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Budgets
Presupuestos
A budget sets how much you plan to spend on each account in each period. Once it is active, purchase orders are checked against it and you get alerts as spending approaches the limit.
Un presupuesto fija cuánto pensás gastar en cada cuenta en cada período. Una vez activo, las órdenes de compra se controlan contra él y recibís alertas cuando el gasto se acerca al límite.
ℹ️
Budgeting is part of the plan your company has. If you do not see the menu, your plan does not include it.Presupuestos depende del plan que tiene tu empresa. Si no ves el menú, tu plan no lo incluye.
Create a budget
Crear un presupuesto
- Press New Budget.
- Type a Code and a Name. The code must not repeat one you already used.
- Choose the Fiscal Year the budget belongs to.
- Choose the Budget Type: Operational, Capital, Project or Departmental.
- Fill in Description, Base Currency and Notes if you need them, and press Create.
- Tocá Nuevo Presupuesto.
- Escribí un Código y un Nombre. El código no puede repetir uno que ya usaste.
- Elegí el Año fiscal al que pertenece el presupuesto.
- Elegí el Presupuesto Tipo: Operational, Capital, Project o Departmental.
- Completá Descripción, Base Moneda y Notas si los necesitás, y tocá Crear.
The budget appears in the list as a draft, with its own number and a total of zero. Click the number to open it.
El presupuesto aparece en la lista como borrador, con su propio número y total en cero. Hacé clic en el número para abrirlo.
Add the lines
Cargar las líneas
A line is an amount for one account in one fiscal period. Lines are added while the budget is a draft.
Una línea es un importe para una cuenta en un período fiscal. Las líneas se cargan mientras el presupuesto es borrador.
- Open the budget and press Add Line.
- Paste the identifier of the account in Account ID. It is the long code at the end of the address of the page when you open the account from the chart of accounts.
- Paste the identifier of the period in Fiscal Period ID. Open the close screen of the period from Fiscal Periods: it is the long code in the address, before the word close.
- Type the Budgeted Amount and, if you want, Notes. Press Add.
- Abrí el presupuesto y tocá Agregar línea.
- Pegá el identificador de la cuenta en Cuenta ID. Es el código largo al final de la dirección de la página cuando abrís la cuenta desde el plan de cuentas.
- Pegá el identificador del período en Fiscal Periodo ID. Abrí la pantalla de cierre del período desde Períodos Fiscales: es el código largo de la dirección, antes de la palabra close.
- Escribí el Budgeted Monto y, si querés, Notas. Tocá Agregar.
The total of the budget is the sum of its lines and is updated with each change. In the table, the account and the period appear as the first characters of their identifiers, not by name. The menu at the end of a line lets you Update its amount or Delete it; the update window opens empty, so type the amount and the notes again.
El total del presupuesto es la suma de sus líneas y se actualiza con cada cambio. En la tabla, la cuenta y el período aparecen como los primeros caracteres de sus identificadores, no por nombre. El menú al final de una línea permite Actualizar su importe o Eliminar la línea; la ventana de actualización se abre vacía, así que volvé a escribir el importe y las notas.
From draft to active
De borrador a activo
| Status | Button | What happens |
|---|---|---|
| Draft | Submit | Sends the budget for approval. It needs at least one line. |
| Submitted | Approve or Reject | Approve leaves it ready to activate. Reject asks for a reason. |
| Approved | Activate | The budget starts to be used for control. Any other active budget of the same fiscal year and type is closed at that moment, without asking. |
| Active | Close | The budget stops being used, after a confirmation. |
| Rejected · Closed | None | The screen offers no further action. To try again after a rejection, create a new budget. |
| Estado | Botón | Qué pasa |
|---|---|---|
| Borrador | Enviar | Manda el presupuesto a aprobación. Necesita al menos una línea. |
| Enviado | Aprobar o Rechazar | Aprobar lo deja listo para activar. Rechazar pide un motivo. |
| Aprobado | Activar | El presupuesto empieza a usarse para el control. Cualquier otro presupuesto activo del mismo ejercicio y tipo se cierra en ese momento, sin preguntar. |
| Activo | Cerrar | El presupuesto deja de usarse, después de una confirmación. |
| Rechazado · Cerrado | Ninguno | La pantalla no ofrece más acciones. Para intentar de nuevo después de un rechazo, creá un presupuesto nuevo. |
What an active budget does
Qué hace un presupuesto activo
- Purchase orders. When a purchase order is approved, the system compares it with the line of the account and period of the order: what is budgeted, less what is already booked on that account in the period, less what other orders have committed. An order that exceeds the budget is still approved, and the overrun is recorded in the accounting audit log. An account without a budget line is not checked.
