a flow
Crear un flujo
- Open Workflow Studio and press New flow.
- Type the name in Flow name.
- Choose what starts it in Starts when…: the document type and the moment, for example purchase order, on submit.
- Choose a starting shape under Start from… (see the table below), or one of the Module templates, which are copies of the flows that come with the system.
- Press Create flow. The flow is created as a draft and opens in the Studio.
- Abrí Workflow Studio y tocá Nuevo flujo.
- Escribí el nombre en Nombre del flujo.
- Elegí qué lo inicia en Se dispara cuando…: el tipo de documento y el momento, por ejemplo orden de compra, al enviarla.
- Elegí una forma de partida en Empezar desde… (ver la tabla de abajo), o una de las Plantillas del módulo, que son copias de los flujos que vienen con el sistema.
- Tocá Crear flujo. El flujo se crea como borrador y se abre en el Estudio.
| Starting shape | What it contains |
|---|---|
| Simple approval | One person approves or rejects the request. |
| By amount, in tiers | The amount decides who approves: three tiers, the last one catches everything above. Only for documents that have an amount. |
| Dual signature | An approval and then a co-signature by a different person. |
| Approval + notice | One approval; the requester is notified when it is approved. |
| Blank | The start, one approval to assign, and the approved and rejected ends. |
| Forma de partida | Qué trae |
|---|---|
| Aprobación simple | Una persona aprueba o rechaza la solicitud. |
| Por monto con tramos | El monto decide quién aprueba: tres tramos, el último toma todo lo que esté por encima. Solo para documentos que tienen un monto. |
| Doble firma | Una aprobación y luego una co-firma de otra persona. |
| Aprobación + aviso | Una aprobación; se avisa al solicitante cuando se aprueba. |
| En blanco | El inicio, una aprobación por asignar y los finales aprobada y rechazada. |
ℹ️
The starting shapes come without approvers: you choose them in each step. If you pick a module template, the name and the trigger you typed are not used: the copy keeps the ones of the template.Las formas de partida vienen sin aprobadores: los elegís en cada paso. Si elegís una plantilla del módulo, el nombre y el disparador que escribiste no se usan: la copia conserva los de la plantilla.
You can also create a flow from Flow definitions → New flow: there you type the Code and the Name, choose the Entity type and the Trigger, tick Monetary flow (amounts drive the approvals) when it applies and press Create and open. To modify one of the flows that come with the system, open it with Open in Studio: if it still exists as a list of steps the Studio offers Convert and publish to turn it into a flow you can edit there.
También podés crear un flujo desde Definiciones de flujo → Nuevo flujo: ahí escribís el Código y el Nombre, elegís el Tipo de entidad y el Disparador, tildás Flujo monetario (los importes determinan las aprobaciones) cuando corresponde y tocás Crear y abrir. Para modificar uno de los flujos que vienen con el sistema, abrilo con Abrir en el Estudio: si todavía existe como una lista de pasos, el Estudio ofrece Convertir y publicar para convertirlo en un flujo editable ahí.
The Studio at a glance
El Estudio de un vistazo
- Top bar. The name of the flow, the chip of the version you have open (for example Draft v2), the save indicator, undo and redo, the mode switch and the Publish button.
- Modes. Design to build, Test to try the flow with an example, Live to see the requests that are running.
- Views. Steps shows the flow as a list of cards from top to bottom and is the usual place to work. Diagram shows it as boxes and arrows on a canvas.
- Right panel. Four tabs: Step (the settings of what you selected), Problems, Test and Versions.
- Steps to publish. A checklist at the top of the Steps view: Trigger, Steps, Test, Publish.
- Barra superior. El nombre del flujo, la etiqueta de la versión que tenés abierta (por ejemplo Borrador v2), el indicador de guardado, deshacer y rehacer, el selector de modo y el botón Publicar.
- Modos. Diseñar para armar, Probar para ensayar el flujo con un ejemplo, En vivo para ver las solicitudes que están corriendo.
- Vistas. Pasos muestra el flujo como una lista de tarjetas de arriba hacia abajo y es el lugar habitual de trabajo. Diagrama lo muestra como cajas y flechas sobre un lienzo.
- Panel derecho. Cuatro pestañas: Paso (la configuración de lo que seleccionaste), Problemas, Probar y Versiones.
- Pasos para publicar. Una lista de control arriba de la vista Pasos: Disparador, Pasos, Probar, Publicar.
ℹ️
The labels of the fields inside the Step tab (for example "Approver" or "Time limit (hours)") are shown in English in both languages. This manual quotes them as they appear.Los rótulos de los campos dentro de la pestaña Paso (por ejemplo «Approver» o «Time limit (hours)») se muestran en inglés en los dos idiomas. Este manual los cita como aparecen.
Add and arrange steps
Agregar y ordenar pasos
- Press the round + between two cards where the new step goes. A picker opens; you can search by typing.
- Choose the kind of step. It is inserted already connected to the previous and the next one.
- Click the card to select it and fill in its settings in the Step tab, starting with Name.
- Use the menu of the card to Duplicate, Move up, Move down or Delete it.
- Tocá el + redondo entre dos tarjetas donde va el paso nuevo. Se abre un selector; podés buscar escribiendo.
- Elegí el tipo de paso. Se inserta ya conectado con el anterior y el siguiente.
- Hacé clic en la tarjeta para seleccionarla y completar su configuración en la pestaña Paso, empezando por Nombre.
- Usá el menú de la tarjeta para Duplicar, Mover arriba, Mover abajo o Eliminar.
| Step | What it does |
|---|---|
| Approval | A person or role decides. |
| Co-signature | Several signatures: N of M. |
| Decision | One path depending on a condition. |
| In parallel | Several paths at the same time; the flow waits for all of them. |
| Action | The system does something, for example approve the purchase order. |
| Notify | E-mail or in-app notice. |
| Wait | A period or a date. |
| Sub-flow | Runs another flow and waits for its result. |
| End · approved and End · rejected | The request is approved or rejected. |
| Paso | Qué hace |
|---|---|
| Aprobación | Una persona o rol decide. |
| Co-firma | Varias firmas: N de M. |
| Decisión | Un camino según una condición. |
| En paralelo | Varios caminos a la vez; el flujo espera a todos. |
| Acción | El sistema hace algo, por ejemplo aprobar la orden de compra. |
| Notificar | Correo o aviso en la app. |
| Esperar | Un plazo o una fecha. |
| Subflujo | Ejecuta otro flujo y espera su resultado. |
| Fin · aprobado y Fin · rechazado | La solicitud se aprueba o se rechaza. |
⚠️
Deleting does not ask for confirmation. If you delete a step by mistake, press undo straight away (Ctrl + Z, or ⌘ + Z on a Mac). The undo history is lost when you reload the page or open another version.Eliminar no pide confirmación. Si eliminás un paso por error, deshacé enseguida (Ctrl + Z, o ⌘ + Z en Mac). El historial de deshacer se pierde cuando recargás la página o abrís otra versión.
💡
A flow has to end by doing something. Approving every step only closes the request; what changes the document is an Action step before the approved end (for example Approve the purchase order). The flows that come with the system and the module templates already have it. The starting shapes under Start from… do not: add an Action step after the last approval, or the request will end approved while the document stays waiting.Un flujo tiene que terminar haciendo algo. Aprobar todos los pasos solo cierra la solicitud; lo que cambia el documento es un paso Acción antes del final aprobado (por ejemplo Aprobar la orden de compra). Los flujos que vienen con el sistema y las plantillas del módulo ya lo traen. Las formas de partida de Empezar desde… no: agregá un paso Acción después de la última aprobación, o la solicitud va a terminar aprobada mientras el documento sigue esperando.
Saving
El guardado
There is no Save button: the Studio saves by itself a moment after each change. The top bar says Saving…, then Saved at with the time. Ctrl + S saves at once. Only a draft can be edited, and only one draft exists per flow.