- Commitments. Approving a purchase order creates a commitment for each of its lines on a budgeted account: money reserved but not yet spent. The commitment is reduced as the goods are received and released when the order is closed or cancelled. Commitments lists them with their remaining balance; open one to see its detail, or to release it by hand with Release and a reason.
- Alerts. Each time a journal entry is posted, the system compares what is spent and committed with the budget of the lines of that period. From eighty percent of the line it raises a warning, and from ninety-five percent a critical alert. Budget Alerts lists them; press Acknowledge once you have seen one.
- Órdenes de compra. Cuando se aprueba una orden de compra, el sistema la compara con la línea de la cuenta y el período de la orden: lo presupuestado, menos lo ya registrado en esa cuenta en el período, menos lo comprometido por otras órdenes. Una orden que supera el presupuesto se aprueba igual, y el exceso queda asentado en la auditoría contable. Una cuenta sin línea de presupuesto no se controla.
- Compromisos. Aprobar una orden de compra crea un compromiso por cada una de sus líneas sobre una cuenta presupuestada: plata reservada pero todavía no gastada. El compromiso baja a medida que se recibe la mercadería y se libera cuando la orden se cierra o se cancela. Compromisos los lista con su saldo restante; abrí uno para ver su detalle, o para liberarlo a mano con Liberar y un motivo.
- Alertas. Cada vez que se registra un asiento, el sistema compara lo gastado y comprometido con el presupuesto de las líneas de ese período. Desde el ochenta por ciento de la línea genera una advertencia, y desde el noventa y cinco por ciento una alerta crítica. Alertas Presupuestarias las lista; tocá Confirmar recepción cuando ya viste una.
ℹ️
Posting a journal entry is never stopped by a budget. The budget controls purchase orders and raises alerts; it does not block the ledger.Un presupuesto nunca impide registrar un asiento. El presupuesto controla las órdenes de compra y genera alertas; no bloquea el mayor.
ℹ️
Budget Transfers and New Commitment ask for the identifier of a budget line, which no screen shows today. Until that changes, adjust a budget by creating a new one, and let purchase orders create the commitments.Transferencias Presupuestarias y Nuevo compromiso piden el identificador de una línea de presupuesto, que hoy ninguna pantalla muestra. Hasta que eso cambie, ajustá un presupuesto creando uno nuevo, y dejá que las órdenes de compra creen los compromisos.
Common issues
Problemas habituales
- "Budget must have at least one line before submission"
- Add a line before pressing Submit.
- "Failed to add line"
- One of the two identifiers is wrong or incomplete. Copy them again from the address of the account and of the period.
- "Failed to create budget"
- The most common cause is a code that already exists. Try another code.
- "Budget must be in … status to …, current: …"
- Someone else already moved the budget on. Reload the page.
- "Release amount (…) exceeds remaining commitment (…)"
- You tried to release more than what is left of the commitment. Leave the amount empty to release all of it.
- I activated a budget and another one shows as closed
- Only one budget of each type can be active per fiscal year. Activating one closes the previous one.
- «Budget must have at least one line before submission»
- Agregá una línea antes de tocar Enviar.
- «Error al agregar línea»
- Alguno de los dos identificadores está mal o incompleto. Copialos de nuevo de la dirección de la cuenta y del período.
- «Error al crear presupuesto»
- La causa más común es un código que ya existe. Probá con otro código.
- «Budget must be in … status to …, current: …»
- Otra persona ya hizo avanzar el presupuesto. Recargá la página.
- «Release amount (…) exceeds remaining commitment (…)»
- Quisiste liberar más de lo que queda del compromiso. Dejá el importe vacío para liberarlo todo.
- Activé un presupuesto y otro aparece cerrado
- Solo puede haber un presupuesto activo de cada tipo por ejercicio. Activar uno cierra el anterior.