No hay botón Guardar: el Estudio guarda solo un momento después de cada cambio. La barra superior dice Guardando… y después Guardado a las con la hora. Ctrl + S guarda en el momento. Solo se puede editar un borrador, y hay un solo borrador por flujo.
- If you leave with changes that could not be saved, the window Discard changes? offers Keep editing, Discard and Save and leave.
- If another person saved the same draft while you were working, the window Someone else saved this draft shows what you have that the server does not. Reload theirs discards your changes; Overwrite with mine replaces theirs.
- On a screen narrower than 960 pixels the Studio only lets you read and test the flow.
- Si salís con cambios que no se pudieron guardar, la ventana ¿Descartar cambios? ofrece Seguir editando, Descartar y Guardar y salir.
- Si otra persona guardó el mismo borrador mientras trabajabas, la ventana Otra persona guardó este borrador muestra lo que tenés vos y el servidor no. Recargar la suya descarta tus cambios; Sobrescribir con la mía reemplaza los suyos.
- En una pantalla de menos de 960 píxeles de ancho el Estudio solo deja leer y probar el flujo.
The keyboard icon of the top bar (or the ? key) opens the list of shortcuts: Ctrl + Z undo, Ctrl + Shift + Z redo, Ctrl + S save now, Esc close what is open, and in the Diagram F to fit the flow on screen and Shift + A to arrange the boxes.
El ícono de teclado de la barra superior (o la tecla ?) abre la lista de atajos: Ctrl + Z deshacer, Ctrl + Shift + Z rehacer, Ctrl + S guardar ahora, Esc cerrar lo que esté abierto, y en el Diagrama F para ajustar el flujo a la pantalla y Shift + A para ordenar las cajas.
Common issues
Problemas habituales
- "An active version cannot be edited: instances in flight run under it. Duplicate it to draft your changes."
- You opened a published version. Press Create draft from version … in the top bar and work on the draft.
- "You can read this draft but not change it: your user is not allowed to edit flows."
- Your user can see flows but not edit them. Ask an administrator.
- "Someone else edited this draft. Reload to see their version."
- Another person saved the draft after you opened it. Choose in the conflict window which version to keep.
- "Could not save." with a Retry button
- The last change did not reach the server. Press Retry. Do not close the page until it says Saved.
- "This flow can only be edited in the Diagram view: …"
- The flow has a shape the list of cards cannot show, for example a path that goes back to an earlier step. Work in Diagram.
- "This trigger does not report an amount"
- The starting shape By amount, in tiers needs a document with an amount. Choose another shape or another trigger.
- "The flow could not be created."
- The name or the trigger is missing, or the server refused it. Check both fields and try again.
- «Una versión activa no se edita: las solicitudes en curso se ejecutan con ella. Duplicala para preparar tus cambios.»
- Abriste una versión publicada. Tocá Crear borrador desde la versión … en la barra superior y trabajá sobre el borrador.
- «Podés leer este borrador pero no cambiarlo: tu usuario no tiene permiso para editar flujos.»
- Tu usuario puede ver flujos pero no editarlos. Consultá a un administrador.
- «Otra persona editó este borrador. Recargá para ver su versión.»
- Otra persona guardó el borrador después de que lo abriste. Elegí en la ventana de conflicto qué versión conservar.
- «No se pudo guardar.» con un botón Reintentar
- El último cambio no llegó al servidor. Tocá Reintentar. No cierres la página hasta que diga Guardado.
- «Este flujo sólo se puede editar en vista Diagrama: …»
- El flujo tiene una forma que la lista de tarjetas no puede mostrar, por ejemplo un camino que vuelve a un paso anterior. Trabajá en Diagrama.
- «Este disparador no informa un monto»
- La forma de partida Por monto con tramos necesita un documento con monto. Elegí otra forma u otro disparador.
- «No se pudo crear el flujo.»
- Falta el nombre o el disparador, o el servidor lo rechazó. Revisá los dos campos y probá de nuevo.